Оптимизация документрых процессов с последующей автоматизацией на базе "1С:Документооборот КОРП" в строительной компании ООО "Велесстрой"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

ООО «Велесстрой» (далее – Компания).
Российская строительная компания, один из лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты ООО «Велесстрой» расположены по всей территории Российской Федерации.
Помимо центрального офиса в Москве Компания на момент обследования имела 40 строительных площадок.

Что послужило причинами для внедрения системы автоматизации:
Методическая часть проектных работ:
1) Необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов.
2) Наличие пробелов в процессах получения и обработки документов разных видов, как следствие – потери документов при их передаче между участниками документооборота.
3) Необходимость пересмотра распределения ответственности структурных подразделений, участвующих в процессах документооборота Компании.

Автоматизация процессов документооборота:
4) Недостаточная емкость, скорость и надежность работы имеющейся информационной системы, используемой для хранения документов Компании.
5) Неполный охват этой системой всех категорий документов Компании.
6) Высокая информационная фрагментированность бизнес-процессов появления / создания и использования документов Компании.

Какие цели были поставлены:
Методическая часть проектных работ:
1) Оценка готовности Компании к автоматизации документных процессов и использованием «1С:Документооборота 8 КОРП».
2) Выработка рекомендаций по рационализации документооборота и подготовке документных процессов Компании к автоматизации.
3) Проектирование целевой модели документооборота с учетом типового функционала «1С:Документооборота 8 КОРП», требований российского законодательства и лучших практик в сфере управления документами.

Автоматизация процессов документооборота:
4) Повышение удобства работы с документами Компании.
5) Сокращение времени и ресурсов на поиск, обработку и хранение документов.

Как руководство подходило к выбору системы, почему выбрало для автоматизации "1С:Предприятие":
При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе «1С:Предприятие 8». Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП». Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:
1) Методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке.
2) Оптимальная стоимость внедрения и сопровождения.
3) Возможность использования имеющихся в Компании лицензий «1С:Предприятия 8».
4) Существующая IT-инфраструктура.
5) Гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.

Партнером по внедрению программного продукта, методологической поддержке и консультационным услугам была выбрана компания «Аксиома-Софт» – официальный партнер фирмы «1С», Центр компетенции по документообороту. «Аксиома-Софт» имеет многолетний опыт ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе "1С:Предприятие".

Одной из отличительных особенностей программного продукта «1С:Документооборот 8» является качественное и обширное методическое сопровождение проектов внедрения систем электронного документооборота. Фирмой «1С» разработана методика постановки документооборота: от аудита текущих процессов работы с документами до проектирования целевой модели системы управления документами, соответствующей потребностям предприятия. Методика положительно зарекомендовала себя и успешно применяется на российских предприятиях.
Методические услуги были оказаны строго по методике фирмы «1С»: «1С:Методология управления документами».

В чем заключается специфика работы и требований к системе автоматизации для данного предприятия/отрасли, наиболее значимые для автоматизации моменты:
Специфика работы продиктована сложной организационной структурой Компании, которая представляет собой многоуровневое дерево: 97 отделов, подчиненные 7 дирекциям, удаленные подразделения (строительные площадки). Была поставлена задача реализовать сквозной и прозрачный документооборот между подразделениями Компании.

Для решения поставленной задачи решено провести детальную предварительную проработку документных процессов до начала настроек информационной системы. Результат методических работ – проектное решение, направленное
- на использование типового функционала системы;
- корректировку действующих процессов с учетом законодательных и нормативно-правовых требований;
- рационализацию действующих процедур (унификация видов документов, сокращение избыточных или ошибочных действий в процессах обработки документов).

Особенностью методических работ стал значительный объем первичных данных, полученных методологами в ходе обследования документооборота Компании. Для сбора и обработки такого объёма данных применяется методика фирмы «1С».

Состояние внедрения:
Успешно завершено внедрение, система находится на сопровождении.

Описание автоматизированных участков и бизнес-процессов:
Совместно фирмой «1С» и компанией «Аксиома-Софт» выполнены работы:
1) Описаны действующие процессы документооборота Компании;
2) Даны рекомендации по улучшению процедур работы с документами для подготовки Компании к автоматизации.
3) Сформирована целевая модель документооборота в разрезе:
- работы с входящей и исходящей корреспонденцией;
- распорядительной деятельности Компании;
- протокольных мероприятий (заседаний и совещаний);
- работы с информационно-справочными документами;
- контроля исполнительской дисциплины;
- хранения бумажных документов.

Компанией «Аксиома-Софт» выполнено внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» в соответствии с проектным решением.
Автоматизировано:
- ведение номенклатуры дел;
- учет и хранение документов;
- обработка входящей/исходящей документации;
- обработка распорядительной документации;
- автоматизация бизнес-процессов по направлениям деятельности.

Результат рационализации документооборота:
- унифицирован видовой состав используемых документов (количество видов документов сократилось с 88 до 50);
- предложена иная классификация видов документов для удобства стандартизации документооборота;
- часть документов переведена в электронный вид;
- выстроена система контроля исполнительской дисциплины;
- рационализированы маршруты обработки документов (исключены избыточные действия, сокращено количество маршрутов обработки с 370 до 100);

В целом рационализация документооборота была направлена на сокращение операционных рисков, которые связаны с неадекватными внутренними процессами, работой информационных систем и действиями сотрудников.

Результат автоматизации документооборота:
Повысилось удобство работы с документами Компании, уменьшилось количество потерянных документов, в разы ускорились процессы согласования документов и увеличилась скорость поиска необходимых документов.

Планы дальнейшего развития системы:
Тиражирование системы на удаленные подразделения и представительства.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе