"1С:Предприятие" для работы на рынке недвижимости

Для многих компаний, специализирующихся на покупке-продаже недвижимости, в настоящее время актуальными являются проблемы, касающиеся постановки и ведения внутрифирменного управленческого учета в разрезе текущих проектов, контроля финансовых потоков, оценки эффективности использования ресурсов и учета взаиморасчетов с контрагентами.

Для автоматизации деятельности риэлторских компаний фирма "Элиас ВЦ" (1С:Франчайзи, г. Москва) на основе компоненты "Оперативный учет" системы программ "1С:Предприятие" разработала программный продукт "Элиас:Риэлтор. Учет сделок". В разработке данного программного продукта принимали участие опытные методисты - профессиональные риэлторы.

Следует отметить, что "Элиас:Риэлтор" не предназначен для ведения бухгалтерского и налогового учета, а также не является базой данных по спросу и предложению квартир. Данная конфигурация создана исключительно для автоматизации оперативного управленческого учета сделок с недвижимостью. Для решения этой задачи после тщательного изучения реальной работы риэлторских подразделений в программу были включены такие основные механизмы, как поэтапное управление сделками и отслеживание финансовых потоков, работа с рекламой и проведение итоговой калькуляции, управление правами доступа и управленческие отчеты, напоминания и контроль сроков, а также другие инструменты. Можно сказать, что это самые "узкие места" любого агентства недвижимости. Их компьютеризация и, как следствие, снижение влияния человеческого фактора и есть основные задачи программы. Рассмотрим каждый инструмент более подробно.

Поэтапное управление сделками. Как известно, риэлторская деятельность заключается в оказании посреднических услуг при выполнении операций с объектами недвижимости, преимущественно сделок купли-продажи. Сделка в данном случае рассматривается как единый проект, который однозначно сопоставлен с каким-либо клиентом или группой клиентов. Каждый проект включает комплекс мероприятий, договоров и соглашений, направленных на достижение цели, обозначенной клиентом. Для работы по сделке, как правило, выделяются ответственный менеджер, агенты (маклеры), сотрудники отдела рекламы и другие специалисты.

Все сделки в конфигурации подразделяются на пять типов. Три типа сделок используются на вторичном рынке недвижимости для продажи, покупки и обмена или расселения, два типа сделок - на первичном рынке и подразумевают продажу первичного жилья на правах риэлтора или на правах инвестора. Все ключевые и сопутствующие договоры по сделке, в том числе соглашения, графики рекламной компании и финансовые документы, доступны пользователю в любой момент. Документы по сделке могут иметь существенный разброс по времени регистрации, они могут оформляться разными сотрудниками, но, несмотря на это, все они представляют собой единую логическую цепочку.

В конфигурации предусмотрены оформление и регистрация ключевых договоров (договор с агентством, договор авансирования, договор купли-продажи, акт приема-передачи), сопутствующих договоров (договор на проведение рекламной кампании, график рассрочки платежей и поступлений), соглашений (о начислениях персоналу, финансовых требованиях посредников), а также регистрация дополнительных затрат (на сбор и оформление документов, непредвиденные расходы и др.).

Отслеживание финансовых потоков. В любом агентстве недвижимости одними из основных задач менеджмента являются контроль и синхронизация денежных потоков. В конфигурации любые движения денежных средств по сделке - предоплата по договору с агентством, внесение аванса по договору авансирования, выплата процентов сотруднику за сделку, возмещение части непредвиденных расходов ответственным сотрудником и т.п. - оформляются специальными финансовыми документами. Каждому движению денежных средств сопоставляется собственная фирма, ответственный сотрудник, назначение платежа или поступления. В дальнейшем эти данные используются при формировании показателей прибыльности, рентабельности и эффективности.

Работа с рекламой. Для продажи клиентского жилья риэлторы в основном используют рекламу в периодических изданиях и базах данных. Для каждой сделки в конфигурации могут быть заданы индивидуальный список рекламных площадок (изданий), временной диапазон и график выхода издания, лимит затрат и метод размещения рекламы, а также указана стоимость каждого варианта.

Для оценки результатов создан отчет об эффективности рекламы, т.е. о рентабельности затрат на рекламу в масштабах общего дохода от сделки.

Проведение итоговой калькуляции. Информированность руководства о реальной отдаче от проводимых сделок определяет успех работы агентства недвижимости и его дальнейшую рыночную стратегию.

Процесс калькуляции стоимости сделки достаточно трудоемок. Среди основных моментов можно выделить непогашенную дебиторскую и кредиторскую задолженность, неудовлетворенные требования посредников и начисления персоналу, а также зачет затрат агентства за счет других участников сделки.

Использование "Мастера закрытия сделки" позволяет менеджеру в пошаговом режиме сформулировать модель закрытия конкретной сделки. "Мастер" автоматически отслеживает непогашенные обязательства и требования, составляет список произведенных затрат, которые можно возместить за счет клиента, и формирует корректирующие финансовые документы.

Сводная информация о результатах калькуляции представлена в наборе управленческих отчетов с настраиваемым уровнем детализации.

Управленческие отчеты. Для повышения эффективности работы с программой разработаны отчеты, обеспечивающие менеджера информацией на разных участках и этапах работы. Это статистические отчеты (структура сделки, текущие и закрытые сделки), динамические отчеты (графики выхода рекламы, платежей и поступлений), финансовые (взаиморасчеты, результаты калькуляции, требования посредников, начисления персоналу) и сравнительные (эффективность сотрудников и рекламы).

Напоминания и контроль сроков. Управление менеджером работой агентов и своевременная отработка этапов сделки являются залогом ее успешного завершения. В программу встроена система напоминаний: при старте программы в информационном окне выводятся сообщения и напоминания от других пользователей. По ключевым договорам сделки программа позволяет создавать напоминания, извещающие исполнителей о приближающемся завершении сделки.

Управление правами доступа. Сохранение конфиденциальности рабочей информации очень важно для любого агентства недвижимости. При этом необходимо ограничивать доступ к информации не только для внешних, но и для внутренних пользователей. Для управления правами доступа в конфигурации реализован удобный механизм индивидуального ограничения прав доступа. Любое изменение прав доступа администратором системы происходит мгновенно без перезапуска системы. Совместное использование программных и аппаратных средств защиты информации обеспечивает полноценную защиту информационной базы агентства недвижимости.

В настоящее время программный продукт продолжает развиваться. Разрабатываются дополнительные инструменты, предназначенные для расширения возможностей по учету сделок с недвижимостью.

Сегодня программный продукт "Элиас:Риэлтор. Учет сделок" внедрен в агентствах недвижимости "Единый мир", "ЮнионСтройИнвест", "Бизнес-проект" и других организациях. В результате использования программы менеджеры и начальники подразделений этих организаций теперь четко контролируют ход сделок без дополнительных временных затрат. Это привело к повышению производительности труда менеджеров и позволило им одновременно работать с большим количеством агентов и вести больше сделок.

Для работы с конфигурацией необходимо наличие компоненты "Оперативный учет".

Конфигурация "Элиас:Риэлтор. Учет сделок" получила от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие".