Автоматизация региональной сети нефтесбытовых предприятий
С выходом в свет системы программ "1С:Предприятие" фирма "1С" выпустила не только очередную версию программы "1С:Бухгалтерия", но и разработала для профессионалов мощный инструмент, с помощью которого можно расширять и дополнять возможности типовых конфигураций. Появилась возможность решать вопросы автоматизации как бухгалтерского, так и управленческого учета. Выход "1С:Предприятия" под управлением MS SQL обеспечил решение задач масштабируемости и надежности, стало возможным создание систем управления большими предприятиями. Дополнительная компонента "Управление распределенными информационными базами данных" позволила разрабатывать решения, в которых происходит обмен данными между территориально удаленными подразделениями одного предприятия.
Основываясь на данных передовых решениях, фирмы "1С", ОАО "Сиданко" и ООО "Аэлита Софт" (г. Саратов) заключили договор на создание территориально распределенной системы автоматизации бухгалтерского и складского учета нефтесбытовой организации с головным офисом в областном центре и нефтебазами, находящимися в районных центрах области. Для реализации этой задачи была выбрана система программ "1С:Предприятие для SQL" с компонентой "Управление распределенными информационными базами данных". Было произведено обследование предметной области и составлен технический проект. Документация состояла из 17 книг формата А4 по 200-300 листов каждая. За основу для разработки была взята типовая конфигурация "1С:Бухгалтерия 7.7 редакция 4.0". С учетом немалых отличий учета нефтесбытовой и обычной организации типовая конфигурация была дополнена необходимыми документами.
В результате предпринятых усилий к началу 2001 г. появилась первая версия программы и разработчики приступили к ее внедрению на двух предприятиях ОАО "Сиданко" - ОАО "Саратовнефтепродукт" и ОАО "Ростовнефтепродукт", обладающих сетью нефтебаз и АЗС в Саратовской и Ростовской областях. Разработанная программа позволяет вести учет на территориально удаленных нефтебазах и нефтескладах и ежедневно по электронной почте обмениваться данными с Управлением, расположенном в областном центре. Это дало возможность получать в Управлении все данные о деятельности нефтебаз, а на нефтебазы передавать информацию, регламентирующую их деятельность. Несмотря на то что в районных центрах, где расположены нефтебазы, качество связи не очень высокое, обмен данными происходит регулярно. Это объясняется тем, что при помощи компоненты "Управление распределенными информационными базами данных" можно настроить миграцию данных так, что файл обмена получается очень маленьким и проблем при передаче данных, даже на линиях с низким качеством связи, не возникает.
В Управлении хранится и обрабатывается информация со всех нефтебаз, что позволяет осуществлять ежедневный контроль за правильностью ведения учета и в случае необходимости корректировать данные. В этом состояла главная трудность в организации работ. Сотрудникам приходилось привыкнуть к тому, что над одними и теми же данными работает большое количество сотрудников и данные постоянно изменяются. Но с помощью организационных мероприятий (составление инструкций, регламентов работ, распределение ролей) был построен механизм, в котором каждый сотрудник выполняет определенную функцию, а в результате выполняется сложная работа.
Одним из положительных результатов введения в строй данной системы является унификация бухгалтерского учета на нефтебазах. Раньше учет был очень похожим, но различия в методологии и планах счетов на нефтебазах приводило к тому, что обобщающие данные по Управлению собрать было трудно. Сейчас у всех нефтебаз единый план счетов, одинаковые проводки по одним и тем же хозяйственным операциям. В результате можно получать сведения как по любой из нефтебаз, так и по Управлению в целом. Помимо этого весь учет на нефтебазах стал совершенно "прозрачным", так как в Управлении теперь хранятся данные по каждой хозяйственной операции, а не балансы нефтебаз, как было ранее.
Для крупного предприятия только бухгалтерского учета недостаточно, поэтому в конфигурации были добавлены складской, оперативный и финансовый учет. Все виды учета работают в едином информационном пространстве, и обычные пользователи иногда не подозревают, что введенные ими первичные документы не только формируют бухгалтерские проводки, но и осуществляют движение регистров различных видов учета.
Складской учет нефтепродуктов предназначен для более полного отражения особенностей хранения и реализации ГСМ. С помощью складского учета можно в любой момент узнать о наличии нефтепродуктов в резервуарах, плотности нефтепродуктов и видах их отгрузки. Складской учет дополняет данные бухгалтерского учета данными по хранению и отгрузке нефтепродуктов, не перегружая бухгалтерские данные лишней информацией. Кроме того, данные складского учета используются для проверки данных бухгалтерского учета.
Важной частью учета нефтепродуктов является инвентаризация нефтепродуктов. В системе этот процесс автоматизирован. Имеется возможность проводить как плановые инвентаризации, проводимые ежемесячно, так и внеплановые, которые проводятся по результатам ревизий.
Оперативный учет позволяет оперативно получать и анализировать данные по продажам нефтепродуктов. На основании оперативных данных принимаются те или иные управленческие решения, анализируется прибыльность направлений и подразделений.
Финансовый учет обеспечивает формирование финансового плана организации и контроль за его выполнением. Все поступления и выбытия денежных средств привязаны к программам финансового плана, что позволяет предотвращать перерасход запланированных денежных средств.
Для программы написаны интерфейсы обмена данными с другими программными комплексами: с программой процессингового центра кредитных карт и с системами клиент - банк, что дает возможность использовать однажды введенную информацию в других программных комплексах и не набивать ее дважды.
Организованы автоматизированные рабочие места для операторов автоматизированных систем налива (АСН), которые производят оптовый отпуск нефтепродуктов и одновременно оформляют документы на отпущенные нефтепродукты. При составлении этих документов сразу же формируются бухгалтерские проводки. В связи с этим изменилась работа бухгалтеров - они теперь не вводят данные, а осуществляют функцию контроля и проверки введенных данных.
Полномасштабная автоматизация всех функций нефтесбытовой организации предъявляет повышенные требования к производительности и надежности всей системы, так как даже небольшой простой системы оборачивается для предприятия большими убытками. Поэтому она должна работать непрерывно и бесперебойно. Система программ "1С:Предприятие" вполне справляется с такой задачей. Об этом свидетельствует двухлетний опыт ее работы.