«1С:Предприятие» для центров технического обслуживания контрольно-кассовой техники

12 апреля 2004
«1С:Предприятие» для центров технического обслуживания контрольно-кассовой техники

Источник: «Финансовая газета» №13, 2004 год

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» все организации и индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять расчет наличными денежными средствами за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением моделей контрольно-кассовой техники (ККТ), включенных в Государственный реестр. Используемая ККТ должна состоять на обслуживании в Центре технического обслуживания (ЦТО) - организации, оказывающей услуги по ее подготовке к эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту.

Для своевременного и качественного выполнения работ в ЦТО необходимо вести оперативный учет договоров технического обслуживания, количество которых на практике может составлять от 1000 до 3000, при том что по каждому договору можно обслуживать в среднем от 1 до 5 единиц ККТ. Кроме того, учет каждой единицы ККТ, принятой на обслуживание, предполагает контроль таких уникальных параметров, как серийный номер ККТ и номер паспорта версии, номера средств визуального контроля (голограммы ЦТО и Госреестра) и дополнительных самоклеящихся пломб. В то же время помимо оперативного учета в ЦТО требуется вести также бухгалтерский учет. В этой ситуации оптимальным решением для ведения оперативного и бухгалтерского учета в ЦТО, исключающим двойной ввод информации, является комплексная автоматизация учета.

После успешного внедрения системы автоматизированного учета в одном из московских центров технического обслуживания фирмой «БизнесПроект» (1С:Франчайзи г. Москва) была разработана конфигурация «БП: Центр Технического Обслуживания». Данный программный продукт разработан на основе типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия 7.7» системы программ «1С:Предприятие» как наиболее полно отвечающей требованиям совместного ведения оперативного и бухгалтерского учета.

Программа предназначена для автоматизации в ЦТО оперативного и бухгалтерского учета договоров и работ по техническому обслуживанию, а также операций по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В конфигурации также реализована возможность учета договоров технического обслуживания и работ по ним, заключенных и выполненных в филиалах организации. Конфигурация является универсальной и может использоваться в организациях, применяющих как общий, так и упрощенный режим налогообложения.

Учет контрольно-кассовой техники. Для полноценного учета ККТ в конфигурации предусмотрены справочники «Модели обслуживаемого оборудования», «Паспорта версий» и «Дополнительные технические параметры». Учет ККТ ведется по серийным номерам. Реализована возможность «закрепления» механика за определенной ККТ.

Учет договоров на техническое обслуживание. Для учета договоров на техническое обслуживание применяется документ «Договор ТО». С помощью данного документа в системе фиксируется информация о контрагенте, сроке действия договора, периодичности закрытия работ по договору и типе цен. Цена работ по договору может зависеть от модели ККТ. На стадии оформления договора также вводится информация о ККТ, адресе ее фактического местонахождения и механике, который ее обслуживает. Документ имеет печатную форму. В процессе работы с договорами менеджеры могут регистрировать такие изменения в них, как пролонгация, дополнение, приостановка и расторжение. Таким же образом фиксируется изменение списка ККТ, обслуживаемой по договору, — добавление ККТ или снятие с учета. Все изменения можно отразить в печатной форме. Для облегчения работы реализованы поиск и отбор договоров по любым реквизитам - по номеру ККТ, номеру голограммы, закрепленному механику и др.

Состояние договора («Действующий», «Просроченный (непродленный)», «Приостановленный» или «Расторгнутый») визуально отображается в журнале «Договоры ТО». Предусмотрено формирование развернутых отчетов по договорам с отбором по состоянию договора и фильтром по дополнительным параметрам.

Учет взаиморасчетов с клиентами. Оперативный учет оплаты наличными и безналичными денежными средствами по договорам в конфигурации ведется на основании данных бухгалтерского учета. Отслеживаются как авансы, так и задолженности по выполненным работам. Сверка взаиморасчетов по договорам выполняется с помощью отчета.

Учет работ по сервисному обслуживанию. Отражение в учете работ по техническому обслуживанию ККТ и прочих работ, таких, как ввод в эксплуатацию, фискализация и др., производится с помощью документа «Акт сервисного обслуживания».

Для ускорения ввода документов по учету работ предусмотрен режим «Формирование актов ТО», с помощью которого можно формировать и распечатывать документы «Акт сервисного обслуживания» по различным параметрам (сотрудник, филиал и т.д.).

Выполнение работ по техническому обслуживанию контролируется с помощью отчета «Планирование и учет работ». Получить информацию по выполненным работам и рассчитать заработную плату механиков можно с помощью «Отчета по работам». Реализованный механизм расчета заработной платы механиков предусматривает начисление процентов от всей суммы работ или фиксированной суммы. Оба варианта расчета можно применять одновременно для разных видов работ.

Учет ТМЦ. Для оперативного учета операций по поступлению, выдаче сотрудникам, установке на ККТ, продаже, перемещению и возврату на склад товарно-материальных ценностей применяется документ «Операции с ТМЦ». При ведении учета операций с ТМЦ предусмотрен контроль серийных номеров. Отражение операций с ТМЦ в бухгалтерском учете производится на основании документа «Операции с ТМЦ», при этом бухгалтерский документ формируется и заполняется автоматически. Получить информацию о движения ТМЦ и прибыли, полученной от продажи ТМЦ, можно с помощью отчетов.

Учет голограмм и дополнительных самоклеющихся пломб. Операции по учету голограмм (СВК) и дополнительных самоклеющихся пломб (ДСП) в конфигурации оформляются документами «Операции с СВК» и «Операции с ДСП» соответственно. С помощью данных документов можно отражать операции по поступлению СВК и ДСП, выдаче их сотрудникам, наклейке на ККТ, продаже, перемещению и возврату на склад. Движения СВК и ДСП можно проследить с помощью отчетов.

Методика учета, реализованная в программе, исключает двойной ввод информации. Данные, необходимые для ведения бухгалтерского учета, формируются на основании данных оперативного учета. Пользователями конфигурации являются как менеджеры, ведущие оперативный учет, так и работники бухгалтерии.

В настоящее время конфигурация внедрена и успешно эксплуатируется в ряде крупных центров технического обслуживания, имеющих территориально удаленные филиалы. В процессе внедрения системы проводились работы по переносу данных из различных учетных программ.

Конфигурация «БП: Центр Технического Обслуживания» устанавливается как дополнение к типовой конфигурации «Бухгалтерский учет» либо к типовой конфигурации «Упрощенная система налогообложения». Для работы с конфигурацией необходимо наличие компоненты «Бухгалтерский учет» системы программ «1С: Предприятие 7.7.».

Конфигурация «БП: Центр Технического Обслуживания» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».

А. МУЗЫКИН
1С:Франчайзи «БизнесПроект»
Контактный телефон (095)740-55-61