"1С:Предприятие" для учета трудозатрат
Основным ресурсом организаций, занятых оказанием услуг, является рабочее время сотрудников. Для эффективного руководства организацией важен анализ распределения рабочего времени сотрудников при решении ими тех или иных задач. Одним из возможных способов получения информации для такого анализа является регулярный опрос сотрудников и руководителей подразделений. В то же время, как показывает практика, сотрудники не могут точно сказать, сколько времени они потратили на решение той или иной задачи на прошлой неделе и тем более в прошлом месяце. Результаты анализа такой неточной информации будут также приблизительны и пользы от них немного.
Для автоматизации учета затрат рабочего времени в организациях, основным видом деятельности которых является оказание аудиторских, консалтинговых, бухгалтерских и других услуг, фирма "Аудит А" (1С:Франчайзи, г. Москва) разработала конфигурацию "Хронометраж" системы "1С:Предприятие". Данный программный продукт относится к системам управления проектами и предназначен для малых и средних организаций.
Программа позволяет обобщать и анализировать информацию о работе коллектива, начиная с данных о приходе и уходе сотрудников и заканчивая оценкой рентабельности деятельности организации. С помощью отчетов руководитель может оценить вклад каждого сотрудника в работу фирмы в целом. Кроме того, программа обеспечивает формирование заданий и контроль за их выполнением. Используя эту возможность, руководитель в режиме реального времени, не опрашивая своих подчиненных, может определить, на каком этапе исполнения находится та или иная задача.
Одним из основных понятий конфигурации является "проект". Под "проектом" понимается "услуга", оказываемая организацией "клиенту" (юридическому лицу, принадлежащему "собственнику"). Круг задач, решаемых программой, включает учет трудозатрат, себестоимости проектов и расчетов с клиентами.
Конфигурация "Хронометраж" состоит из нескольких связанных между собой модулей.
Ввод информации. Назначение заданий
Для учета рабочего времени в "Модуле ввода первичной информации" применяются документы "Хронология" и "ПриходУход". Документ "Хронология" заполняется всеми сотрудниками организации в конце рабочего дня. В него вносится информация о том, над какими проектами работал сотрудник в этот день и в течение какого времени. В специальной графе можно описать выполненные работы в свободной форме. Документы "ПриходУход", заполняемые службой охраны, содержат информацию о времени прихода и ухода всех сотрудников организации. Предусмотрена возможность парольной защиты, ограничивающей, например, доступ рядовых сотрудников к созданию и просмотру документов "ПриходУход".
С помощью "Модуля рассылки и контроля заданий" любой руководитель может формировать для своих подчиненных задания и контролировать их выполнение. При заполнении документа "Хронология" сотрудник, для которого сформировано задание, отмечает, какие из его работ относятся к этому заданию.
Выписка счетов и контроль взаиморасчетов
С помощью "Модуля формирования и выписки счетов за услуги с передачей данных в "1С:Бухгалтерию" информация об услугах, оказанных сотрудниками разных отделов по проекту клиента, обобщается на одном консолидированном счете и включает все необходимые суммы, скидки и коэффициенты. Это удобно как организации, в которой применяется почасовая или договорная система оплаты за оказанные услуги, так и ее клиентам.
Учет расчетов с клиентами выполняется в "Модуле контроля взаиморасчетов с клиентами" с помощью документа "Начисления". Данный документ формируется в конце каждого месяца и в нем отражаются задолженности по проектам, работа над которыми велась в течение прошедшего месяца.
Отчеты
Отчеты формируются программой в "Модуле формирования отчетов" на основе информации документов "Хронология" и "ПриходУход".
Отчет "Свод по отделу" позволяет наглядно и оперативно оценить вклад каждого сотрудника в коллективное выполнение проекта и показывает, какой из проектов занял большую часть рабочего времени сотрудников. По данным этого отчета руководитель определяет наиболее затратные проекты своего отдела.
В "Отчете по отделу" для каждого сотрудника отдела выводится список выполненных работ с указанием затрат времени в часах, подводятся итоги по затраченному времени. Данный отчет позволяет руководителю оценить состав, объем и трудоемкость выполненных сотрудником работ.
Для отдела кадров предназначен отчет "Табель отдела", в котором учитывается рабочее время каждого сотрудника отдела по дням на основе данных документов "Хронология".
"Отчет по проходной", так же как и "Табель", содержит данные о времени нахождения сотрудников на работе, но исходной информацией для него являются данные документов "ПриходУход".
Для ежемесячного сопоставления затраченного рабочего времени и начисленной по проектам клиента суммы оплаты услуг используется отчет "Затраты по клиентам". Этот отчет формируется на основании данных документов "Хронология" (часы работы) и "Счет" (суммы), и с его помощью анализируется динамика затрат времени и валовых доходов за каждый месяц. Отчет служит для принятия решения о закрытии проектов из числа убыточных или наиболее затратных.
В "Отчете для клиента" обобщается информация о работах, выполненных за период по проектам "Клиента". Этот отчет детализирован по сотрудникам, видам работ и времени, затраченному на их выполнение.
Для контроля за ходом выполнения заданий, выданных сотрудникам, руководитель использует "Отчет по выполнению заданий". С помощью этого отчета можно получить информацию как обо всех заданиях, так и тех, которые выполнены частично. Предусмотрены также "Отчет для собственника", "Отчет по проектам" и др.
Безопасное хранение информации обеспечивается в программе наличием разных уровней доступа к ней. Предполагается три набора прав: "Администратор", "Руководитель" и "Пользователь". "Пользователь" имеет право только на заполнение документа "Хронология" и не может формировать отчеты. "Администратор" может создать любой отчет, а также менять настройки системы. "Руководитель" создает отчеты по отделам, формирует задания для своих подчиненных и создает новые проекты.
Таким образом, программа "Хронометраж" позволяет значительно упростить процесс учета, распределения и контроля за рабочим временем сотрудников, дает руководителю возможность отслеживать разные аспекты работы персонала. Кроме того, она предоставляет полные сведения о расчетах с заказчиками. Сопоставляя информацию о трудозатратах и состоянии расчетов с клиентами, руководитель может принимать более взвешенные и эффективные управленческие решения.
Конфигурация "Хронометраж" была успешно внедрена в ряде организаций, например в фирме "Практик Аудитор", которая занимается оказанием аудиторских и консультационных услуг. В результате внедрения повысились уровень трудовой дисциплины и производительность труда, а также эффективность контроля проектных работ.
Для работы с конфигурацией необходимо наличие компоненты "Оперативный учет".