Организация электронного архива и визирования документов компании ООО "РУССОБАЛТ" в "1C:Document Management 8"

К списку

ООО "РУССОБАЛТ"

Москва, Октябрь 2019

Вариант работы

Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 25

Партнер

Гранд Проект

Проекты партнера

Продукт

1С:Document Management

Проекты по продукту

Отрасль / Функциональная задача

Некредитные финансовые организации

ООО "РУССОБАЛТ" занимается консультированием по вопросам коммерческой деятельности и управления, у компании большой поток юридической документации.

Цели внедрения:

Организация процесса формального визирования документов (утверждение бюджетов, согласование договоров, протоколов встреч) уполномоченными лицами и сохранение истории визирования. Предварительное согласование документов выполняется за рамками Системы.
Организация единого архива документов с разграничением прав доступа

Дополнительные требования:

Подписание ЭЦП провайдером Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1
Наличие английского интерфейса
Ограничение доступа исполнителя к рабочей среде. Внедрение силами заказчика.

Рекомендован продукт "1C:Document Management 8", который позволяет организовать архив документов, гибко настраивать маршруты согласования, имеет английский интерфейс, работает с провайдером Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.

Заказчику предложен общий план проекта и в дальнейшем выполнены работы близко к этому плану.

1. Обследование

Проработка текста первоначального требования к системе для детального выявления функциональных требований
Интервьюирование ключевых пользователей ДО
Описание и согласование с ключевыми пользователями функциональных требований, включая описание всех типов маршрутов согласования, матрицу прав доступа пользователей по ролям
Сбор и проверка выполнимости требований по безопасности: особенности ЭП, шифрования.

2. Проектирование

Настройка типов документов и структуры их хранения в программе
Настройка маршрутов согласования
Моделирование и отладка прав пользователей в соответствии с согласованной матрицей
Проектирование механизма формирования пакета для отправки в зашифрованном виде документов и подписей к ним.

3. Разработка

Разработка механизмов автоматизации процессов, для упрощения постановки задач: автоматизация формирования задачи на ознакомление всем завизировавшим согласованный документ прочие дополнительные обработчики событий
Разработка согласованного механизма формирования зашифрованного и подписанного контейнера с файлами и подписями к ним (возможно выделение части файлов) для отправки по почте.

4. Подготовка к внедрению

Установка и первичная настройка 1С:Документооборота (включение необходимых опций учета, заполнение структуры предприятия - 15 юр. лиц, после предоставления данной структуры)

Настройка прав доступа пользователей и регистрация сертификатов пользователей (25 пользователей)
Обучение 25 пользователей работе с документами в программе: групповое, 3 занятия по 2 часа + составление письменных инструкций по работе в системе + отдельная инструкция по использованию механизма формирования зашифрованного и подписанного контейнера с файлами и подписями к ним + инструкция администратора.

Заказчик получил подготовленную к развертыванию базу, инструкции пользователей и администратора.

В результате проекта автоматизированы следующие функции:

Учет и контроль исполнения поручений

Раньше сотрудник головной компании, которому нужно было согласовать договор с контрагентом, отправлял документ на согласование по почте. Новые сотрудники перед отправкой уточняли кому нужно направлять, могли перепутать. Проверяющие могли забыть про документ. Согласование растягивалось на недели, если инициатор не проявлял настойчивость и не напоминал про документ. Дальше после согласования по почте ему нужно было собрать физически подписи с высшего руководства (2-3 человека во главе иерархии согласования). Это еще задерживало процесс. Отдельно можно упомянуть сложности с отслеживанием изменения согласуемого документа, после очередных замечаний.

Теперь сотруднику-инициатору достаточно правильно выбрать вид согласуемого документа в 1С:ДО, указать существенные реквизиты документа: организацию, контрагента, суммовые показатели, если это договор. Процесс согласования запустится автоматически. Инициатор будет уведомлен об отказах и замечаниях. В системе видно на каком этапе подвисло согласование, можно проанализировать кто дольше всех затягивает процесс. Лица, чья подпись нужна, визируют документ с помощью ЭЦП. В случае необходимости физической подписи документ печатается секретарем и относится к руководству с реестром электронных подписей, и руководству нет смысла вчитываться в документ, он уже его читал.

В системе сохраняется история согласований. Ретроспективно можно посмотреть кто согласовал договор и с какими замечаниями, в случае необходимости служебного расследования.

Учет и хранение документов

Раньше документы после подписания могли остаться в багажнике машины после подписания, сотрудник мог взять оригинал документа из юридического отдела и не вернуть. Не велся учет выданных оригиналов.

Проведена классификация используемой в компании документации (это юридическая, кадровая, бухгалтерская).
Часть документов используется только для хранения, чтобы сотрудники, у которых есть доступ, могли быстро найти электронные версии документов. Также фиксируется место хранения оригинала документа и факт выдачи сотрудникам на руки.

Ранее были сложности по договорам в случае истечения сроков их действия. Сейчас срок действия договора вносится в систему и контролируется руководителем юридического отдела: за месяц до истечения срочных договоров на почту приходит уведомление со списком таких документов.

Автоматизированы следующие функции:

Учет и контроль исполнения поручений
Учет и хранение документов

Сопровождение:

Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ООО "РУССОБАЛТ" занимается консультированием по вопросам коммерческой деятельности и управления, У компании большой поток юридической документации.

Цели:
• Организация процесса формального визирования документов (утверждение бюджетов, согласование договоров, протоколов встреч) уполномоченными лицами и сохранение истории визирования. Предварительное согласование документов выполняется за рамками Системы.
• Организация единого архива документов с разграничением прав доступа

Дополнительные требования:
• Подписание ЭЦП провайдером Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1 с алгоритмом хеширования sha-256.
• Наличие английского интерфейса.
• Ограничение доступа исполнителя к рабочей среде. Внедрение силами заказчика.

Рекомендован продукт "1C:Document Management 8", который позволяет организовать архив документов, гибко настраивать маршруты согласования, имеет английский интерфейс, работает с провайдером Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1 (правда только с алгоритмом sha-1).

Заказчику предложен общий план проекта и в дальнейшем выполнены работы близко к этому плану.

1) Обследование
• Проработка текста первоначального требования к системе для детального выявления функциональных требований.
• Интервьюирование ключевых пользователей ДО.
• Описание и согласование с ключевыми пользователями функциональных требований, включая описание всех типов маршрутов согласования, матрицу прав доступа пользователей по ролям.
• Сбор и проверка выполнимости требований по безопасности: особенности ЭП, шифрования.
2) Проектирование
• Настройка типов документов и структуры их хранения в программе.
• Настройка маршрутов согласования.
• Моделирование и отладка прав пользователей в соответствии с согласованной матрицей.
• Проектирование механизма формирования пакета для отправки в зашифрованном виде документов и подписей к ним.
3) Разработка
• Разработка механизмов автоматизации процессов, для упрощения постановки задач: автоматизация формирования задачи на ознакомление всем завизировавшим согласованный документ прочие дополнительные обработчики событий.
• Разработка согласованного механизма формирования зашифрованного и подписанного контейнера с файлами и подписями к ним (возможно, выделение части файлов) для отправки по почте.
4) Подготовка к внедрению
• Установка и первичная настройка 1С:Документооборота (включение необходимых опций учета, заполнение структуры предприятия (15 юр. лиц, после предоставления данной структуры).
• Настройка прав доступа пользователей и регистрация сертификатов пользователей (25 пользователей).
• Обучение 25 пользователей работе с документами в программе: групповое, 3 занятия по 2 часа + составление письменных инструкций по работе в системе + отдельная инструкция по использованию механизма формирования зашифрованного и подписанного контейнера с файлами и подписями к ним + инструкция администратора.

В результате проекта автоматизированы следующие функции:
- Учет и хранение документов
- Учет и контроль исполнения поручений

Выполнены следующие работы:

Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Обучение в группе в офисе заказчика
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Продажа выбранных программных продуктов
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Вид деятельности (отрасль): Инвестиционные компании, фонды
Для внедрения программы 1C:Document Management 8 была выбрана компания «Гранд Проект».
Были проведены следующие работы:
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Обучение в группе в офисе заказчика
Дата внедрения программы: 31.10.2019
1C:Document Management 8 (ДО) выступает в роли системы электронного документооборота (СЭД) с функцией накопления архивных данных и .возможностью визирования документов.
Цели проекта
• Организация процесса формального визирования документов (утверждение бюджетов, согласование договоров, протоколов встреч) уполномоченными лицами и сохранение истории визирования. Предварительное согласование документов выполняется за рамками Системы.
• Организация единого архива документов с разграничением прав доступа

Задачи проекта
Проектирование Системы (формирование Технического задания, далее ТЗ).
◦ Проработка приложения 1 к ДС 1от 14.02.2019 к договору 4862 для целей детального выявления функциональных требований.
◦ Интервьюирование ключевых пользователей ДО.
◦ Описание и согласование с ключевыми пользователями функциональных требований, включая описание всех типов маршрутов согласования, матрицу прав доступа пользователей по ролям.
◦ Сбор и проверка выполнимости требований по безопасности: особенности ЭП, шифрования.
Проведение опытной эксплуатации Системы у Заказчика.
◦ Установка и первичная настройка 1С:Документооборота (включение необходимых опций учета, заполнение структуры предприятия (15 юр. лиц) (после предоставления данной структуры)
◦ Настройка прав доступа пользователей и регистрация сертификатов пользователей (25 пользователей)
◦ Обучение 25ти пользователей работе с документами в программе: групповое, 3 занятия по 2 часа + составление письменных инструкций по работе в системе + отдельная инструкция по использованию механизма формирования зашифрованного и подписанного контейнера с файлами и подписями к ним.

Задачи проекта выполнены
◦ Проработано и согласовано 5 основных бизнесс процесса сопрохождения согласования документов.
◦ Проработан механизм внесения и хранения ранее согласованных архивных документов.
◦ Общее количество настроенных видов документов 60
◦ Общее количество обученных пользователей 30
◦ Общее количество внесенныю юридических лиц 28
◦ Адаптированы интервейсы и прохождение процессов согласоно требования заказчика.
◦ Настроена взаимодействие с секретарской компанией через outlook.
◦ Настроено подписание согласоваия средствами ЭЦП.
◦ Подготовлена тестовая база. Проект сдан на основе проверки выполнимости контрольных примеров в тестовой среде (18 сквозных тестовых примера).

Внедрение системы выполняется силами заказчика ввиду секретности вводимых данных.
На период разработки был предоставлена лиценхия на сервер 1с предприятия для среды разработки (можно не упоминать, если не будет повода).
Срок выполнения проекта был увеличен по причине увеличенного объема задач по сравнению с тем, что было заявлено в начале проекта и долгого согласования на стороне заказчика.
С нашей стороны задержек выполнения проекта не было.
В конечном итоге проект длился 8 месяцев вместо (запланировано 5 месяцев). Стоимость проекта увеличилась на 20 %.
Оценка результатов внедрения по 5-бальной шкале:
№ Показатель внедрения Оценка
1 Соответствие возможностей программы потребностям бизнеса. 5
2 Качество работ по доставке и установке. 5
3 Рекомендовали бы Вы компанию «Гранд Проект» друзьям и знакомым как надежного партнера в сфере 1С? (5 – обязательно!, 2 – ни в коем случае!) 5
4 Рекомендовали бы Вы использование данной программы на предприятих данной отрасли? (5 – обязательно!, 2 – ни в коем случае!) 5
Комментарий / пожелания: ____________________________________________________________________________________________
Компания ООО «Гранд Проект» зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющий в своем составе квалифицированных специалистов, выполняющих свои обязанности своевременно и с высоким качеством.
Выражаю благодарность компании «Гранд Проект» за качественное выполнение работ по сопровождению программных продуктов фирмы «1С».
Подтверждаю разрешение на публикацию информации о фирме ООО "РУССОБАЛТ", а также информацию о проведенных внедрениях в открытом доступе в разделе внедренных решений на сайте www.1c.ru, а также на дисках информационно-технологического сопровождения (ИТС)