"1С:Документооборот 8" помогает компании "Дорстройсервис-Уфа" выигрывать больше тендеров и осваивать новые региональные рынки

Специалисты "Софт-Сервис" завершили внедрение системы "1С:Документооборот 8 КОРП" в компании "Дорстройсервис-Уфа", являющейся одним из ведущих поставщиков хозтоваров в Башкортостане. В результате проекта существенно ускорилась обработка заявок на участие в тендерах, исключена утеря конкурсной документации. Компания вовремя и в полном объеме формирует и предоставляет заказчикам все необходимые для участия в торгах данные. Появилась возможность получать статистику побед и проигрышей в тендерах, анализировать причины неудач и разрабатывать меры для их предотвращения в будущем. В результате компания смогла выигрывать больше тендеров. География региональных продаж расширилась.

ООО "Дорстройсервис-Уфа" с 1995 года занимается комплексным снабжением предприятий товарами хозяйственного назначения. На данный момент ассортиментный портфель компании включает более 5000 наименований товаров. Постоянными заказчиками компании являются учреждения здравоохранения, образования, общественного питания, жилищно-коммунальные хозяйства, торговые фирмы и множество других муниципальных и коммерческих организаций.

Основное количество поставок ООО "Дорстройсервис-Уфа" выполняет на основании выигранных тендеров, которые проводятся на электронных площадках России. Для работы с тендерами в компании была специально разработана четкая схема обработки заявки на торговой площадке, которая включает в себя: расчет себестоимости закупки и доставки товаров, оценку целесообразности поставок, оформление документации для участия в тендере, поставку товаров по выигранным тендерам. Ранее вся собранная информация фиксировалась на стандартном бумажном бланке, к которому прикреплялись дополнительные документы технического задания. Обработкой заявок одновременно занималось большое количество сотрудников. При этом заявки на участие могли теряться, задерживались сроки расчета себестоимости и подготовки конкурсной документации. В итоге компания не всегда успевала собрать нужную документацию для участия в конкурсах, зачастую данные предоставлялись не полностью или не своевременно.

Для того чтобы повысить эффективность работы по тендерам руководство компании решило внедрить систему электронного документооборота, которая позволила бы ускорить обработку заявок, упростить формирование конкурсной документации и обеспечить своевременную подготовку полного свода документов по запросам организаторов торгов. Кроме того, эта система должна была поддерживать интеграцию с решением "1С:Управление торговлей 8", успешно использующимся в компании для оперативного учета.

В качестве программного продукта для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала группа компаний "Софт-Сервис".

Всего за три месяца система была развернута на 59 рабочих местах в отделе продаж, включающем три подразделения розничных, городских и региональных продаж, директорате, отделе конкурсных продаж, коммерческом и транспортно-экспедиционном отделах.

Ключевые итоги проекта:

• Все заявки на участие в тендере теперь хранятся в системе в структурированном виде, в зависимости от результатов тендера. В любой момент времени можно получить всю необходимую информацию по каждому тендеру или аукциону. Утеря документов исключена, а руководство компании избавилось от необходимости нанимать дополнительных сотрудников для работы с архивными бумагами.
• Система интегрирована с решением "1С:Управление торговлей 8", настроена синхронизация (по запросу) нормативно-справочной информации о контрагентах. Это экономит время сотрудников и позволяет избежать ошибок при заполнении документов.
• Правила обработки заявок унифицированы и четко регламентированы. В системе для каждого документа назначается ответственный за его подготовку. При редактировании формы документа к заполнению обязателен ряд полей, закрепленных за тем или иным специалистом. Каждый сотрудник, участвующий в работе с документом, может заполнить только свою часть и только на определенных регламентом этапах. При этом система позволяет контролировать все стадии обработки документа. В результате документы оформляются быстро, в полном объеме и без ошибок. Бланки документов, которые ранее заполнялись в течение часа, теперь формируются за 10 минут.
• Специалисты отдела конкурсных продаж смогли направить освободившееся время на поиск новых тендеров и клиентов и подготовку конкурсной документации. Сотрудники получили дополнительную мотивацию для работы за счет прозрачности, открытости и доступности данных. Качество отработки конкурсов улучшилось.
• Все это помогло увеличить количество выигранных конкурсов, компания начала осваивать новые региональные рынки.

В дальнейшем планируется автоматизировать работу с заявками на поставку товара по выигранным тендерам, а также подписание контрактов по ним с заказчиками.

Итоги проекта комментирует коммерческий директор ООО "Дорстройсервис-Уфа" Думинов Сергей Валерьевич: "С внедрением системы мы получили три основных преимущества. Первое - время, второе - контроль, третье - электронный документооборот. Через полгода после запуска системы в эксплуатацию мы провели опрос сотрудников и получили единогласное мнение: внедрение программы было правильным решением".

Фаттахов Ринат Салаватович, руководитель отдела продаж ООО "Дорстройсервис-Уфа": "Считаю, что внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" стало самым важным серьезным решением в 2014 году. Это позволило нам упростить весь процесс документооборота, появилась некая шаблонность и возможность анализа, которые облегчили для руководителей принятие решений по участию в тендерах. Автоматизация позволила нам больше продавать. Для новых сотрудников деятельность компании в области конкурсных продаж стала более понятной и прозрачной. Сегодня у нас весь процесс работы с тендерами превратился в своего рода "конвейер", который уже никому не дает расслабиться. С нетерпением ждем, когда запустят остальные блоки!"

Общество с ограниченной ответственностью "Дорстройсервис-Уфа" с 1995 года занимается комплексным снабжением предприятий товарами хозяйственного назначения, и на сегодняшний день ассортимент составляет более 5000 наименований. Качество предлагаемой продукции, оптимальные цены и удобство работы уже оценили многие заказчики. Обязательность в выполнении договоров, индивидуальный подход, широкая номенклатура товаров, прямые поставки от производителей и гибкая система скидок - все это позволяет расширять круг постоянных клиентов.
Контактная информация: 
Адрес: 450000, Россия, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Степана Злобина, 31/1
Телефон / Факс: (347) 291-24-58
http://hozlider.ru/

ГК "Софт-Сервис" - первый региональный центр профессиональной автоматизации предприятий в Республике Башкортостан. Работает в области информационных технологий и автоматизации с 2002 года. Входит в топ-лист крупнейших франчайзи "1С" в РБ. В компании трудятся более 65 специалистов, обладающих сертификатами "1С:Профессионал" и "1С:Специалист". Является кандидатом в "1С:ЦентрERP" по производству, строительству и торговле. Обладает статусами "1С:Консалтинг", "Центр корпоративной технологической поддержки 1С", "Центр сетевой компетенции 1С". Единственный партнер 1С в РБ, обладающий статусом "Центр сопровождения программ и информационных продуктов фирмы 1С".Система менеджмента ООО ГК "Софт-Сервис" соответствует международному стандарту качества ISO:9001:2014.
Контактная информация: 
Адрес: Россия, 450071, г. Уфа, ул.50 лет СССР, д. 39, корп.1А
Телефон / Факс: (347) 248-90-48
http://www.soft-servis.ru/
Информация для СМИ: Денис Семенов, специалист отдела внедрения, телефон (347) 248-90-48.