"1С:Предприятие" в "ВОЛГОНЕФТЕГАЗСТРОЙ"
В компании ООО "Волгонефтегазстрой" работают более 1000 человек, в эксплуатации находится более 400 автомобилей. Основными видами деятельности предприятия являются оказание транспортных услуг, выполнение строительно-монтажных работ и производство строительных материалов.
В сентябре 2002 г. сразу же после образования компании руководство приняло решение о внедрении комплексной автоматизированной системы учета. Управление транспорта и механизации остро нуждалось в автоматизации оформления и учета путевых листов, учета пробега и рабочего времени автомобилей, поступления и выдачи горюче-смазочных материалов (ГСМ) и запасных частей и решения других задач. Необходимо было также автоматизировать учет производства и услуг, оказанных строительным организациям, со списанием затрат по объектам строительства, работу бухгалтерии и отдела кадров, расчет заработной платы.
Разработка автоматизированной системы была поручена компании "1С-Рарус НН" (1С:Франчайзи, г. Нижний Новгород). Комплексную автоматизированную систему было решено создавать на основе типового отраслевого решения "1С-Рарус: Автохозяйство", конфигурации "Производство + Услуги + Бухгалтерия" и программы "1С:Зарплата и Кадры" системы программ "1С:Предприятие".
Основным заказчиком компании "Волгонефтегазстрой" является ОАО "Лукойл-Нижегороднефтеоргсинтез" - предприятие с непрерывным производственным циклом. По требованию заказчика компания "Волгонефтегазстрой" должна ежедневно доставлять из города на работу и обратно в город тысячи специалистов, обеспечивать своевременную подачу грузового и специального автотранспорта. В результате диспетчерский отдел управления компании обслуживает непрерывный поток водителей, оформляющих путевые листы.
Следовательно, приоритетной задачей на первом этапе автоматизации был объявлен запуск автоматизированной системы в управление транспорта и механизации. На этом этапе требовалось сократить до минимума время оформления путевых листов, обеспечить прозрачный учет ГСМ и запасных частей, предусмотреть взаимодействие с другими модулями единой информационной системы (учет производственной деятельности, расчет заработной платы и бухгалтерский учет), реализовать получение всех необходимых отчетов и разграничение прав доступа к информационной базе. Кроме того, автоматизировать работу управления транспорта и механизации необходимо было в кратчайшие сроки. Жесткие временные рамки определили такую особенность внедрения системы на предприятии "Волгонефтегазстрой", как отсутствие длительного предпроектного обследования, обычно предшествующего крупному проекту. Предпроектные работы были заменены коротким экспресс-обследованием, в результате которого стало понятно, что "1С-Рарус:Автохозяйство" соответствует основным требованиям заказчика. Изначально имеющиеся в типовом решении функциональные возможности позволяли в течение двух-трех недель запустить систему и вносить в нее необходимые корректировки по ходу работы.
Следующий шаг внедрения состоял в групповом и при необходимости индивидуальном обучении сотрудников заказчика, а также в поставке аппаратного обеспечения.
При внедрении автоматизированной системы руководство предприятия "Волгонефтегазстрой" и специалисты компании "1С-Рарус НН" столкнулись с рядом трудностей. Проблема нехватки квалифицированных кадров, имеющих навыки работы с компьютерной техникой, была решена путем дополнительного набора сотрудников и индивидуального обучения. Устаревший парк компьютерной техники был обновлен. Проблемы при работе удаленных подразделений с информационной системой были решены с помощью технологии XDSL и службы терминального доступа. Используя организационные меры, руководство предприятия добилось от водителей своевременной сдачи путевых листов. Непрозрачность учета ГСМ в информационной системе, применяемой до начала работ по комплексной автоматизации, ликвидирована представителями заказчика совместно со специалистами компании "1С-Рарус НН": были выверены начальные остатки и упорядочен документооборот по приходу-расходу ГСМ.
Оперативное решение перечисленных задач позволило в течение недели после обучения ввести систему в промышленную эксплуатацию. В течение двух недель регистрация путевых листов выполнялась одновременно в прежней и в новой программах. В этот период были выявлены и устранены неудобства, проявившиеся в режиме реальной работы, что способствовало росту доверия диспетчеров к новой системе.
Для оптимизации большого объема документооборота была пересмотрена и оперативно изменена цепочка документов от заявки на автотранспорт до выписки счета-фактуры на услуги. Если в начале эксплуатации программы ввод каждого путевого листа выполнялся на основании соответствующей заявки, то в доработанном комплексе внедрен пакетный ввод путевых листов на основании групповой заявки по каждому виду путевых листов ("разнарядке"), заполняемой диспетчерами заблаговременно.
В соответствии с пожеланиями заказчика реализована возможность печати на типографские бланки путевых листов, а также пакетная печать всех путевых листов за выбранный период. Типовые формы путевых листов дополнены комментариями и новыми реквизитами, позволяющими получать более подробную информацию о работе автотранспорта и водителей. Например, в повременном грузовом путевом листе появилась возможность помимо вида груза, указывать его тоннаж и пробег с этим грузом.
Во всех путевых листах предусмотрен учет заданий по заказчикам и объектам. В результате менеджеры предприятия-заказчика могут формировать отчеты по оказанным услугам на разных объектах одного и того же заказчика.
В блоке учета ГСМ реализована возможность списания топлива по выбранному автомобилю и водителю без указания конкретного путевого листа. Это требуется, например, для списания горючего, использованного для прогрева двигателя во время ремонта, испытания двигателя, внутреннего перегона без выдачи путевого листа и в других случаях.
Для получения необходимой информации в автоматизированной системе предусмотрены отчеты. Это, например, "Реестр путевых листов", "Карточка работы автомобиля", "Реестр счетов", "Разнарядка на автотранспорт", "Свод о расходе горючего по маркам топлива", "Отчет о движении горючего в литрах и рублях на каждом автомобиле" и др. В соответствии с пожеланиями заказчика в систему добавлены новые отчеты, такие, как "Реестр оказанных услуг по заказчикам или заданиям", "Разнарядки", "Время, отработанное водителями по заказчикам или заданиям" и др.
Параллельно с внедрением автоматизированной системы в управлении транспорта и механизации велись работы по вводу в эксплуатацию учетных блоков в производстве, в отделе кадров и расчета заработной платы, а также в бухгалтерии. Использование единой платформы "1С:Предприятие" способствовало интеграции этих участков. Так, для связи с конфигурацией "Производство + Услуги + Бухгалтерия" реализована выгрузка документов из "1С-Рарус: Автохозяйство", позволяющая задать однозначное соответствие между объектами двух информационных баз.
В настоящее время с информационной системой стабильно работают одновременно до 20 пользователей. Объем документооборота составляет около 10 000 документов в месяц, из которых более 8500 - путевые листы.
Сейчас ведутся работы по расширению возможностей программы "1С:Зарплата и Кадры", а также на более тесной интеграции контуров учета работы автотранспорта, расчета заработной платы и производства в части распределения затрат по объектам строительства и готовой продукции.