Поставка и помощь во внедрении «1С:Документооборот 8 КОРП» в ООО «КорсГрупп»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Исходная ситуация
Руководству компании была необходима информационная система, которая позволила бы наладить эффективный контроль исполнительской дисциплины в 2-х управляющих офисах и 28 дилерских центрах. В частности, требовалось перевести в электронный вид все устные поручения и распоряжения и отслеживать выполнение задач.
Кроме того, компания нуждалась в единой базе автоматизации бизнес-процессов. Ранее автоматизация в «КорсГрупп» носила островной характер. В системе БИТ.Финанс велись договоры, базы контрагентов, счета, сроки оплаты. Отдельная часть договоров оставалась в бумажном виде. В системе Gandiva ставились сервисные задачи. При этом взаимосвязь между исходным документом (например, «Заявкой на замену оборудования») и сформировавшимся на его основе договором, поручением (договором на закупку оборудования — в нашем случае) отсутствовала. Клиенту нужна была система, которая позволила бы связать в единые цепочки все типы документов и отслеживать исполнительскую дисциплину по процессам в целом.

Выбор продукта:
Выбор пал на «1С:Документооборот 8 КОРП», поскольку у руководства был успешный опыт использования данной системы в прошлом. Функционал «1С:Документооборот» максимально полно перекрывал текущие потребности предприятия, в том числе обеспечивал возможность наладить эффективное взаимодействие между головным офисом «КорсГрупп» и 28 дилерскими центрами.

Решение:
В рамках реализации проекта IT-интегратор «СофтЭксперт» выполнял функции наставника, оказывая практическую и методическую помощь штатной команде программистов-внедренцев «КорсГрупп» и осуществляя технический надзор.
По методической части специалистами «СофтЭксперт» были выполнены следующие работы:
• предоставление перечня документов, которые должны быть на предприятии (положение об электронном документообороте, политика безопасности, инструкции и т.д.);
• настройка классификаторов;
• проектирование прав доступа;
• методическая помощь штатной команде программистов «КорсГрупп» в разработке необходимых типов документов и форм отчётности.
По технологической части сотрудниками «СофтЭксперт» были выполнены все первичные настройки ПО. Опытные внедренцы на практике показывали IT-специалистам со стороны клиента, как подключить определённые виды документов, настроить маршруты движения документов, справочную информацию, права доступа. По заданному образцу под методическим надзором наставников работу продолжали программисты «КорсГрупп».
Доработку конфигурации под специфику бизнес-процессов предприятия и интеграцию «1С:Документооборот» с используемыми в автохолдинге системами (БИТ.Финанс, внутренними базами каждого из 28 дилерских центров и др.) команда проекта со стороны клиента взяла на себя. «СофтЭксперт» оказывал здесь исключительно методическую поддержку.

Результаты проекта:
Система развёрнута на 300 рабочих местах в 2-х административных корпусах и 28 дилерских центрах «КорсГрупп». СЭД охватывает всю управленческую структуру предприятия: отдел продаж, отделы сервисного обслуживания клиентов, службу маркетинга, юридический отдел, бухгалтерию, отдел системного администрирования, службу экономической безопасности, департамент экономики, отдел администрирования страховых взносов и др. 150 АРМ приходятся на два административных корпуса «КорсГрупп», остальные 150 распределены между дилерскими центрами. В среднем в ДЦ автоматизировано по 5 рабочих мест. Это места директоров ДЦ, руководителей отделов продаж, руководителей сервисных центров, руководителей отделов закупок запчастей и т. п.
На базе ПП «1С:Документооборот» реализован эффективный механизм контроля исполнительской дисциплины. Руководители высшего и среднего звена получили возможность в рамках «единого окна» отслеживать исполнение задач по всем типам документов: приказам, распоряжениям, сервисным задачам (от сервиса Gandiva было решено полностью отказаться), договорам, входящей и исходящей корреспонденции.

Состояние проекта:
Система сдана в промышленную эксплуатацию. Продолжаются работы по автоматизации документооборота в отдельных дилерских центрах «КорсГрупп».

Параметры проекта
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников. 640
4. Число автоматизированных рабочих мест. 300
5. Наличие территориально-распределенной СЭД. Да, автоматизировано 2 географически удалённых друг от друга административных корпуса и 28 дилерских центра из 4 городов ЦФО.
6. Обучение. Обучение сотрудников проводилось на рабочих местах собственными силами проектной команды со стороны клиента.
7. Осуществляется ли сопровождение. Да, на первых этапах после запуска СЭД активно оказывается консультативная помощь по электронной почте и по телефону, а также практическая помощь в рамках авторского надзора.

Автоматизированные функции:
Делопроизводство
Работа с договорами
Работа с файлами
Процессы движения документов
Учёт и контроль исполнения поручений
Формирование отчётности
Разграничение прав доступа

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика