Автоматизация АО "Курский завод КПД им. А.Ф.Дериглазова" на базе ПП "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1. Информация о компании:
Компания осуществляет полный цикл от производства строительных материалов до строительства и продажи жилья в г. Курск. Каждый день сотрудники организации сталкиваются с огромным количеством бумажных документов.

2. Задачи проекта:
- Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности Общества;
- Регламентация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля;
- Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов - ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
- Оптимизация сроков формирования бухгалтерской, налоговой, управленческой, финансовой, статистической и иной документации и отчетности;
- Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
- Обеспечение протоколирования деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Оптимизация бизнес-процессов управления проектами за счет использования функционала СЭД;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, концелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
- Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.

3. Выбор продукта:
На выбор программы 1С:Документооборот КОРП главным образом повлияли следующие возможности продукта:
- Учет входящей, исходящей корреспонденции
- Учет обращений граждан
- Внутренний документооборот
- Работа с договорными документами
- Управление процессами
- Электронная подпись
- Встроенная почта
- Проектный учет
- Контроль исполнения поручений
- Работа с файлами (сканирование, штрихкодирование, версионирование)
- Классическое делопроизводство
- Переход компаний, входящих в границы Проекта, на работу в типовой конфигурации КИС ЭДО.
- Использование возможностей СЭД при работе в учетных системах КИС ТГМ, имеющих интеграцию с СЭД.
- Ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД.
- Подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий
- Учет отсутствия сотрудников
- Делегирование полномочий
- Интеграция с любыми решениями

4. Решение:
Для выполнения поставленных целей решены следующие задачи:
- Проведены интервью с владельцами модулей системы, согласованы требования к автоматизации по видам документов;
- Спроектирована целевая архитектура ЭДО в разрезе подсистем;
- Проведена настройка системы в соответствии с требованиями к подсистемам;
- Выполнена автоматизация работы с документацией по строительству и ремонтам;
- Выполнена автоматизация работы с договорами купли/продажи и их подписанием;
- Выполнена автоматизация работы с различными внутренними документами;
- Выполнено разграничение прав доступа;
- Разработаны несколько дополнительных форм отчетности;
- Проведено обучение пользователей.

5. Результаты проекта:
- Переход компании на работу в типовой конфигурацией ЭДО;
- Использование возможностей СЭД при работе с договорами, внутренними документами;
- Ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД;
- Обеспечено эффективное накопление, управление и доступ к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.) и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, концелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
- Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей.

6. Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию, осуществляются консультации по договору сопровождения.

7. Параметры проекта
Вариант работы: файловый, объем базы 500 МБ.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников организации - 800.
Число автоматизированных рабочих мест - 10.
Количество документов, обрабатываемых в год - более 10000.
Проводилось обучение сотрудников на рабочих местах.
Осуществляется сопровождение.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика