"1С:Предприятие": ведение оперативного и бухгалтерского учета в сети территориально распределенных предприятий
Нередко у территориально распределенных предприятий возникают проблемы, связанные с получением из удаленных подразделений данных учета и их обработкой. Не так давно такие проблемы были и у Объединения автовокзалов Республики Башкортостан, являющегося дочерним предприятием Государственного унитарного предприятия "Башавтотранс".
В состав Объединения автовокзалов Республики Башкортостан входят 112 автовокзалов и автостанций, расположенных на территории Республики, площадь которой в 4,5 раза превосходит площадь Нидерландов и в 5 раз - площадь Бельгии. Все автовокзалы и автостанции предприятия объединены в 15 кустов, которые в свою очередь подчинены единому центру. Непосредственно перевозкой пассажиров занимаются 60 автопредприятий, с которыми Объединение заключило договоры. Оно выполняет такие функции, как продажа билетов, обслуживание пассажиров на автостанциях, контроль рейсов автопредприятий-подрядчиков.
В сложившейся ситуации Объединению автовокзалов требовался эффективный инструмент для получения и консолидации информации о хозяйственной деятельности удаленных подразделений, позволяющий организовать на предприятии, с одной стороны, бухгалтерский учет в соответствии со спецификой его работы, а с другой - работу с оперативной информацией, необходимой для принятия управленческих решений.
При выборе решения для автоматизации к важным критериям были отнесены стоимость решения и стоимость обслуживания автоматизированной системы.
Предложения различных компаний, поставщиков автоматизированных систем, можно было условно разбить на две группы. Предложения первой группы предполагали установку на каждом автовокзале и автостанции дорогостоящего программного обеспечения, что при существующем количестве автовокзалов приводило к большим затратам на приобретение программных продуктов, предложения второй группы - предоставление каждому автовокзалу удаленного доступа к центральной информационной базе, что было признано технически сложным и также экономически не целесообразным.
В итоге руководство Объединения автовокзалов остановилось на предложении компании "Онлайн" (1С:Франчайзи, г. Уфа), которое состояло в следующем. Все автостанции и кусты формируют отчеты в специальных таблицах и передают их в центральную бухгалтерию Объединения. В бухгалтерии полученные отчеты автоматически в электронном виде загружаются в программу "1С:Бухгалтерия". Предложенная методика работы позволяет исключить повторный ввод информации в центральной бухгалтерии, облегчить ее проверку, а также автоматически сформировать проводки и необходимые аналитические отчеты.
В процессе автоматизации Объединения предложение компании "Онлайн" было реализовано. В программе "1С:Бухгалтерия" разработан шаблон таблицы, на основе которого созданы индивидуальные электронные таблицы для каждого подразделения. Для автоматической загрузки отчетов, полученных из подразделений, предусмотрен специальный режим.
Для ведения аналитического учета в требуемых разрезах в программе "1С:Бухгалтерия" доработан план счетов, созданы новые электронные первичные документы "Отчет куста", "Отчет по кассовой выручке", "Отчет по распределению выручки", "Счет-фактура выданный за основные услуги" и реализована их взаимосвязь с существующими. Первые три документа представляют собой таблицы для ввода данных, в которые информация может быть введена вручную или загружена из электронной таблицы, при их проведении будут сформированы проводки по счетам, соответствующим разделу учета. Документ "Счет-фактура выданный за основные услуги" служит для двух целей: с одной стороны, это аналог акта приемки работ, и с его помощью формируются аналогичные акту проводки, а с другой - на этот документ возложены обычные для счетов-фактур функции по учету НДС и дальнейшему использованию для формирования книги продаж. Разработаны также новые аналитические отчеты, которые можно использовать для целей не только бухгалтерского, но и оперативного учета, среди них "Расчеты с АТП" - развернутый акт сверки с автоперевозчиком по автостанциям, "Выручка по АТП" - отчет о поступлении денег на автостанции по рейсам, выполненным автоперевозчиком, "Отчет кассовый" - отчет по видам поступлений на кустах, "Отчет по выручке" - отчет о распределении (расходовании) поступившей выручки по видам. Отчеты удобны и понятны как управленческому персоналу, так и автоперевозчикам.
Бухгалтерский и налоговый учет Объединения автовокзалов приведен в соответствие с требованиями законодательства. С помощью программы "1С:Зарплата и кадры" также автоматизирован расчет заработной платы управления Объединения.
В зависимости от расположения автостанции и географии рейсов с автостанцией работают от одного до 60 автопредприятий-подрядчиков, которые могут выполнять несколько рейсов в день. При этом одно и то же автопредприятие выполняет рейсы с нескольких автостанций. Ежемесячно каждое из 112 подразделений присылает в бухгалтерию файл с отчетом о всех рейсах, выполненных с его автостанции. Кроме того, удаленные подразделения высылают отчет о полученной выручке и сделанных затратах.
После загрузки данных в "1С:Бухгалтерию" информация может быть обобщена с помощью аналитического учета. В результате на основании данных о состоявшихся рейсах в программе в любой момент можно автоматически рассчитать общую задолженность Объединения перед всеми автопредприятиями, а также задолженность перед каждым автопредприятием по отдельности. В конце месяца каждому автоперевозчику представляется для сверки отчет о перевозках и предъявляется счет-фактура за предоставленные услуги в процентном отношении от объема перевозок.
Разработанная автоматизированная система работает стабильно. Бухгалтерский и налоговый учет в Объединении автовокзалов Республики Башкортостан ведется в соответствии с требованиями Министерства финансов Российской Федерации и Министерства Российской Федерации по налогам и сборам. Кроме того, в соответствии с внутренними потребностями и отраслевыми требованиями в системе ведется также оперативный учет.
В результате автоматизации удалось существенно ускорить получение необходимой отчетности. Так, в настоящее время в системе ежемесячно автоматически формируется около 200 000 проводок. До автоматизации вся информация вводилась и обрабатывалась вручную, поскольку такой объем данных невозможно было ввести с необходимой степенью детализации. После автоматизации на смену вводу данных вручную пришла автоматическая загрузка, позволяющая сразу после ее завершения формировать аналитические отчеты.
Затраты на обслуживание системы оказались невысокими за счет того, что в удаленных подразделениях не используется специализированное программное обеспечение, а следовательно, отсутствуют затраты на обучение сотрудников, обновление программных продуктов и другую дополнительную поддержку. Все операции в системе предельно просты, изменения происходят крайне редко, поэтому с работой справляется любой оператор, умеющий работать на персональном компьютере. Это позволяет снизить требования к персоналу и уменьшить вероятность появления ошибок на этапе ввода данных.