Организация электронного архива и визирования документов компании ООО "РУССОБАЛТ" в "1C:Document Management 8"

Автоматизированы следующие функции:

  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ООО "РУССОБАЛТ" занимается консультированием по вопросам коммерческой деятельности и управления, У компании большой поток юридической документации.

Цели:
• Организация процесса формального визирования документов (утверждение бюджетов, согласование договоров, протоколов встреч) уполномоченными лицами и сохранение истории визирования. Предварительное согласование документов выполняется за рамками Системы.
• Организация единого архива документов с разграничением прав доступа

Дополнительные требования:
• Подписание ЭЦП провайдером Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1 с алгоритмом хеширования sha-256.
• Наличие английского интерфейса.
• Ограничение доступа исполнителя к рабочей среде. Внедрение силами заказчика.

Рекомендован продукт "1C:Document Management 8", который позволяет организовать архив документов, гибко настраивать маршруты согласования, имеет английский интерфейс, работает с провайдером Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1 (правда только с алгоритмом sha-1).

Заказчику предложен общий план проекта и в дальнейшем выполнены работы близко к этому плану.

1) Обследование
• Проработка текста первоначального требования к системе для детального выявления функциональных требований.
• Интервьюирование ключевых пользователей ДО.
• Описание и согласование с ключевыми пользователями функциональных требований, включая описание всех типов маршрутов согласования, матрицу прав доступа пользователей по ролям.
• Сбор и проверка выполнимости требований по безопасности: особенности ЭП, шифрования.
2) Проектирование
• Настройка типов документов и структуры их хранения в программе.
• Настройка маршрутов согласования.
• Моделирование и отладка прав пользователей в соответствии с согласованной матрицей.
• Проектирование механизма формирования пакета для отправки в зашифрованном виде документов и подписей к ним.
3) Разработка
• Разработка механизмов автоматизации процессов, для упрощения постановки задач: автоматизация формирования задачи на ознакомление всем завизировавшим согласованный документ прочие дополнительные обработчики событий.
• Разработка согласованного механизма формирования зашифрованного и подписанного контейнера с файлами и подписями к ним (возможно, выделение части файлов) для отправки по почте.
4) Подготовка к внедрению
• Установка и первичная настройка 1С:Документооборота (включение необходимых опций учета, заполнение структуры предприятия (15 юр. лиц, после предоставления данной структуры).
• Настройка прав доступа пользователей и регистрация сертификатов пользователей (25 пользователей).
• Обучение 25 пользователей работе с документами в программе: групповое, 3 занятия по 2 часа + составление письменных инструкций по работе в системе + отдельная инструкция по использованию механизма формирования зашифрованного и подписанного контейнера с файлами и подписями к ним + инструкция администратора.

В результате проекта автоматизированы следующие функции:
- Учет и хранение документов
- Учет и контроль исполнения поручений

Выполнены следующие работы:

Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Обучение в группе в офисе заказчика
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Продажа выбранных программных продуктов
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Внедрение

ООО "РУССОБАЛТ"

Москва, Октябрь 2019

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 25

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 25