Автоматизация на базе программного продукта "1С:Документооборот 8" в ООО "Навигатор.Управление активами"

«В девелоперской компании «Навигатор» организовано автоматическое согласование договоров»

Девелоперская компания «Навигатор» занимается реализацией земельных участков под ИЖС и таунхаусов в жилом квартале «Зеленые аллеи», а также оказывает сервисные услуги по обслуживанию коттеджных поселков (услуги ЖКХ). У нас за плечами уже более 10 лет успешной работы на рынке недвижимости города Тюмени.

Описание проекта, цели и результаты

Ранее на предприятии не было необходимости автоматизировать внешний и внутренний документооборот. Но по мере нашего развития и расширения видов деятельности появился большой поток входящей и исходящей документации в разрезе заключения, отслеживания и исполнения договоров с поставщиками и покупателями.

Для нормального развития бизнеса очень важно соблюдать сроки и исполнение обязательств по договорам, в частности, чтобы не остановилась поставка строительных материалов, т.к. от срыва строительных работ, помимо финансовых потерь, страдает и наша репутация. За неисполнение договоров в современном бизнесе могут исключить с торговых площадок. Также очень важно было в этом процессе исключить человеческий фактор – большой поток договоров и их исполнение не должны зависеть от того, что люди в отпусках, болеют или забыли, очень важен контроль дисциплины.

Мы пришли к выводу, что пришло время грамотно отстроить бизнес-процессы по потоку договоров, как внутри компании, так и с покупателями, подрядчиками и поставщиками.

Основная цель проекта: организация, учет и контроль договоров и задач.

Наша фирма работает с компанией «Первый Бит» с 2016 года по сопровождению программ для регламентированного учета. Поэтому вопросов о выборе партнёра на данный проект у нас не возникло.

Мы обратились к специалистам Первого Бита со своей новой задачей, нам был предложен ряд программных продуктов для возможности ее решения. Выбор остановили на платформе «1С:Предприятие 8» - «1С:Документооборот 8 КОРП». Данная система имеет объемный функционал, предоставляющий широкие возможности для комфортной и удобной работы, а также обеспечивающий высокий уровень автоматизации. Она является универсальной для бизнеса любого масштаба и отрасли и разработана с учетом требований всех основных бизнес-процессов.

Специалисты компании «Первый Бит» провели внедрение системы планирования, закупа, контроля списания и доставки по материалам на объекты строительства, а также настроили процесс согласования договоров/дополнительных соглашений в «1С:Документооборот» и возможность контроля за выполнением договоров и задач.

Теперь вся постановка задач, связанная с лимитами расходования денежных средств в разрезе строительных объектов и подразделений, с БДР для контроля выполнения работ по строительным объектам, а также с полноценной цепочкой от планов ПТО до доставки материалов на склад и контроль расхода на объекте, осуществляются в программе «1С:Документооборот».

На предприятии организованы автоматическое согласование договоров и дополнительных соглашений, контроль за выполнение сроков, рассылка напоминаний о задачах.

Любая входящая задача, например, проект договора, проходит по бизнес-процессу на предприятии и зависит от его типа, для строительного договора это один шаблон, для закупа канцелярии - другой шаблон. Для каждого типа договора разработан пакет обязательных активностей.

Исполнители выполняют задачу, руководителям для контроля уходит дублирующая рассылка о постановке, выполнении или просрочке задачи.

Результаты:

• На 25% сократились трудозатраты на работу с документами.
• Значительное уменьшение потери и дублирования документов.
• Выстроен электронный архив, даже по закрытым сделкам можно поднять историю.

Глобальная задача по налаживанию процесса учета и контроля договоров решена в полном объеме.