"1С:Предприятие" на элеваторе
Для автоматизации бухгалтерского и оперативного учета на предприятиях отрасли хранения и переработки зерна фирма "ИНПРО" (1С:Франчайзи, г. Оренбург) разработала программный продукт "Элеватор". Тесное взаимодействие с хлебоприемными предприятиями Оренбургской области, а также с местной Государственной хлебной инспекцией (ГХИ) позволило максимально полно учесть в данном программном продукте требования клиентов и инспекции к технологии обработки информации, оформлению журналов и документов бухгалтерского и оперативного количественно-качественного (ККУ) учета зерна, продуктов его переработки, а также к ведению специфических расчетов с поставщиками и владельцами зерна.
Программа "Элеватор" представляет собой комплексную конфигурацию системы программ "1С:Предприятие", использующую компоненты "Бухгалтерский учет" и "Оперативный учет", и предназначена для ведения оперативного, бухгалтерского и налогового учета на хлебоприемных предприятиях в единой информационной базе.
Конфигурация состоит из нескольких функциональных подсистем - "Заготовка зерна", "Подработка и сушка зерна", "Перевод зерна из одного вида заготовки в другой", "Отгрузка зерна", "Расчет стоимости оказанных элеватором услуг", "Количественно-качественный учет хлебопродуктов", "Движение продукции переработки зерна и расчет ее себестоимости", "Переработка давальческого зерна", "Движение продукции подсобного хозяйства" и "Общий бухгалтерский и налоговый учет".
Использование программы позволяет организовать учет зернопродуктов в соответствии с требованиями ГХИ. Предусмотрено формирование отраслевых печатных форм первичных и отчетных документов - форм ЗПП-3, ЗПП-5, ЗПП-7, ЗПП-10, ЗПП-12, ЗПП-14, ЗПП-16, ЗПП-20, ЗПП-23, ЗПП-28, ЗПП-30, ЗПП-34, ЗПП-36, ЗПП-37, ЗПП-47, ЗПП-49, ЗПП-109 и ЗПП-171б Перечня отраслевых форм учетных документов, утвержденных приказом Государственной хлебной инспекции при Правительстве Российской Федерации от 8.04.02 г. № 29 "Об утверждении Порядка учета зерна и продуктов его переработки", а также получение статистических форм 1-СХ, 3-СБ.
В системе предусмотрена регистрация договоров различного вида (договоры поставки, хранения, переработки давальческого сырья и др.) с указанием цен и параметров качества зерна.
Факт поступления зерна на приемно-отгрузочный пункт элеватора регистрируется в АРМ "Весовая". На основании проведенного анализа зерна в АРМ "Производственно-техническая лаборатория" (ПТЛ) в систему вводятся данные карточек лабораторного анализа. Наличие в единой информационной базе данных, полученных от этих АРМ, а также от АРМ "Бухгалтера по зерну" позволяет формировать реестры приходных накладных по форме ЗПП-3, приемные квитанции по формам ЗПП-13 или ЗПП-10, оперативно в реальном времени получать сведения о поступлении зерна по видам заготовок, владельцам, поставщикам, районам и др.
При формировании реестра приходных накладных в случае несоответствия фактических качественных показателей зерна в партии договорным в программе также рассчитываются корректирующие скидки в натуральном и денежном выражениях, определяются зачетный вес зерна и стоимость оказанных услуг по его приемке, сушке и очистке и формируются счета-фактуры за услуги.
В системе автоматизирован отбор по заданным параметрам качества составляющих партии зерна, передаваемых в обработку. Убыль веса зерна в результате уменьшения его влажности и очистки от сора, приходящаяся на долю каждого владельца в составе обрабатываемой партии, рассчитывается также автоматически, что существенно облегчает процесс планирования и обработки зерна в целях улучшения его качественных показателей.
Часто, сдав зерно на элеватор, его владельцы начинают совершать между собой операции по обмену зерна. Система обеспечивает учет движения зерна между владельцами и позволяет в любой момент определить состояние лицевого счета клиента. Остаток зачетного веса и среднее качество остатка зерна в момент перевода рассчитываются автоматически. Это значительно упрощает оформление акта перевода по форме ЗПП-12.
План по отгрузке зерна формируется в АРМ "Отдел сбыта". При составлении плана принимается во внимание вид отгрузки (продажа собственного зерна, отгрузка зерна клиента, отпуск в переработку или в подсобное хозяйство). Регистрация отгрузки и выполнения плана производится в АРМ "Весовая". В программе предусмотрен контроль за выполнением плана по отгрузкам. Реализованы составление и автоматическое заполнение акта-расчета между владельцем зерна и предприятием на основании данных о движении зерна.
Одной из наиболее удобных функций, реализованных в системе, являются автоматический расчет стоимости оказанных клиенту элеватора услуг по приемке зерна, сушке, очистке, хранению, переоформлению, отгрузке и другим услугам, а также выписка на основании расчета счетов-фактур.
Краеугольным камнем автоматизированной системы является количественно-качественный учет хлебопродуктов. Вся информация о движении зерна и изменении его качественных параметров отражается в отчетных формах ККУ хлебопродуктов - ЗПП-36 и ЗПП-37. Представленная в отчетах информация соответствует всем требованиям, предъявляемым ГХИ к ведению учета зерна.
В программе также реализован количественно-качественный и бухгалтерский учет готовой продукции. Для формирования книги количественно-качественного учета хлебопродуктов предусмотрена регистрация влажности муки. Учет готовой продукции в бухгалтерском учете в течение месяца ведется в количественном выражении. В конце месяца после автоматического расчета себестоимости, выполняемого регламентными документами, формируются проводки по выпуску и отгрузке продукции в суммовом выражении.
Для планирования объема давальческой продукции разработан документ "Акт расчета на помол зерна". С помощью данного документа на основании веса принятого в переработку зерна, соответствия качественных показателей зерна указанным в договоре, норм и процента выхода продукции формируется план по давальческой продукции для владельцев давальческого сырья. Этот план используется в дальнейшем для контроля отгрузки давальческой продукции и расчета затрат сырья на ее производство. Вес израсходованного давальческого сырья рассчитывается по нормам выхода исходя из веса отгруженной давальческой продукции.
Нередко крупные элеваторы организуют подсобные животноводческие хозяйства, поэтому в систему включен АРМ "Подсобное хозяйство", интегрированный с остальными подсистемами и обеспечивающий учет затрат и продукции подсобного хозяйства. В данном АРМ реализован учет операций по движению поголовья подсобного хозяйства (по весу и по количеству голов).
Для учета общепринятых бухгалтерских операций используется система документов типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия". Реализовано взаимодействие типовых документов со специфическими документами по учету зерна и продукции - автоматическая выписка счетов, счетов-фактур и расходных накладных на основании документов по учету зерна и продукции. Документы всех остальных подсистем по учету зерна отражаются в бухгалтерском учете соответствующими проводками по счетам бухгалтерского учета.
В настоящее время конфигурация внедрена на двух предприятиях Оренбургской области: ОАО "Элеватор" и ОАО "Каргалинское хлебоприемное предприятие". За время эксплуатации на этих предприятиях программа продемонстрировала универсальность реализованной в ней методики учета. Несколько предприятий в Ростовской и Московской областях, а также в Ставропольском крае приобрели ее для изучения и дальнейшего внедрения.