Подготовка к переходу на новый план счетов бюджетного учета
Приказом Минфина России от 26.08.04 г. № 70н (далее - приказ № 70н) утверждены новые План счетов бюджетного учета и Инструкция по бюджетному учету.
В соответствии с приказом № 70н новый План счетов бюджетного учета и Инструкция по его применению вводятся в действие с 1 января 2005 г., переход к применению новой Инструкции по бюджетному учету необходимо осуществить до 1 октября 2005 г. по мере организационно-технической готовности учреждений. Однако согласно п. 4 ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Для обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения в учетной политике должны вводиться с начала финансового года. Поэтому независимо от того, когда бюджетные учреждения примут непосредственное решение о переходе на новый План счетов, в целях соблюдения требования сопоставимости данных за 2005 г. при составлении отчетности необходимо, чтобы как входящие остатки на 1 января 2005 г., так и все операции, совершенные в 2005 г., учитывались по новым правилам бюджетного учета.
Новая Инструкция по бюджетному учету содержит новый порядок учета ряда объектов. Кроме того, теперь на учет следует поставить ряд объектов, которые ранее не отражались в балансах бюджетных учреждений. Поэтому необходимо заранее начать работу по подготовке к переходу на новый План счетов.
Субъекты Российской Федерации в рамках организации бухгалтерского учета должны решить такие вопросы, как профессиональная подготовка бухгалтерских служб в бюджетных учреждениях, внедрение новых информационных технологий, сопровождающих бюджетный учет, организация, а иногда и восстановление централизованных бухгалтерий (особенно на поселенческом уровне) и др.
Новый План счетов имеет новую структуру и кодировку счетов. Из-за кардинального изменения Плана счетов, являющегося основой конфигурации, фирма "1С" разработала новую типовую конфигурацию "Бухгалтерия для бюджетных учреждений, редакция 5". Вести бухгалтерский учет бюджетных учреждений по Инструкции, утвержденной приказом № 70н, надо в новой информационной базе. Предусмотрен автоматический перенос из типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций, редакция 4", используемой для ведения учета по Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.99 г. № 107н, всей необходимой нормативно-справочной информации - данные констант и справочников, не потерявших актуальность, - в новую конфигурацию, а также разрабатывается конвертер для переноса остатков.
Прежде чем переносить остатки со старого Плана счетов на новый, нужно провести полную инвентаризацию всех объектов имущества и финансовых обязательств по состоянию на 1.01.05 г. и отразить ее результаты в учете 2004 г.:
списать с учета не используемые по причине ветхости и непригодности для дальнейшего использования малоценные предметы и основные средства, которые не требуют разрешения Федерального агентства по управлению федеральным имуществом или его территориального органа на списание;
- отразить потери и недостачи;
- поставить на учет излишки;
- проанализировать дебиторскую и кредиторскую задолженность;
- списать на забалансовые счета задолженность с истекшим сроком исковой давности, не реальную к взысканию, и т.п.
При инвентаризации необходимо обратить внимание на то, что в соответствии с новым порядком появляются новые объекты учета, которые в соответствии с Инструкцией, утвержденной приказом № 107н, на балансе не отражаются. Поэтому следует также провести инвентаризацию имущества и обязательств, которые пока не числятся на вашем балансе, но которые надо поставить на учет в 2005 г. Затем нужно определиться по каждому объекту учета — на каком счете нового Плана счетов он будет учитываться.
Рассмотрим более подробно порядок действий бухгалтера.
Инвентаризация
Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49, а также Инструкцией, утвержденной приказом № 107н.
В конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций, редакция 4" предусмотрено заполнение инвентаризационных описей данными бухгалтерского учета автоматически по данным, хранящимся в программе.
На объекты, которые надо поставить на учет в соответствии с новым порядком бюджетного учета, надо оформить отдельные инвентаризационные описи. Если нет бумажных бланков, необходимый бланк можно сформировать в "Бухгалтерии для бюджетных организаций, редакция 4" и отредактировать данные средствами "1С:Предприятия" или Excel (сохранив бланк как таблицу Excel).
В программе "Бухгалтерия для бюджетных организаций, редакция 4" согласно Инструкции, утвержденной приказом № 107н, учет имущественно-материальных ценностей ведется по источникам финансирования, материально ответственным лицам, а учет основных средств - также и по подразделениям. В "Бухгалтерии для бюджетных учреждений, редакция 5" учет имущества осуществляется в аналогичных разрезах, поэтому рекомендуем формировать инвентаризационные описи не только по конкретному материально ответственному лицу, но и по конкретному подразделению (указывать в настройке параметров формирования инвентаризационных описей конкретные материально ответственное лицо и подразделение), а также по конкретному источнику финансирования. Это особо важно для тех основных средств, по которым ведется групповой учет.
В сформированном отчете будут представлены данные бухгалтерского учета по всем объектам, которые числятся за указанным материально ответственным лицом, подразделением.
Форма инвентаризационной описи (ф. 401) имеет дополнительную графу "Примечание", в которой при формировании в конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" (меню "Отчеты - Инвентаризация") для каждой номенклатуры (номенклатурной группы) имущественно-материальных ценностей автоматически проставляется счет бухгалтерского учета (по Инструкции, утвержденной приказом № 107н). При проведении инвентаризации целесообразно в этой графе проставить также счет бухгалтерского учета по новому Плану счетов.
Основные средства
При переходе на новый порядок учета основных средств следует обратить внимание на то, что:
- изменен состав субсчетов счета 01 (101.01) "Основные средства";
- изменены критерии отнесения объектов (предметов) к основным средствам;
- отменены правила присваивания инвентарных номеров;
- вместо годового износа ежемесячно начисляется амортизация.
Согласно п. 23 Инструкции, утвержденной приказом № 70н, учет основных средств ведется в соответствии с классификацией, установленной Общероссийским классификатором основных фондов (далее - ОКОФ), на следующих синтетических субсчетах Плана счетов бюджетного учета:
101.01 "Жилые помещения";
101.02 "Нежилые помещения";
101.03 "Сооружения";
101.04 "Машины и оборудование";
101.05 "Транспортные средства";
101.06 "Производственный и хозяйственный инвентарь";
101.07 "Библиотечный фонд";
101.08 "Мягкий инвентарь";
101.09 "Драгоценности и ювелирные изделия";
101.10 "Прочие основные средства".
Примечание. Здесь и далее приведены только синтетические и аналитические счета Плана счетов, утвержденного приказом № 70н. Для удобства восприятия коды аналитических счетов (субсчета) приведены через точку.
Помимо объектов, входящих в состав ОКОФ, подлежат бюджетному учету:
- ювелирные изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней, самородки драгоценных металлов и драгоценные камни и др. в составе счета 101.09 "Драгоценности и ювелирные изделия";
- белье, постельное белье и принадлежности, одежда и обмундирование, обувь и др. в составе счета 101.08 "Мягкий инвентарь";
- посуда в составе счета 101.06 "Производственный и хозяйственный инвентарь";
- виды специальных (военных) основных средств по соответствующим счетам аналитического учета счета 101 "Основные средства".
Следовательно, для перевода находящихся в учете основных средств на новый План счетов их необходимо группировать по его субсчетам в соответствии с ОКОФ. Кроме того, на основании принадлежности основных средств к той или иной группе по ОКОФ производится определение нормы амортизации.
Амортизация
Согласно п. 40 Инструкции, утвержденной приказом № 70н, годовая сумма начисления амортизации основных средств и нематериальных активов рассчитывается линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости основных средств и нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта. В соответствии с этим пунктом срок полезного использования объектов основных средств определяется при принятии объектов к бухгалтерскому учету по классификации объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, установленной Правительством Российской Федерации.
Для тех видов основных средств, которые не указаны в амортизационных группах, срок полезного использования устанавливается учреждением в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей.
Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 1.01.02 г. № 1 "О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" (в ред. постановлений Правительства Российской Федерации от 9.07.03 г. № 415, от 8.08.03 г. № 476) классификация основных средств по срокам полезного использования производится исходя из принадлежности к группе ОКОФ.
В "Бухгалтерии для бюджетных учреждений, редакция 5" в карточке основного средства (нематериального актива) амортизационная группа определяется автоматически исходя из заданного кода по ОКОФ, поэтому важно заранее определить принадлежность каждого основного средства к определенной группе по ОКОФ, а также установить его срок полезного использования.
Задание кодов по ОКОФ
В конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций, редакция 4" предусмотрена классификация основных средств и нематериальных активов по кодам ОКОФ. Для этой цели в справочнике "Основные средства" используется реквизит "Код по ОКОФ". В нем строкой текста (10 позиций) или выбором из справочника "ОКОФ" указывается код по Общероссийскому классификатору основных фондов, утвержденному постановлением Госкомстата России от 26.12.94 г. № 359.
Классифицировать по ОКОФ следует все имеющиеся объекты основных средств и нематериальных активов - нужно заполнить в справочнике "Основные средства" реквизит "Код по ОКОФ" для каждого объекта. Это позволит заполнить соответствующий реквизит в "Бухгалтерии для бюджетных учреждений, редакция 5" при автоматическом переносе нормативно-справочной информации.
Если основные средства классифицированы по ОКОФ (в справочнике "Основные средства" для каждого инвентарного номера заполнен реквизит "Код по ОКОФ"), то для проставления новых счетов удобно использовать отчет "Опись инвентарных карточек (ОС-10)" (меню "Отчеты - Учет ОС и НМА"), в котором выдается перечень основных средств (с детализацией по субсчетам, материально ответственным лицам и подразделениям) с указанием кодов ОКОФ. В свободных графах отчета следует проставить коды новых счетов, а также сроки полезного использования. Сформированный отчет при необходимости можно сохранить как таблицу Excel и средствами Excel добавить в него новые графы.
Проставление счетов по новому Плану счетов
В табл. 1 приведено соответствие субсчетов счета 01 "Основные средства" по Плану счетов, приведенному в Инструкции, утвержденной приказом № 107н, и счета 101 по Плану счетов, приведенному в Инструкции, утвержденной приказом № 70н.
Таблица 1
| Состав счета 01 (07) по Инструкции, утвержденной приказом №107н | Состав счета 101 по Инструкции, утвержденной приказом №70н |
| 010 Здания | 101.01 Жилые помещения 101.02 Нежилые помещения |
| 011 Сооружения 012 Передаточные устройства |
101.03 Сооружения |
| 013 Машины и оборудование | 101.04 Машины и оборудование |
| 015 Транспортные средства | 101.05 Транспортные средства |
| 016 Инструменты, производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь | 101.06 Производственный и хозяйственный инвентарь |
| 018 Библиотечный фонд | 101.07 Библиотечный фонд |
| 07(072, 073) Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе и в эксплуатации | 101.08 Мягкий инвентарь |
| 101.09 Драгоценности и ювелирные изделия | |
| 019 Прочие основные средства, кроме земельных участков, капитальных расходов по улучшению земель и документации по типовому проектированию 017 Рабочий и продуктивный скот |
101.10 Прочие основные средства |
Соответствие счетов в табл. 1 условно. При группировке объектов по новому Плану счетов в первую очередь следует руководствоваться принадлежностью объекта к той или иной группе по ОКОФ.
Как видно из табл. 1, объекты, учтенные на счете 010 "Здания", необходимо разделить на жилые и нежилые.
Передаточные устройства по большей части в соответствии с ОКОФ перейдут в состав сооружений на счет 101.02.
При переносе остатков со счета 019 "Прочие основные средства" необходимо иметь в виду следующее.
Согласно п. 42 Инструкции, утвержденной приказом № 107н, на счете 019 "Прочие основные средства" по группе № 2 учитываются капитальные расходы по улучшению земель. Кроме того, по указанному субсчету согласно разъяснениям Минфина России бюджетные учреждения учитывают стоимость земельных участков. Для отражения перечисленных объектов в новом Плане счетов предназначен счет для учета непроизведенных активов 102.01 "Земля".
В соответствии с п. 10 Инструкции, утвержденной приказом № 70н, к учету на счете 101 "Основные средства" принимаются материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для его управленческих нужд, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев.
В новом Плане счетов отсутствуют специальные счета для учета малоценных предметов, поэтому такую же работу по инвентаризации следует проделать с малоценными предметами.
При отнесении малоценных предметов в состав основных средств следует руководствоваться п. 10 Инструкции, утвержденной приказом № 70н, и ОКОФ. При этом следует учитывать, что в соответствии с п. 23 данной Инструкции учету на счете 101 "Основные средства" подлежат мягкий инвентарь, субсчет 101.08 "Мягкий инвентарь", а также посуда - в составе счета 101.06 "Производственный и хозяйственный инвентарь".
Учет основных средств будет вестись, как и прежде, в полных рублях.
При переходе на новый План счетов учреждения, которые имеют ювелирные изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также самородки драгоценных металлов и драгоценные камни, слитки и бруски золота, серебра, платины и палладия, а также монеты из драгоценных металлов (золота, серебра, платины и палладия), за исключением монет, являющихся валютой Российской Федерации, находящиеся в составе государственных запасов драгоценных металлов и драгоценных камней, должны оценить их и поставить на учет на счет 101.09 "Драгоценности и ювелирные изделия". Для постановки на учет в 2005 г. на эти объекты следует составить отдельные инвентаризационные описи по источникам финансирования, материально ответственным лицам, местам хранения.
Инвентарные номера
Согласно п. 19 Инструкции, утвержденной приказом № 70н, каждому объекту основных средств, кроме объектов стоимостью до 1000 руб. включительно, а также мягкого инвентаря и посуды независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.
Таким образом, в новой Инструкции по бюджетному учету не определяются, как прежде, порядок присвоения и правила формирования инвентарных номеров, поэтому необходимо решить вопрос, продолжать ли вести учет объектов по старым инвентарным номерам или присвоить им новые. Надо также принять решение, в каком порядке присваивать номера объектам (группам объектов) - малоценным предметам, состоящим на учете на 1 января 2005 г., переводимым в состав основных средств, партиям "малоценных" основных средств, поступающим с 1 января 2005 г. Это решение должно быть принято в рамках распоряжения по ведомству или закреплено в учетной политике учреждения.
Новая Инструкция предусматривает ведение группового (партионного) учета посуды и мягкого инвентаря "независимо от стоимости". Это значит, что для мягкого инвентаря и посуды в "Бухгалтерии для бюджетных учреждений, редакция 5" в справочник "Основные средства" надо будет вводить элементы на каждую номенклатурную единицу или партию посуды и мягкого инвентаря, а не на каждый предмет.
Таким образом, код в справочнике "Основные средства" в "Бухгалтерии для бюджетных учреждений, редакция 5" является инвентарным номером для тех объектов, для которых не предусмотрен групповой учет, или номенклатурным номером для объектов, для которых предусмотрен групповой учет.
Если принято решение об изменении инвентарных номеров у имеющихся основных средств по определенному правилу (целесообразно при небольшом количестве основных средств), то новые инвентарные номера можно заранее проставить, например, в отчете "Опись инвентарных карточек (ОС-10)" (меню "Отчеты - Учет ОС и НМА"). При этом следует учитывать, что при автоматическом переносе данных основные средства будут перенесены под инвентарными номерами, заданными в "Бухгалтерии для бюджетных организаций, редакция 4" в качестве кодов элементов справочника "Основные средства".
(Окончание следует)
К. СЕРГЕЕВА Фирма "1С"