Внедрение 1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион в Липецкой области.

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1. Информация о компании:
Областное бюджетное учреждение Липецкой области «Центр бухгалтерского учета» зарегистрировано 15 января 2019 года. Компании был присвоен ОГРН 1194827000224 и выдан ИНН 4825132005. Основным видом деятельности является деятельность по оказанию услуг в области бухгалтерского учета. Директором компании является Иванова Елена Евгеньевна.

2. Исходная ситуация: В соответствии с реализацией проекта «Централизация бюджетного (бухгалтерского) учета в Липецкой области», ОБУ ЦБУ выполняет функции по централизации бухгалтерского (бюджетного учета), расчета заработной платы и кадрового учета на базе программных продуктов 1С. Основными функциями Заказчика являются: ведение бухгалтерского (бюджетного) учета, составление и предоставление бухгалтерской (бюджетной) отчетности исполнительных органов государственной власти Липецкой области и областных государственных учреждений.
Для повышения эффективности процесса разграничения полномочий между исполнительным органом власти и центром бухгалтерского учета, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота на основе решения 1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион.
Внедренная система должна помочь организовать безбумажный документооборот между ОБУ «ЦБУ» и обслуживаемыми Учреждениями, облегчить поиск нужного документа, ускорить процесс согласования документов, наладить контроль исполнения. Также, система электронного документооборота должна:
• Обеспечивать бесшовную интеграцию с имеющимся системами Заказчика в качестве хранилища документов:
- хранилище электронных образов первичной бухгалтерской документации (накладные, акты, счета, счет-фактуры и т.п.);
- хранилище электронных образов «договорной» бухгалтерской документации для оперативной работы с поставщиками и заказчиками;
- хранилище электронных образов кадровой документации.
• Обеспечивать единую точку входа для ЭДО (юридически значимого электронного документооборота).
• Обеспечивать неформализованный документооборот.
3. Выбор продукта. Выбор программного продукта обусловлен требованиями Технического задания по созданию и внедрению Единой централизованной информационной системы Липецкой области по бюджетному (бухгалтерскому) учету и отчетности, в соответствии с которым была выбрана технологическая платформа 1С: Предприятие. Система электронного документооборота должна быть способна к интеграции в свою среду подсистем, функционирующих на технологической платформе, применяемой Заказчиком и Учреждениями, а также расширение функций уже имеющихся подсистем и обеспечивать возможность интеграции с внешними Системами. Для данных целей Заказчик принял решение о внедрение 1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион.
Цель проекта: Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион осуществляется в рамках проекта «Централизация бюджетного (бухгалтерского) учета в Липецкой области», целями которого являются:
- обеспечение прозрачной информационной среды ведения финансово – хозяйственной деятельности Учреждений;
- унификация бухгалтерского (бюджетного) учета;
- повышения оперативности и качества исполнения бюджетных процессов в частности связанной с бухгалтерским учетом;
- оптимизация расходов Липецкой области на содержание различных систем, подсистем, построенных на различных програмных решениях, сопровождение и поддержку программного обеспечения для ведения бухгалтерского (бюджетного) учета;
- оптимизация деятельности сотрудников Учреждений за счет обеспечения принципа однократного ввода данных;
- оптимизация хранения служебной и отчетной информации, используемой Учреждениями при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета;
- повышение качества информационной поддержки Учреждений при ведении ими бухгалтерского (бюджетного) учета.
- создание условий для дальнейшего развития функциональных возможностей Системы и оптимизации расходов на ее содержание.

4. Результаты проекта:
В результате внедрения Системы достигнуто:
- Повышение эффективности работы Заказчика за счет повышения скорости и качества работы с Учреждениями, ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
- Повышение качества работы с кадровой и бухгалтерской документацией, упрощение процедуры согласования документов, исключение бумажного документооборота;
- Повышение качества управления трудовыми ресурсами за счет контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
- Обеспечение конфиденциальности и безопасности документооборота;
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации.

5. Состояние проекта:
В результате внедрения 1С: ДГУ КОРП.Регион автоматизированы функции:
• Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
- Автоматизация бизнес-процессов
• Документооборот (ECM)
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет рабочего времени
- Учет договоров
Осуществляется сопровождение Системы:
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Произведены индивидуальные и групповые обучения работе с информационной системой ИТС

6. Параметры проекта
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: бюджетное учреждение.
Количество сотрудников(включая филиалы). 6000 человек.
Число автоматизированных рабочих мест(включая филиалы). 250 рабочих мест.
Количество документов, обрабатываемых в год. Около 300 000 документов
Наличие территориально-распределенной СЭД: центральная организация (Заказчик) и 52 филиала (Учреждения).
Обучение. Обучение сотрудников проводилось дистанционно и в очном формате(индивидуальное и групповое обучение).
Осуществляется консультирование по методическим и техническим вопросам работы с программой "1С"

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика