Автоматизация документооборота с помощью программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в ООО "Ситрас"
ООО "Ситрас"
Компания CEETRUS, входящая в состав Auchan Holding совместно с Auchan Retail и Oney Bank, основана в 1976 году и в настоящее время владеет и управляет 380 объектами торговой недвижимости в 12 странах Западной и Восточной Европы и Азии. В России CEETRUS управляет 37 торговыми центрами в Москве, Санкт-Петербурге, Волгограде и других крупных городах страны, а также занимается девелопментом и редевелопментом торговых объектов и инвестициями в активы в сфере коммерческой недвижимости. В портфеле компании свыше 150 000 кв.м. торговых площадей и 1230 партнеров-ритейлеров.
В работе мы сталкиваемся с большим количеством тендерных процедур. Ранее все согласования у нас осуществлялись посредством почты, что конечно не могло обеспечить контроль исполнительской дисциплины и прозрачность всего процесса, таким образом согласование договоров затягивалось на длительное время, документы могли теряться.
Мы приняли решение о внедрении программного продукта "1С:Документооборот КОРП" с целью повышения контроля исполнительской дисциплины, автоматизации процесса выбора поставщиков, достижения прозрачности бизнес-процесса согласования договоров, также чтобы исключить возможность утери документов и сократить время, затрачиваемое на их поиск и оформление.
В качестве партнера по внедрению, методологической поддержке и консультационным услугам была выбрана компания «Аксиома-Софт», имеющая большой опыт проектов внедрения данной системы и статус Центра компетенции по документообороту.
Проект смог закрыть все наши вышеперечисленные потребности. В настоящее время все условия договора успешно выполнены в полном объеме, осуществляется постпроектное сопровождение. В дальнейших планах развития системы – увеличение количества бизнес-процессов, требующих контроля исполнения.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
Компания CEETRUS, входящая в состав Auchan Holding совместно с Auchan Retail и Oney Bank, основана в 1976 году и в настоящее время владеет и управляет 380 объектами торговой недвижимости в 12 странах Западной и Восточной Европы и Азии. В России CEETRUS управляет 37 торговыми центрами в Москве, Санкт-Петербурге, Волгограде и других крупных городах страны, а также занимается девелопментом и редевелопментом торговых объектов и инвестициями в активы в сфере коммерческой недвижимости. В портфеле компании свыше 150 000 кв.м. торговых площадей и 1230 партнеров-ритейлеров.
Что послужило причинами для внедрения системы автоматизации:
- большой поток тендерно-договорной работы;
- отсутствие прозрачности бизнес-процессов по тендерной процедуре;
- сложности заключения договоров в связи с большим количеством условий их заключения;
- отсутствие эффективных инструментов взаимодействия и согласования внутри компании (отсутствие системы уведомлений, контроля исполнительской дисциплины);
- сложность процесса выбора поставщиков.
Какие цели были поставлены:
- автоматизировать тендерную процедуру (автоматизировать процесс выбора поставщиков);
- сократить время и трудозатраты на поиск и оформление документов
- сократить ручные операции
- повысить прозрачность бизнес-процессов по заключению договоров.
Как руководство подходило к выбору системы, почему выбрало для автоматизации "1С:Предприятие":
Было внедрено 1С:Управление холдингом. Для простоты интеграции было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот КОРП». Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:
- методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке;
- оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
- возможность использования имеющихся в Компании лицензий «1С:Предприятия 8»;
- существующая IT-инфраструктура;
- гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.
Партнером по внедрению программного продукта, методологической поддержке и консультационным услугам была выбрана компания «Аксиома-Софт» – официальный партнер фирмы «1С», Центр компетенции по документообороту. «Аксиома-Софт» имеет многолетний опыт ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе "1С:Предприятие".
В настоящее время все условия договора успешно выполнены в полном объеме, осуществляется постпроектное сопровождение. Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП" позволило автоматизировать тендерную процедуру, упростить процесс выбора поставщиков и повысить прозрачность этого процесса. В дальнейших планах развития системы – увеличение количества бизнес-процессов, требующих контроля исполнения.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Продажа выбранных программных продуктов
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика