1С:Предприятие 8. Отель

Эффективное управление гостиничными сетями и независимыми отелями любых форматов

ФРОНТ-ОФИС ОТЕЛЯ

Интерактивная графическая карта

Интерактивная графическая карта номерного фонда с новым дизайном и улучшенной производительностью используется для оценки и управления загрузкой, позволяет работать с данными в режиме drag&drop. Масштаб карты настраивается под разрешение экрана и заданный период. Все операции фронт-офиса – поиск, создание брони, заселение, продление, переселение и выписка гостей, смена статусов номеров - доступны из одного окна.

Графический план этажа - альтернативный вариант представления номерного фонда, с указанием расположения номеров на этаже. План этажа позволяет в режиме реального времени отслеживать статусы номеров – занятые, свободные, нуждающиеся в уборке, а также позволяет администраторам отеля быстро и эффективно размещать гостей, учитывая их предпочтения (вид из окна, близость к лифту или наличие балкона).

Цифровое заселение с МАХ

В программе реализована возможность процедуры быстрого поселения гостя с помощью приложения MAX.
Функционал позволяет автоматически заполнить профайл гостя данными документа, удостоверяющего личность, посредством сканирования Цифрового ID в мессенджере MAX.
Поддерживаемые видов документов, удостоверяющих личность:

паспорт РФ,
свидетельство о рождении.

Подробнее о цифровом заселении и цифровом ID.
Инструкция по цифровому заселению в 1С:Отель.

Важно! На рабочем месте к программе должно быть подключено оборудование для сканирования QR-кодов.
Порядок подключения сканера (Mindeo MD6600 HD, Mindeo MP7258, Honeywell 1470G, MERTECH 2310HR P2D USB)

Сканер паспортов и регистрация иностранных граждан

Сканер паспортов. Подключение сканера паспортов ускоряет процесс оформления гостей, упрощает работу ресепшн, экономит бумагу и картриджи. "1С:Отель" сохранит копию паспорта, чтобы администраторы могли в свободное время, обработать их в едином журнале. Обработанные документы автоматически заполняют и обновляют профиль гостя, а также записи в журнале регистрации иностранных граждан. При подключении сканеров паспортов Regula, PassportBox или систем распознавания таких как ABBYY Passport Reader SDk, Content AI и Yandex Vision (приобретаются отдельно) заполнение данных клиента происходит автоматически.

Регистрация иностранных граждан. происходит в соответствии с требованиями закона с формированием записи регистрации. Для регистрации программа печатает уведомление о прибытии/убытии иностранца. Эту форму можно передать в отделение ФМС. 1С:Отель поддерживает выгрузку записей о регистрации иностранных граждан в электронном виде в форматах "Контур", "Скала", "Территория", "Московская безопасность".

Экспресс-заселение

Экспресс заселение. Для ускорения оформления гостя при заезде используется механизм экспресс-заселения по QR Коду. При считывании QR-кода из подтверждения бронировании происходит автоматический поиск брони, заселение и выдача ключа. Таким образом время оформления гостя сокращается до 5 секунд. Такой код в подтверждении получают гости, у которых бронь заранее оплачена и внесены паспортные данные гостя.

Контроль взаиморасчетов

Контроль взаиморасчетов. Система позволяет быстро и удобно вести взаиморасчеты с гостями и контрагентами. С помощью гибких настроек правил начисления счета разделяются по видам услуг, срокам, суммам и т.д. Для контроля задолженности программа учитывает глубину кредита, и сумму нефискальных предавторизаций по карте гостя. Простой механизм оформления авансов и проведения операций через онлайн ККМ (54-ФЗ) сокращает число ошибок и время оформления операций.

Ключевые показатели

Ключевые показатели отеля отображаются на главном экране. Быстрые ссылки открывают доступ к ключевым операциям не более чем в 2 клика.

БРОНИРОВАНИЕ И ПРОДАЖИ НОМЕРОВ

Индивидуальное и групповое бронирование

Индивидуальное и групповое бронирование. Процедура бронирования доступна из разных форм, например, из формы наличия номеров, которая позволяет быстро оценить загрузку, проверить цены, рассчитать и оформить в 2 клика как индивидуальную, так и групповую бронь. Также бронирование можно оформить из карты номерного фонда или плана этажа. В результате клиент может получить подтверждение бронирования, счет с подписью и печатью в течение минуты.

Управление загрузкой и квотами номеров

Управление загрузкой и квотами номеров. Использование механизма квот позволяет выделить часть номерного фонда гостиницы в распоряжение агента (туроператора). При этом номера, выделенные в квоту, можно снять с продажи и заселять в эти номера гостей только по заявкам агента. Система позволяет создавать "мягкие" и "жесткие" квоты. Дата освобождения квоты контролируется автоматически, что повышает возможность продать номер напрямую.

Управление каналами продаж реализовано в интеграции с ченнел-менеджерами (Channel Manager), которые созданы для упрощения и эффективной работы сотрудников, поддержания актуальной стоимости размещения на онлайн-платформах; консолидации данных о наличии номеров, снижения вероятности овербукинга, выбора наиболее выгодных каналов продаж в соответствии с загрузкой и рыночными условиями. В дополнение к OTA Gateway (Bnovo), TravelLine, AvailPro, SiteMinder в 1С:Отель есть возможность управлять каналами продаж в интеграции с ченнел-менеджерами Igloorooms, Uhotels, "Бронируй онлайн".

Управление тарифами и динамические тарифы

Управление тарифами. Система управления тарифами позволяет реализовать гибкие схемы по продаже гостиничных услуг, а календарь управления уровнем цены и ограничениями по тарифу - вести адаптивную сбалансированную ценовую политику.

Динамические тарифы. Система поддерживает создание динамических тарифов с автоматическим изменением цены в зависимости от % загрузки отеля или номеров определенной категории, длительности периода размещения или иных настраиваемых факторов.

Специальные предложения

Специальные предложения – новый справочник в программе "1С:Отель". Функционал справочника направлен на решение ряда задач, главной из которых является уменьшение количества тарифов. При наличии в гостинице постоянно действующих акций и скидок нет необходимости создавать новые промотарифы - все условия применения скидок, специальных условий (повышение категории номера, предоставление дополнительного питания, бесплатное размещение гостей и т.д.), а также период действия можно указать в специальном предложении. Специальное предложение можно применять многократно, достаточно указать периоды действия.

ПРОДАЖИ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ УСЛУГ

Бронирование ресурсов

Бронирование ресурсов. Система позволяет осуществлять бронирование ресурсов отеля: банкетных и конференц-залов, комнат переговоров, кабинетов, спортивных помещений, саун, бань и др. Бронирование осуществляется в специальной форме брони ресурса, "1С:Отель" позволяет создавать записи броней, вести журнал записи броней ресурсов, отслеживать актуальную информацию по загрузке в календаре ресурсов, вести взаиморасчеты и контролировать оплату услуг по ресурсам.

Подсистема "Заказы", депозиты и кредит

Подсистема "Заказы" позволяет оформлять заказы дополнительных услуг. По каждому заказу отслеживается статус заказа вплоть до исполнения, поддерживаются различные сценарии оплаты. Например, при заказе такси можно записать сумму на номер или оплатить наличными водителю. Заказ сохранит всю необходимую информацию, включая место встречи и количество детских кресел.

Депозиты и кредит. Для эффективной работы с заказами возможно несколько сценариев оформления заказов в соответствии с политикой отеля: с установкой требования внесения обязательного депозита, с установкой лимита кредита в лицевом счёте гостя на определённую сумму, с закрытием заказа на любую сумму без депозита

Киоск

Киоск. Специальное рабочее место "Киоск" используется для быстрого оформления чеков при продаже товаров и услуг как проживающим гостям, так и клиентам, не заселенным в отеле. "Киоск" поддерживает продажу (выбытие) маркированных товаров в соответствии с требованиями системы "Честный знак", а также оплату через СБП.

Услуги питания, Spa и фитнес

Услуги питания. Автоматизация обслуживания гостей в точках питания реализована в интеграции с 1С:Ресторан или другими внешними системами. POS-система ресторана получает данные о клиенте, его скидках, лимитах и балансе и учитывает при оформлении заказа. Обратно в 1С:Отель из POS-системы автоматически предается на счет гостя, включая детализацию заказа по позициям. Упрощение расчетов и удобство для гостя повышает средний чек в отеле и, в тоже время, контролирует своевременную оплату всех счетов. Spa и фитнес-услуги. Автоматизация обслуживания гостей в точках питания реализована в интеграции с 1С:Фитнес клуб или 1С:Spa-салон. 1С:Отель позволяет формировать единую расчетную карту гостя и консолидирует все данные об оплатах.

ПОВЫШЕНИЕ ЛОЯЛЬНОСТИ ГОСТЕЙ

Управление скидками и автоназначение скидок

Управление скидками Система поддерживает работу с простыми и накопительными скидками. Есть возможность задать индивидуальную шкалу для разных наборов услуг для повышения их привлекательности и стимулирования продаж. Накопительные скидки автоматически учитывают сумму продаж, число заездов или число ночей по клиентам и применяют соответствующий уровень. Автоназначение скидок. Система проследит за суммой продаж, ночей или заездов по клиенту и автоматически сменит тип скидки у гостя. При этом менеджер получит уведомление со списком гостей и их новыми уровнями в программе лояльности.

Бонусы

Бонусы. Система накопит бонусы по правилам отеля. Чтобы их потратить гостю нужно вернуться, что повышает возвратность и лояльность гостей. 1С:Отель не только учитывает бонусы, но и предоставляет интерфейс для использования бонусов во внешних системах, что позволит построить полную и удобную для гостя систему.

Рассылки

Рассылки. Автоматизируйте рутинные, но полезные для гостей уведомления и повышайте вовлеченность гостя и узнаваемость бренда. Например, уведомление о бронировании, уведомление об поступлении оплаты, напоминание о сроках оплаты, приглашение заполнить паспортные данные и получить возможность экспресс заселения, полезная информация об отеле накануне заезда, сбор отзывов после выезда.

Подключение внешних сервисов лояльности

Подключение внешних сервисов лояльности. В программе поддержана новая интеграция с внешним сервисом лояльности PremiumBonus, позволяющим создавать персонализированные предложения, активизировать покупательскую активность гостей, а также с системой TL Loyalty – в которой гость получает баллы за проживание для возможной дальнейшей оплаты проживания в модуле бронирования.

ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОТЫ ГОРНИЧНЫХ

Управление статусами номеров.

Управление статусами номеров. Система позволяет управлять статусами номеров, в соответствии с технологическими процессами номера имеют следующие статусы:
Подготовленный к заезду номер имеет статус "свободный, чистый".
В день заезда гостя статус номера меняется на "занятый, чистый".
На следующий день номер становится грязным, и он по-прежнему занят гостями – статус "занятый, грязный".
Горничная проводит уборку, что возвращает номер в состояние "занятый, чистый". Так продолжается каждый день, пока гости живут в номере.
В день выезда гостя статус изменится на "свободный, грязный".
Горничная проводит уборку ставит статус "свободный, чистый".

Удобный отчет для горничных покажет какие работы в каком номере нужно выполнить и поможет даже небольшим отелям где в штате нет супервайзера для контроля работ. Также система позволяет планировать работу и выдавать задания индивидуально для каждого сотрудника.

Распределение работ

Распределение работ. Специальное рабочее место Супервайзера используется для назначения работы горничным, и печати персонального плана работ на день.

Чат-ботом Telegram

Чат-бот (Telegram , МАХ). Для управления состоянием номеров, а также координации работ горничных и сотрудников инженерной службы с мобильного телефона поддерживается работа с чат-ботом Telegram. Роли сотрудников чат-боте: Горничная, Супервайзер, Инженер. Чат-бот позволяет выполнять все операции по управлению статусами номеров, отслеживанию работ и неисправностями с мобильного телефона. Новые иконки, эмодзи и улучшенный интерфейс делают работу с чат-ботом интуитивной, понятной и эффективной.

Начиная с версии 9.2.6 чат-бот поддерживается в мессенджере МАХ Подробнее о настройке чат-бота в МАХ в инструкции.

Учет материалов

Учет материалов. По каждому виду работ система рассчитает плановый и фактический расход материалов и номенклатуры. Нормативы задаются по видам работ на категорию номера или на номер. Специальный отчет рассчитает какой должен быть оборот материалов и принять правильные решения по мотивации горничных.

ТОЧНАЯ ОТЧЕТНОСТЬ , УМЕНЬШЕНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Ключевые гостиничные показатели

1С:Отель рассчитывает ключевые показатели работы отеля, такие как: выручка на номер (RevPAR), Загрузка, Средняя цена (ADR), средняя продолжительность проживания (ALS), сумма продаж.
Отчеты легко настраиваются и позволяют анализировать работу отеля в различных разрезах. Отчеты помогут ответить на вопросы: Какие клиенты приносят больше выручки, какие каналы работают лучше, сколько было повторных гостей, как быстро продаются номера в этом году и т. д.

Любой отчет может быть включен в рассылку по расписанию в формате Excel или pdf и предоставить руководителю своевременный автоматический расчет.

Регламентированные отчеты

Также в системе предусмотрен набор регламентированных для предприятий гостиничного бизнеса отчетов: Журнал регистрации иностранных граждан, РОССТАТ Форма №1 (КСР) квартальная, РОССТАТ Форма №1 (КСР) годовая, РОССТАТ Сведения о кол-ве иностранных граждан по целям визита квартальная.

Контроль оплаты счетов и автоматическая рассылка напоминаний

Контроль оплаты счетов. Счета на оплату выставляются очень быстро и просто как на группу гостей, так и на отдельный номер или мероприятие. По каждому счету система отслеживает статус и срок оплаты.

Автоматическая рассылка напоминаний об оплате дополнительно сокращает время обработки счетов. 1С:Отель по неоплаченным счетам автоматически отправляет напоминание о сроке оплаты. Если же счет не был оплачен вовремя, то бронь автоматически аннулируется, номера снова попадают в продажу и сокращается простой номеров.

Интеграция с бухгалтерией

Интеграция с бухгалтерией. Обмен данными с 1С:ERP Управление предприятием , 1С:Комплексная автоматизация, редакция 2 и 1С:Бухгалтерия. Все счета выгружаются в бухгалтерию, обратно загружаются платежи. Таким образом менеджер отеля получает своевременную информацию об оплате счета, и процесс контроля не отнимает много времени.

Кроме того, такой обмен данными позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет (в соответствии с РСБУ) без повторного ввода информации о работе отеля.

ИНТЕГРАЦИИ

Интеграция и единый счет гостя. Обмен данными с 1С:Салон красоты, 1C:SPA-Салон, 1С:Фитнес клуб и 1С:Ресторан. В поставку включены веб и http сервисы, которые помогут интегрировать все системы в единое информационное пространство и предоставить гостю возможность оплатить любой свой заказ в одном месте – на ресепшн отеля.
В системе предоставляется готовый интерфейс для интеграции с такими системами* как:

Электронные замки

Сканеры паспортов Regula, PassportBox и системы распознавания ABBYY Passport Reader SDk,Content AI и Yandex Vision

Менеджеры каналов продаж (Channel Manager)
Bnovo, TravelLine, AvailPro, SiteMinder, Igloorooms, Uhotels, "Бронируй онлайн" (необходима подписка на сервис правообладателя)

Чат-бот Telegram для сотрудников отеля

CRM-система Битрикс24

Системы лояльности (PremiumBonus, TL Loyalty)

Системы интерактивного ТВ

Умная колонка "Яндекс Алиса"

*Если необходимой вам интеграции в списке нет, то она может быть реализована разработчиком 1С:Отель под заказ (необходима как сама возможность интеграции новой системы с другими, так и наличие открытого протокола обмена данными, оборудования и программного обеспечения для реализации интеграции).

ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ СЕТЬЮ ОТЕЛЕЙ

Учет по нескольким отелям в одной базе

Поддержка различных схем построения сети с обменом данных в режиме онлайн

Единая база клиентов и единая отчетность для сети отелей

Учет по нескольким организациям (позволяет балансировать выручку по номерам или услугам)

Поддержка работы с несколькими ККМ, контроль разделения начислений по фирмам, корректная выгрузка в бухгалтерию

Тонкий и веб-клиент позволят автоматизировать сеть отелей с помощью простой и удобной установки одной базы данных

Правила обмена, позволяющие настроить УРИБ и построить сеть отелей, подчиненных центральному узлу с общей базой клиентов и единой отчетностью в центре, при этом, работающими независимо от стабильности соединения с Интернет.