Автоматизация учета документов, улучшения взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины в компании УНИВЕР КАПИТАЛ ООО, внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП с настройкой интеграции с учетными модулями КИС ТГМ (КИС ТГМ - Корпоративная информационная система Трехгорной мануфактуры, состоящая из систем БИТ.ФИНАНС и «1С:Зарплата и управление персоналом») и возможностью масштабирования.

Задачи проекта:
- Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности Общества;
Реинжиниринг, унификация и регламентация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля. Создание платформы для централизации отдельных бизнес-процессов при масштабировании;
- Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов - ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
- Оптимизация сроков формирования бухгалтерской, налоговой, управленческой, финансовой, статистической и иной документации и отчетности;
- Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
- Обеспечение протоколирования деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Оптимизация бизнес-процессов управления проектами за счет использования функционала СЭД;
- Обеспечение синергетического эффекта - настройка интеграции СЭД с учетными модулями КИС ТГМ, синхронизация НСИ;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, концелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
- Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.

Бизнес-единицы для подключения к СЭД:
ОАО «Трехгорная мануфактура» - основной офис, г. Москва,
ОАО «Трехгорная мануфактура», подразделение в г.Озеры, Московская обл.,
ООО ЛОК «Трехгорная мануфактура», г. Евпатория, респ. Крым,
ОАО «Аремэкс», г. Москва.

Этапы проекта:

1. Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком.

2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.

3. Настройка интеграции учетных систем и Документооборота. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов.

4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.

5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны листы учета рабочего. времени

Функциональная архитектура:

1) КЛАССИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Автоматизация работы с организационно-распорядительным, информационно справочным, различными внутренними документами. Самый глобальный модуль КИС ЭДО, включающий в себя все объекты, которые не включены явно в прочие модули.

2) КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗОДСТВО
Автоматизация работы с кадровыми документами, формирование электронного архива справок и заявлений (по обращениям граждан – касательно получения справок о стаже/заработной плате либо по заявлениям и обращениям, связанным с управлением жилым фондом)

3) ЮРИДИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Автоматизация судебного делопроизводства, формирование электронного архива юридических документов, учет доверенностей

4) СТРОИТЕЛЬСТВО И РЕМОНТ
Автоматизация работы с документацией по строительству и ремонтам, включая взаимодействие с СТЗ в электронном виде

5) ТЕНДЕРЫ
Автоматизация проведения тендерных процедур и учета конкурсной документации

6) СУП
Модуль «Система управления проектами» на первом этапе внедрения КИС ЭДО вносится в систему в целях создания электронного архива документов, без формализации требований к обработке документов

Доработки 1С:Документооборот, реализованные в рамках проекта:
Интеграция информационных систем «1С:БИТ», «1С:ЗУП» и «1С:Документооборот 8 КОРП»
Целями выполнения работ по внедрению интеграции являются:
- Создание единого информационного пространства в части НСИ информационных систем Общества;
- Обеспечение возможности работы с документами, процессами и задачами, файлами СЭД из других информационных систем (БИТ, ЗУП);
- Обеспечение возможности автоматической миграции данных между информационными системами.

Для выполнения поставленных целей решены следующие задачи:
- Проведены интервью с владельцами модулей системы, согласованы требования к автоматизации по видам документов;
- Спроектирована целевая архитектура КИС ЭДО в разрезе модулей;
- Проведена настройка системы в соответствии с требованиями к модулям;
- Проведено обучение пользователей.

Итоги проекта для бизнеса:
- Переход компаний, входящих в границы Проекта, на работу в типовой конфигурации КИС ЭДО.
- Использование возможностей СЭД при работе в учетных системах КИС ТГМ, имеющих интеграцию с СЭД.
- Ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов