"1С:Предприятие": учет расчетов за предоставление общежития в Мордовском Государственном Университете
В 2000 г. в Мордовском государственном университете имени Н.П. Огарева (г. Саранск) было принято решение автоматизировать ведение бухгалтерского учета во всех 15 отделах бухгалтерии на основе типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" системы программ "1С:Предприятие".
В процессе автоматизации специалисты университета решили разнообразные задачи. Была построена сеть с высокой пропускной способностью и сервером, рассчитанным на одновременное обслуживание порядка 30 рабочих станций. В настройках справочников и документов конфигурации была отражена специфика ведения бухгалтерского учета в университете. После этого данные из программ, ранее применявшихся для ведения учета, были перенесены в информационную базу "Бухгалтерии для бюджетных организаций".
В информационную систему Также был добавлен блок по расчетам с жильцами общежитий - сотрудниками, аспирантами и студентами за предоставленные им коммунальные услуги. Рассмотрим кратко особенности этого этапа внедрения.
Университету принадлежат 12 общежитий, в которых проживает более тысячи жильцов. Как правило, сотрудники университета, проживающие в общежитии, переселяются редко, в то же время студенты и аспиранты могут несколько раз за время учебы переселяться из комнаты в комнату, а также из одного общежития в другое. Эти перемещения жильцов порождают дополнительные расчеты, поскольку у жильца в течение месяца изменяются: жилая площадь комнаты, спектр оказываемых услуг и, следовательно, размер оплаты.
Разработка блока по учету предоставленных коммунальных услуг началась с анализа методики учета и расчета в программе, используемой бухгалтером до внедрения системы "1С:Предприятие". В результате анализа и учета мнения бухгалтера о недостатках и достоинствах прежней программы были выработаны требования к блоку по учету коммунальных услуг и определены задачи, которые работники бухгалтерии должны решать с его помощью.
Прежде всего необходимо было обеспечить контроль за вселением, перемещением и выпиской жильцов с точностью до одного дня. Начисление платы каждому жильцу за коммунальные услуги нужно выполнять ежемесячно. При этом следует учитывать периодический характер услуг - в некоторые общежития горячая вода подается только зимой. В системе должна быть предусмотрена возможность удержания начисленной платы за услуги из заработной платы сотрудника (стипендии студента и аспиранта). Нужно также было предусмотреть погашение задолженности жильцов за счет жилищных субсидий. Был определен состав комплекта отчетности, необходимой для работы бухгалтера на данном участке, - справки, расчетные ведомости и другие отчеты.
Для хранения данных о жильцах общежитий, необходимых для расчетов, был разработан справочник "Жильцы общежитий". В данном справочнике содержится следующая информация: фамилия, имя, отчество, статус (сотрудник, студент, аспирант и т.д.), количество проживающих в комнате, адрес общежития, льготы, предоставленные жильцу и др. Для каждого жильца необходимо указывать номер общежития и номер комнаты, которую он занимает, поэтому в конфигурацию были добавлены справочники "Общежития" и "Комнаты".
Одним из основных справочников блока является справочник "Коммунальные услуги". В него вводится информация о предоставляемых услугах, тарифах, коэффициентах, а также хранится история изменения тарифов и коэффициентов.
Для учета начисления и оплаты коммунальных услуг в план счетов типовой конфигурации были внесены соответствующие изменения, позволившие вести аналитический учет в разрезе жильцов.
Начисление платы каждому жильцу общежития за коммунальные услуги выполняется автоматически с помощью разработанного документа "Начисление коммунальных услуг". Данный документ отражает начисленную сумму по каждой коммунальной услуге, коэффициент оплаты (для жильцов, пользующихся льготами) и конечную сумму оплаты. При регистрации документа в информационной базе формируются проводки по балансовым счетам, отражающие начисление задолженности жильца за текущий месяц.
Погашение задолженности за коммунальные услуги может выполняться различными способами - оплата наличными и безналичными денежными средствами, с помощью удержания начисленной суммы из заработной платы или стипендии, а также зачет жилищной субсидии.
В первых двух случаях для регистрации факта оплаты используются документы типовой конфигурации "Приходный кассовый ордер" и "Поступление на расчетный счет". Для регистрации оплаты в других случаях разработаны документы "Удержание из з/пл" и "Субсидии".
Документ "Удержание из з/пл" позволяет рассчитать сумму, удерживаемую с жильца общежития, на основании задолженности (аванса) за предыдущий период, справочных данных и суммы, начисленной за текущий месяц с учетом максимально разрешенной суммы удержания. Расчет выполняется для каждого общежития. Данный документ обеспечивает формирование проводок, при этом автоматически распределяются удержание из заработной платы или стипендии по жильцам на основании данных справочника "Жильцы общежития". После этого информация поступает в расчетный отдел, в котором производится все остальное оформление.
Документ "Субсидии" разработан для учета льгот, которые жилищно-коммунальные службы г. Саранска предоставляют малообеспеченным квартиросъемщикам. Данные в документ вводятся на основании информации о сумме льгот, предоставленных каждому отдельно взятому жильцу, полученной от службы жилищно-коммунального хозяйства города. Этот документ оформляется бухгалтером вручную, так как сведения передаются в бухгалтерию в распечатанном виде или по факсу. Данные, введенные в документ "Субсидии", также учитываются при расчете суммы, удерживаемой из заработной платы.
Основываясь на информации, полученной в результате учета коммунальных услуг, можно получить необходимые для работы печатные формы документов и отчеты.
Для каждого жильца формируется "Счет-извещение", в котором представлены полная расшифровка суммы за коммунальные услуги в текущем месяце, задолженность (аванс) на начало месяца и сумма к оплате. Предусмотрено формирование отчета о суммах, начисленных за коммунальные услуги, в разрезе каждой отдельно взятой услуги. С помощью отчетов можно также получить информацию о неплательщиках, суммах задолженностей и другие данные.
Полтора года эксплуатации разработанного блока по учету предоставленных коммунальных услуг продемонстрировали его надежность и гибкость. Следует отметить, что возможности "1С:Предприятия" по модификации конфигураций позволяют без проблем дорабатывать блок в связи с изменениями способа расчета стоимости услуг.