"1С:Предприятие" в компании "АКВА ЛОГО"
Компания "Аква Лого" является вертикально интегрированной и занимает на аквариумном рынке ведущие позиции по нескольким направлениям деятельности. Одно из направлений - оформление аквариумов и их обслуживание (более 900 аквариумов на обслуживании). Компания также занимается производством и реализацией стандартных и нестандартных аквариумов объемом до 3 м3 - панорамных, угловых, в форме башни, столиков, картин и др. Розничная торговля сосредоточена в специализированном аквариумном супермаркете. Ведется оптовая торговля всем аквариумным ассортиментом, включая редкие виды рыб - арованы, каламаихты, пресноводные скаты, редкие цихлиды и др. У компании более 300 клиентов и партнеров в крупных и средних городах России, а также среди зоомагазинов г. Москвы. Кроме того, "Аква Лого" развивает виды деятельности в области ландшафтного дизайна (устройство водоемов и водопадов, благоустройство территорий) и производства декораций для аквариумов и садов. В компании работает более 250 человек, локальная сеть насчитывает 60 рабочих мест, из них 55 в основном офисе и 5 на удаленном складе, подключенном к общей базе данных в режиме реального времени через Интернет.
Договор на создание автоматизированной системы для ведения оперативного, бухгалтерского и управленческого учета компания "Аква Лого" заключила с фирмой "Альтер Лого" (1С:Франчайзи, г. Москва). Автоматизированную систему специалисты фирмы-подрядчика разработали на основе компонент "Оперативный учет", "Бухгалтерский учет" и "Расчет" системы программ "1С:Предприятие".
В процессе автоматизации все направления деятельности компании-заказчика были структурированы в виде хозрасчетных отделов - центров прибыли и затрат. С точки зрения руководителя компании поддержка учета в хозрасчетных отделах является одной из самых интересных особенностей автоматизированной системы. Другой особенностью является ведение учета информации, полученной от клиентов, сотрудников и руководителей фирмы.
Рассмотрим кратко основные разделы автоматизированной системы.
Сфера услуг. Оказанием услуг по оформлению и обслуживанию аквариумов занимаются 70 сотрудников компании под руководством двух менеджеров. В системе реализована возможность ведения договоров на постоянное обслуживание аквариумов и на разовые выезды. Ведется учет фактических затрат на оформление и обслуживание по договорам, предусмотрено сравнение фактических затрат с нормативными.
Расчет заработной платы оформителям производится с учетом превышения норм затрат на оформление и зависит от количества замечаний заказчиков в процессе выполнения работ по договорам. При начислении заработной платы учитываются замены и отпуска сотрудников, ведется рейтинг персонала.
Оптовая торговля. В этом разделе системы предусмотрены анализ покупательского спроса и темпов развития партнеров компании, планирование закупок с учетом динамики продаж и других факторов, контроль за состоянием взаиморасчетов с заказчиками. Автоматизирован ввод заявок от клиентов в электронном виде, ведется учет импорта видов рыб и растений, проводится анализ задолженностей и отсрочек.
Розничная торговля. Для учета и анализа продаж проведена стандартная автоматизация работы типичного розничного супермаркета с использованием сканера штрихкодов и кассового аппарата. Отгрузка регистрируется с помощью оригинальных накладных, в которых отражена специфика торговли рыбами и растениями.
Для руководителя в данном разделе представляют интерес возможность анализа оборачиваемости товаров в натуральном и денежном выражениях, ведение учета запросов постоянных покупателей, возможность изменения цен в зависимости от наличия товаров и прогноза по их поступлению.
Торговля нестандартными изделиями на заказ. При наличии у заказчика особых пожеланий компания принимает заказ на изготовление нестандартного аквариума. При регистрации заказа менеджер детально фиксирует в системе все характеристики будущего аквариума - объем, форму, цвет и материалы для аквариума и тумбы, необходимое оборудование и другую информацию. На основании этих данных в автоматизированной системе формируется спецификация для производства, рассчитываются себестоимость и цена аквариума, устанавливаются и контролируются сроки производства и этапы оплат.
Производство стандартных и нестандартных изделий. На этапе производства в системе осуществляется детальный учет всех материалов, используемых для изготовления готовой продукции, производится позаказная калькуляция затрат. Кроме того, в контрольном блоке этого раздела контролируются сроки выполнения этапов заказа с учетом доставки материалов и комплектующих сторонними поставщиками, а также выверяется комплектация заказа.
Маркетинг. Этот раздел системы определяется нестандартным подходом компании "Аква Лого" к рекламным мероприятиям. В системе проводится анализ эффективности рекламных затрат, ведется учет степени удовлетворенности заказчиков. Анализ спроса выполняется в разрезе конкретных моделей и типов аквариумов. В части планирования система позволяет рассчитывать планы для производства и формировать данные для разработки новых форм обслуживания и рекламы.
Управление доставками. Для уменьшения транспортных расходов в системе предусмотрен режим, с помощью которого менеджеры планируют доставку заказов с учетом пожеланий клиентов и оптимального маршрута доставки. Автотранспорт между отделами распределяется в рамках хозрасчета - учет оплаты за транспорт ведется по отделам, за отказ от транспорта позже установленного срока начисляются штрафы.
Управление информацией. Для организации быстрого и точного взаимодействия между сотрудниками и заказчиками крайне важно, чтобы вся информация, переданная по телефону или устно, поступила к адресату, поэтому все сообщения от заказчиков и сотрудников в обязательном порядке регистрируются и обрабатываются в системе.
В процессе работы сотруднику компании приходится решать задачи совместно с другими сотрудниками и в установленные сроки. Для поддержки деятельности сотрудников в системе предусмотрены механизмы планирования и контроля действий, а также механизм внутренней переписки между сотрудниками.
Решения по некоторым вопросам принимаются в компании после обсуждения на совещании. С помощью механизмов совещаний и заданий сотрудникам происходит уведомление участников совещаний о списке вопросов, которые предстоит обсудить, организованы обмен мнениями и регистрация принятых решений. Использование этих механизмов обеспечивает значительную экономию времени на обсуждение и четкий контроль выполнения принятых решений.
При начале работы сотрудника с системой автоматически формируется отчет, в котором указаны все задания, порученные ему, а также работы, которые он должен проконтролировать.
Внутрифирменный хозрасчет. Помимо подсчета общей прибыли, формирования "Баланса" и "Отчета о расходах и доходах" компании производится подсчет хозрасчетной прибыли по отделам и видам деятельности. По итогам отчетного периода формируется "Отчет о расходах и доходах" для каждого подразделения.
Учет всех доходов и расходов в системе ведется по хозрасчетным центрам прибыли. Например, затраты на амортизацию основных средств учитываются по отделам, расходы на уплату процентов по кредитам распределяются между отделами в пропорции от оборотных средств. В системе реализована возможность торговли между отделами по трансфертным ценам, производится бюджетирование расходов в соответствии с лимитами и нормативами.
В системе также предусмотрено формирование необходимых в соответствии с российским законодательством пакетов документов и отчетов.
Быстрое развитие компании "Аква Лого" ее руководство во многом объясняет успешным внедрением системы управленческого и финансового учета на основе "1С:Предприятия".