"1С:Предприятие" в службе снабжения железных дорог
В Российской Федерации 17 железных дорог. Для их снабжения материально-производственными запасами (МПЗ) в системе Министерства путей сообщения Российской Федерации было создано Федеральное государственное предприятие "Росжелдорснаб".
Основные особенности работы предприятия заключаются в следующем. Железные дороги направляют в ФГП "Росжелдорснаб" заявки на получение МПЗ. Средства на закупку выделяются МПС России. Предприятие закупает товары в соответствии с заявками и отгружает железным дорогам. Заказчики подтверждают получение товаров телеграммой, которая содержит перечень номеров счетов-фактур и акцептованных сумм. Об истраченных денежных средствах и выполненных поставках "Росжелдорснаб" отчитывается перед Министерством, которое на основании его отчетности списывает с предприятия задолженность. Средства, поступающие на счета предприятия из МПС России, структурированы по статьям платежного баланса, следовательно, должны быть также структурированы суммы, затраченные на закупку МПЗ, и суммы задолженности за выполненные поставки.
На предприятии "Росжелдорснаб" эксплуатируется около 10 000 основных средств. Список товаров, регулярно закупаемых у поставщиков и поставляемых затем отделениям железных дорог, содержит более 20 000 наименований. Общее количество поставщиков и заказчиков предприятия составляет примерно 12 000. Определенная сложность в работе бухгалтерии "Росжелдорснаб" связана с необходимостью контролировать различные варианты договорных взаимоотношений с поставщиками и заказчиками - "договор поставки" и "договор комиссии", которые могут содержать дополнительные условия по срокам поставки, оплаты и ценам.
Для ведения бухгалтерского учета в "Росжелдорснаб" применяется План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 94н (в ред. от 7.05.03 г.), в который внесены изменения, отражающие специфику деятельности предприятия.
Учет поступления и отгрузки МПЗ имеет на предприятии некоторые особенности. Например, одна и та же товарная единица может одновременно поставляться различными поставщиками по разным ценам и на разных условиях - по договору поставки и по договору комиссии. Кроме того, даже если товар поставляется одним поставщиком в рамках одного договора, в дополнительных соглашениях может быть указана разная цена товара в зависимости от времени поставки. Следовательно, один и тот же товар, может одновременно отгружаться различным потребителям по разным ценам, которые зависят от цены закупки.
В связи с данными особенностями в автоматизированной системе каждый товар "привязан" не к типу товара ("собственный", "на комиссии"), а к соответствующему договору (договор "поставки" или "комиссии"). Для большей наглядности и упрощения работы бухгалтера в документы поступления (отгрузки) также был введен реквизит "схема движения товара", в левой части которого указывается тип договора поставки товара, а в правой - тип договора отгрузки. Данный реквизит может принимать значения из строго определенного набора значений "тип договора поставки - тип договора отгрузки" ("поставка" - "поставка", "поставка - комиссия" и т.д.). Конкретное значение реквизита определяется как типом договора, так и видом денежных средств, использованных для движения товара (собственные средства или средства МПС России).
Учет операций по поступлению (отгрузке) товаров ведется по статьям финансирования, соответствующим статьям платежного баланса, и ценам поступления. Предусмотрена регистрация отгрузки через структурные подразделения ФГП "Росжелдорснаб". Для товара "на комиссии" реализован автоматический расчет суммы вознаграждения, в зависимости от процентной ставки комиссии, с возможностью ручной корректировки. Введение в документы отгрузки реквизитов "поставщик" и "договор поставщика" позволило при работе по договорам комиссии списывать товар не в рамках LIFO или FIFO, а именно тот, который поступил от "поставщика" по "договору" и был отправлен потребителю.
Во многих случаях, особенно при работе по договорам комиссии, товар на склады предприятия не поступает, а со склада поставщика сразу направляется в адрес потребителя, указанный ФГП "Росжелдорснаб". На предприятие при этом поступают только приходные документы, на основании которых выписываются расходные. Для таких случаев в системе предусмотрен режим работы, в который бухгалтер вводит только документ "Счет-фактура выданный", а также некоторые дополнительные реквизиты, такие, как "номер счета-фактуры поставщика", "дата счета-фактуры поставщика" и др. Остальные документы, как "приходные", так и "расходные", при этом формируются автоматически.
Для анализа введенных приходных (расходных) документов и сверки данных с контрагентами в системе предусмотрены дополнительные отчеты, например "Акт сверки задолженности с поставщиками", "Акт сверки задолженности с покупателями", "Акт инвентаризации расчетов с дебиторами/кредиторами" по форме ИНВ-17, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 3.05.2000 г.), "Поставка номенклатуры потребителю" и др.
В некоторых случаях ФГП "Росжелдорснаб" поставляет товары потребителю по схеме "закупка материалов - передача материалов в переработку - продажа готовой продукции". Для таких ситуаций в системе предусмотрена так называемая толинговая схема работы, которая включает цепочку следующих документов: "Поступление материалов", "Передача материалов в производство" и "Выпуск готовой продукции". Использование данной схемы позволяет корректно отразить в бухгалтерском учете затраты на приобретение материалов и затраты на переработку по статьям финансирования. При регистрации в системе документа "Выпуск готовой продукции" автоматически формируются документы по оказанию услуг по переработке материалов и расходные документы по реализации готовой продукции.
Для учета подтверждений заказчиков о получении МПЗ, поставленных в рамках средств, выделенных МПС России, были внесены изменения в документ "Выписка" типовой конфигурации и разработан документ "Телеграмма дороги". В случае, если средства для снабжения железных дорог получены от МПС России, при регистрации документа "Выписка" помимо стандартных проводок формируются проводки по дебету забалансового счета по статьям финансирования и номерам платежных поручений. Это необходимо для отчета перед Министерством о потраченных средствах по статьям финансирования и указанным номерам. Для контроля и анализа введенных документов "Телеграмма дороги" предусмотрен отчет "Счета-фактуры в телеграммах", который позволяет получить номера и суммы счетов-фактур следующих видов - "не закрытые" (не указанные в документах "Телеграмма дорог"), "частично закрытые" (акцептованные дорогами не в полном объеме), "не закрытые и частично закрытые", "полностью закрытые" (акцептованные в полном объеме) и др.
С автоматизированной системой на основе "1С:Предприятие. Бухгалтерский учет для SQL" одновременно работают 40-50 сотрудников. Несмотря на большой объем поступающей информации бухгалтерия ежедневно, например, обрабатывает только счетов-фактур более 600, работа выполняется ритмично и в срок. В срок и в соответствии с требованиями вышестоящей организации также формируются отчеты для МПС России.