"1С:Предприятие" в управлении образованием

17 ноября 2003
"1С:Предприятие" в управлении образованием

Источник: «Финансовая газета» №47, ноябрь, 2003 год

Одним из примеров использования программных продуктов "1С:Предприятие" в образовательном процессе является его внедрение в г. Лахти.

В состав Образовательного концерна региона Лахти (г. Лахти, Финляндия) входят Лахтинский политехнический институт и учебный центр "Салпаус". Учебный центр "Салпаус" включает восемь профессиональных училищ, гимназию, отделение договорного обучения и международный отдел, который специализируется на обучении иностранцев финскому языку и культуре, а также другим иностранным языкам.

Все подразделения учебного центра "Салпаус" обслуживает централизованная бухгалтерия. До автоматизации получение руководством оперативных данных о работе отделов было затруднено из-за большой занятости работников бухгалтерии. Кроме того, бухгалтерские отчеты было не очень удобно использовать для управленческого анализа полученной информации. Существовала также необходимость в ведении в отделах оперативного учета договоров, студентов и сотрудников.

На определенном этапе для повышения эффективности управления в международном отделе учебного центра "Салпаус" на основе пакета Microsoft Office силами сотрудников центра была разработана автоматизированная система учета. В результате руководство отдела получило возможность отслеживать состояние бюджета, не обращаясь за данными в бухгалтерию, а также контролировать правильность его исполнения. В то же время, поскольку автоматизированная система состояла из отдельных программ, данные были разрознены, что не позволяло оперативно получать общую картину о состоянии дел в реальном времени. Для получения сводных данных требовались большие трудозатраты, при этом иногда приходилось выполнять дополнительную обработку данных вручную.

С целью заключения договора на выполнение работ по модернизации имеющейся системы учета в международный отдел учебного центра был приглашен представитель фирмы ELMI (1С:Франчайзи, г. Рига) в Финляндии. Однако после изучения существующей технологии оперативного учета специалисты фирмы ELMI предложили реализовать новую систему автоматизации на платформе "1С:Предприятие 7.7", исключающую необходимость трудоемкой обработки данных вручную.

Разработка автоматизированной системы оперативного учета и контроля исполнения бюджета началась в августе 2002 г., а уже в январе 2003 г. система была сдана в эксплуатацию. В результате выполненных работ были решены все задачи, поставленные заказчиком. Автоматизированы такие участки ведения учета, как "Учет коммерческих и бюджетных доходов отдела в разрезе учебных проектов и учебных курсов", "Учет расходов отдела в разрезе учебных проектов и учебных курсов" и "Учет учебных часов и контроль загрузки преподавателей".

Кроме того, было автоматизировано решение таких дополнительных задач, как выписка счетов и учет долгов, реализовано ведение базы данных контрактов, контрагентов, сотрудников и учащихся, а также ведение архива резюме соискателей работы. Для удобства пользователей в системе был предусмотрен ряд сервисных функций, например возможность отправки электронной почты непосредственно при работе с системой "1С:Предприятие" для обмена сообщениями между подразделениями отдела и рассылки сообщений преподавателям и студентам. Для расчета количества рабочих дней в выбранном периоде был разработан специальный калькулятор. В системе предусмотрены автоматический ввод периодических расходов по образцу, распечатка адресных карточек для конвертов и автоматическое заполнение и обновление данных, необходимых для экономических расчетов. При просмотре справочника "Студенты" можно быстро получить информацию о том, где и когда студент обучался и есть ли у него неоплаченная задолженность за обучение. Для преподавателей реализован механизм учета контрактов. В системе предусмотрено также формирование регламентированных отчетов в формате Microsoft Excel. Пользовательский интерфейс автоматизированной системы реализован на финском языке.

Учет коммерческих и бюджетных доходов отдела

Загрузку учебных помещений отдела, контракты с преподавателями, затраты на материальное обеспечение учебного процесса и набор студентов можно планировать только на основе данных о фактических доходах, поэтому в первую очередь требовалось автоматизировать учет доходов.

Учет доходов, полученных как из бюджета, так и в результате коммерческой деятельности, реализован в системе по проектам и учебным курсам. Под учебным курсом понимается договор на обучение группы студентов. Проект является обобщением двух понятий, таких, как "источник финансирования" и "группа курсов", которая финансируется из этого источника. Для всех учебных курсов предусмотрено несколько обязательных количественных измерений - учебные часы, дни и учебные недели (календарная неделя в Финляндии очень важное понятие, все учебные планы составляются в календарных неделях), а также количество рабочих часов преподавателя, студентов и учебных человеко-дней. Система обеспечивает автоматический пересчет всех показателей, например при изменении измерителя количества в договоре (вместо цены за один час занятий выбирается цена за учебный человеко-день), при досрочном прекращении занятий учеником и в других случаях.

Учет расходов отдела в разрезе учебных проектов и учебных курсов

На втором этапе работ был автоматизирован учет расходов отдела на приобретение товаров и услуг сторонних организаций. Учет расходов, так же как и учет доходов, реализован в системе по проектам и учебным курсам.

Для ввода информации о расходах созданы специальные документы, с помощью которых ведется учет прямых и общих расходов с отнесением затрат на соответствующие курсы и проекты. При этом если сумма в счете относится к разным курсам, то программа автоматически рассчитает сумму для каждого курса пропорционально количеству слушателей. Предусмотрено формирование таблицы "Разбивка расходов", которая вместе со счетом передается в бухгалтерию, что позволяет существенно экономить время, поскольку бухгалтеру не приходится делать ту же самую операцию повторно.

Учет учебных часов и контроль загрузки преподавателей

С одной стороны, учет учебных часов является самостоятельным участком, так как он предусматривает учет выполнения учебных программ и контроль загрузки преподавателей. С другой стороны, поскольку полученные данные используются для учета расходов на оплату труда, он является также частью задачи по автоматизации учета расходов. Все задачи учета на этом участке в автоматизированной системе решаются с помощью специального документа "Табель рабочего времени".

Оперативный учет не предполагает непосредственного начисления заработной платы сотруднику, поэтому расходы на оплату труда формируются исходя из среднестатистической ставки преподавателя за один учебный час. Во время ввода данных об отработанных часах оператору доступна вся необходимая для контроля информация. Например, он может проверить соответствие фонда рабочего времени за выбранный месяц количеству часов, фактически отработанных преподавателем. Он может также получить информацию о количестве неотчитанных учебных часов на курсе. Специальный режим документа предназначен для автоматической проверки наличия праздничных дней в выбранном месяце и последующей корректировки фонда рабочего времени за месяц, если такие дни имеются. При этом реализована автоматическая проверка данных при вводе на предмет дублирования.

Для каждого участка учета в системе предусмотрен обширный перечень отчетов, с помощью которых можно быстро получить любую необходимую информацию.

В настоящее время по заказу международного отдела специалисты фирмы ELMI ведут работу по автоматизации учета основных средств и товаров, необходимых для учебного процесса. Дальнейшие планы Образовательного концерна предусматривают перевод автоматизированной системы оперативного учета и контроля исполнения бюджета на платформу "1С:Предприятие" версии 8.0, а также расширенное ее использование в других отделах учебного центра и концерна.

А. Терявяйнен
1С:Франчайзи "ELMI"
Контактный телефон (371) 728-44-44

"Финансовая газета" №47, ноябрь, 2003 год