Оптимизация документооборота с последующей автоматизацией на базе "1С:Документооборот для Казахстана" в строительной компании ТОО "Велесстрой"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ТОО Велесстрой (Республика Казахстан) - дочерняя компания ООО «Велесстрой» (далее – Компания).
Российская строительная компания, один из лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты ООО «Велесстрой» расположены по всей территории Российской Федерации. Деятельность Компании строится на принципах максимально эффективного, качественного и своевременного удовлетворения потребностей клиентов, использования высокотехнологичных и самых передовых инженерных решений, безусловного соблюдения стандартов и правил в области природопользования, экологической безопасности, охраны окружающей среды.

Что послужило причинами для внедрения системы автоматизации:
- сложная система акцептации договорной и согласования операционной деятельностей;
- необходимость реализации документооборота (согласование и подписание договоров, документов прочих объектов \ действий) в одной информационной среде;
- необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов;

Какие цели были поставлены:
- сократить физический документооборот;
- закрыть требования по выработке ролей и процессов (маршрутов) создания договоров и спецификаций с дальнейшим подписанием созданных объектов;
- выработать маршрут создания и согласования заведения и проверки СБ новых контрагентов;
- настроить согласование обеспечения производственного процесса строительными материалами, настроить связи соответствующих закупок со статьями БДР;
- настроить сложный путь согласования расходования денежных средств.

Как руководство подходило к выбору системы, почему выбрало для автоматизации "1С:Предприятие":
При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе «1С:Предприятие 8». Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот для Казахстана». Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:
- методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке;
- оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
- возможность использования имеющихся в Компании лицензий «1С:Предприятия 8»;
- существующая IT-инфраструктура;
- гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.

Партнером по внедрению программного продукта, методологической поддержке и консультационным услугам была выбрана компания «Аксиома-Софт» – официальный партнер фирмы «1С», Центр компетенции по документообороту. «Аксиома-Софт» имеет многолетний опыт ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе "1С:Предприятие".

Спецификой работы и требований к системе автоматизации для данного предприятия является сложная система акцептации договорной деятельности и сложная система согласования операционной деятельности.

Как решили задачу с помощью автоматизации:
Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8" позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:
- ведение номенклатуры дел;
- учет и хранение документов;
- обработка входящей/исходящей документации;
- обработка распорядительной документации;
- создание, согласование и акцептация договоров / контрагентов;
- создание процесса по согласованию 6 объектов системы.

Произведена настройка интеграции с "1C:ERP Управление предприятием", в котором создаются документы и справочники, требующие обработки в конфигурации "1С:Документооборот":
1. Контрагенты
2. Договоры
3. Спецификации (соглашения)
4. Заказ материалов в производство
5. Тендер (созданный объект)
6. Заказ поставщику

Основные результаты данного проекта:
- сокращено время согласования документов, сокращены избыточные действия в документных процессах и рутинная работа;
- поскольку все процессы стали вестись в одной информационной среде, видна полная цепочка ответственных пользователей;
- увеличена скорость выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
- значительно ускорен поиск документов за счет их хранения в единой базе данных.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика