Построение системы электронного документооборота в ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова Минздрава РФ на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 8»
РНИМУ им. Н.И. Пирогова – ведущий научно-образовательный медицинский центр, обеспечивающий подготовку врачей, фармацевтов, клинических психологов, социальных работников, а также уникальных медицинских научных кадров (специальности – медицинская биохимия, медицинская кибернетика, медицинская биофизика). По программам высшего профессионального образования в Университете ежегодно обучается более 12 000 человек и более 10 000 человек – по программам дополнительного профессионального образования. РНИМУ имени Н.И. Пирогова – единственный медицинский ВУЗ России, имеющий действующие международные программы двойного диплома (Россия + страна Европейского союза), а также единственный медицинский ВУЗ России, которому присвоена категория "Национальный исследовательский университет".
Миссия Университета заключается в непрерывном повышении вклада Университета в научно-технологическое развитие России, посредством подготовки высококвалифицированных кадров с высоким уровнем исследовательской и цифровой готовности; развитии, внедрении и распространении передовых научных, медицинских, образовательных, цифровых и управленческих технологий; выполнении фундаментальных и прикладных исследований на передовом международном уровне.
В рамках проекта по адаптации решения "1С:ДГУ" специалистами подрядчика ООО "АйТи-Линк" были автоматизированы следующие бизнес-процессы:
- Учет и обработка входящей корреспонденции (включая обращения граждан)
- Регистрация входящего документа
- Рассмотрение входящего документа
- Исполнение входящего документа
- Учет и обработка исходящей корреспонденции
- Подготовка и согласование исходящего документа
- Подписание и регистрация исходящего документа
- Разработка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, поручения)
- Подготовка и согласование ОРД
- Утверждение и регистрация ОРД
- Организация закупочной деятельности
- Подготовка и согласование заявки на закупку
- Подготовка и согласование конкурсной документации
- Подготовка и согласование договора
- Подписание и регистрация договора
- Учет командировочной документации
- Формирование и согласование решения о командировании
- Утверждение и регистрация решения о командировании
- Внесение изменений в решение о командировании (при необходимости)
- Подготовка Отчета о расходах подотчетного лица
- Учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды
- Формирование, согласование решения о выдаче средств подотчет на хозяйственные нужды
- Утверждение и регистрация Заявки-обоснования закупки товаров (работ, услуг) малого объема через подотчетное лицо
- Подготовка Отчета о расходах подотчетного лица
Специалистами были подготовлены текстовые и видеоинструкции по всем внедренным блокам, а также были проведены поэтапные инструктажи персонала работе с "1С:ДГУ", как очные, так и онлайн, а также была выделена линия консультаций пользователей, что позволило оказать всестороннюю помощь пользователям системы в освоении нового для них инструмента для выполнения их ежедневных задач.
Адаптация решения "1С:ДГУ" под нужды ФГАОУ ВО РНИМУ позволила пользователям иметь возможность оперативно отслеживать перемещение и статус исполнения документов, и, как следствие, принимать оперативные меры при необходимости, в том числе благодаря автоматическим уведомлениям по индивидуальным настройкам пользователей. Наличие истории документа теперь позволяет проводить необходимый анализ и корректирующие мероприятия, а также избегать конфликтных и спорных ситуаций среди сотрудников. Внедренная схема замещения отсутствующих сотрудников позволяет избежать путаницы и ошибок при выборе согласующих, отдел кадров теперь заносит в "1С:ДГУ" информацию по отсутствиям, что снижает количество прямых обращений по данным вопросам от сотрудников в отдел кадров.
Благодаря настроенным интеграциям со смежными учетными системами удалось избежать изменения привычного рабочего процесса пользователей.
. По программам высшего профессионального образования в Университете ежегодно обучается более 12 000 человек и более 10 000 человек – по программам дополнительного профессионального образования.</span></span></span></span></p>
<p -><span -><span -><span -><span ->ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова – единственный медицинский вуз России, имеющий действующие международные программы двойного диплома (Россия + страна Европейского союза), а также единственный медицинский вуз России, которому присвоена категория «Национальный исследовательский университет».</span></span></span></span></p>
<p -><span -><span -><span -><span ->Миссия Университета заключается в непрерывном повышении вклада Университета в научно-технологическое развитие России, посредством подготовки высококвалифицированных кадров с высоким уровнем исследовательской и цифровой готовности; развитии, внедрении и распространении передовых научных, медицинских, образовательных, цифровых и управленческих технологий; выполнении фундаментальных и прикладных исследований на передовом международном уровне.</span></span></span></span></p>
<p -><span -><span -><span -><span ->Ввиду специфики деятельности, а также большого количество сотрудников ФГАОУ ВО РНИМУ имени Н.И. Пирогова, в рамках работ по цифровой трансформации РНИМУ была определена потребность в построении единой автоматизированной системы документооборота. Перед совместной командой заказчика и подрядчика были поставлены следующие цели:</span></span></span></span></p>
<ul>
<li -><span -><span -><span -><span ->Повышение качества и оперативности работы с документами за счет унификации и автоматизации процессов документационного обеспечения управления</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Повышение качества документов за счет использования единых шаблонов документов и процедур подготовки и согласования</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Внедрение единой Системы автоматизации процессов по работе с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда при работе с содержательной частью документов за счет снижения трудозатрат на рутинные операции по учету и контролю исполнения</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Исключение потерь документов</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Сокращение времени поиска документов и состояния их исполнения</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Обеспечение автоматизированного контроля прохождения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Предоставление инструментов для согласования документов в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Обеспечение своевременного информирования сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Обеспечение возможности оперативного получения информации о состоянии и месте нахождения любого документа</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Обеспечение централизованного хранения документов, а также всех связанных материалов (сопроводительных писем, резолюций, отчетов, результатов согласования и ознакомления и т.п.)</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной (безбумажной) технологии работы с документами.</span></span></span></span></li>
</ul>
<p -><span -><span -><span -><span ->Достичь поставленных целей помогло внедрение решения "1С: Документооборот государственного учреждения 8" (далее - 1С: ДГУ). Партнером для внедрения была выбрана компания ООО «АйТи-Линк».</span></span></span></span></p>
<p -><span -><span -><span -><span ->В результате внедрения программного продукта были автоматизированы следующие бизнес-процессы: </span></span></span></span></p>
<ol>
<li -><span -><span -><span -><span ->Учет и обработка входящей корреспонденции (включая обращения граждан)</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Учет и обработка исходящей корреспонденции</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Учет и обработка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения)</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Организация закупочной деятельности</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Учет командировочной документации</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Учет и обработка служебных записок</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Разработка кадровой документации</span></span></span></span></li>
<li -><span -><span -><span -><span ->Электронная приемка документов</span></span></span></span></li>
</ol>
<p -><span -><span -><span -><span ->Специалистами подрядчика были подготовлены текстовые и видео- инструкции по всем внедренным</span></span><span -><span -> блокам, а также были проведены поэтапные инструктажи персонала работе с 1С: ДГУ, как очные, так и онлайн, а также была выделена линия консультаций пользователей, что позволило оказать всестороннюю помощь пользователям системы в освоении нового для них инструмента для выполнения их ежедневных задач.</span></span></span></span></p>
<p -><span -><span -><span -><span ->Внедрение решения 1С: ДГУ под нужды ФГАОУ ВО РНИМУ позволила пользователям иметь возможность оперативно отслеживать перемещение и статус исполнения документов, и, как следствие, принимать оперативные меры при необходимости, в том числе благодаря автоматическим уведомлениям по индивидуальным настройкам пользователей. Наличие истории документа теперь позволяет проводить необходимый анализ и корректирующие мероприятия, а также избегать конфликтных и спорных ситуаций среди сотрудников. Внедренная схема замещения отсутствующих сотрудников позволяет избежать путаницы и ошибок при выборе согласующих, отдел кадров теперь заносит в 1С: ДГУ информацию по отсутствиям, что снижает количество прямых обращений по данным вопросам от сотрудников в отдел кадров. Благодаря настроенным интеграциям со смежными учетными системами удалось добиться минимального изменения привычного рабочего процесса пользователей.</span></span></span></span></p>
<p -><span -><span -><span -><span ->Считаю, что специалисты ООО «АйТи-Линк» успешно оказали услуги по адаптации и расширению функциональных возможностей программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения 8» под нужды ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова.</span></span></span></span></p>
<p -><span -><span -><span -><span ->Дата ввода системы в промышленную эксплуатацию: 25.12.2023 г.</span></span></span></span></p>
</p>
</div>
<div class=)
Отзыв клиента
