Автоматизация ПП "1С:Документооборот государственного учреждения 8" в ФГБОУ ВО "МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ФГБОУ ВО «Московский государственный университет технологий и управления имени К. Г. Разумовского (ПКУ)» готовит специалистов пищевой промышленности. Открытие учреждения состоялось в 1953 году. В его структуру входит 18 региональных филиалов, физкультурно-оздоровительный и научно-исследовательский комплексы. В 2014 году вуз получил статус «Первого казачьего университета», после чего работает по системе непрерывного казачьего образования.

ФГБОУ ВО «МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)» – это многопрофильное высшее учебное заведение, в котором ежедневно ведется огромная работа с документами. Ранее сотрудники сдавали отчетность в контролирующие органы через программу «Контур». В силу увеличивающегося потока информации и разрозненности подразделений вуза перед руководством встала задача повышения эффективности управления. Требовалась система, способная автоматизировать делопроизводственную нишу и улучшить исполнительскую дисциплину.

Руководство ФГБОУ ВО «МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)» обратилось за помощью к компании «1С-Архитектор бизнеса», входящую в тройку лидеров среди франчайзи фирмы «1С». В качестве комплексного решения разработчики «1С-Архитектора бизнеса» предложили конфигурацию «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Это система с удобным функционалом и простым интерфейсом, она отлично подходит для работы с документами и управления деловыми процессами.

Ключевые итоги проекта:
• Исходящая и входящая корреспонденция, а также любые внутренние документы регистрируются в единой информационной базе, автоматически связываются между собой. Бухгалтерам легче вести учет поступивших документов, формировать отчеты и контролировать исполнение задач. Нет дублирования данных и ошибок при вводе.
• Подготовка электронных документов экономит время сотрудников. Отпала необходимость ходить по кабинетам и согласовывать договора. Работать с любым типом документа можно со своего рабочего места, без поиска оригинала в бумажном архиве.
• Документы автоматически доставляются в контролирующие органы и их подразделения. Это снижает трудозатраты и исключает вероятность потери данных.
• Качество информационной безопасности улучшилось. Электронный архив вуза защищает документы от несанкционированного просмотра и редактирования. Доступ к данным настроен в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.
• Четкая и прозрачная система электронного документооборота позволяет контролировать исполнительскую дисциплину. Благодаря автоматическим оповещениям предотвращаются просрочки. С помощью разработанных отчетов легко оценивать эффективность работы, корректировать пробелы.

Система принята в промышленную эксплуатацию 14 сентября 2018 года.
Всего было автоматизировано 400 рабочих мест.
В настоящее время ведется информационно-технологическое сопровождение организации: оформлено льготное сопровождение «1С:ИТС» и осуществляется методическая поддержка пользователей системы. В дальнейшем планируется расширение функционала программы.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента