Оптимизация деятельности компании, в части электронного документооборота проектной и операционной деятельности, автоматизации процессов взаимодействия сотрудников, повышение контроля исполнительской дисциплины.

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Описание

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ВНЕДРЕНИЯ:
Целью проекта является создания Системы электронного документооборота в ООО «БГК», который обеспечит:
-оптимизацию и повышение эффективности деятельности компании в целом, а также автоматизации процессов взаимодействия сотрудников, повышение контроля исполнительской дисциплины;
-уменьшение времени согласования договорных документов;
-уменьшения эксплуатационных затрат, по причине внедрения единой платформы 1С.

Достижение поставленных целей обеспечивается путем выполнения таких задач как:
-формирование детальных требований к Системе в документе «Техническое задание»;
-выполнение настройки продуктивного экземпляра Системы в соответствии с документом «Техническое задание»;
-подготовка пакета эксплуатационной документации Системы;
-проведение обучения пользователей;
-организация поддержки пользователей на этапе опытной эксплуатации Системы.


В ХОДЕ ПРОЕКТА БЫЛО СДЕЛАНО:
Внедрение системы осуществлялось по проектной технологии и состояло из следующих этапов:
-уточнение требований к системе и интеграции;
-настройка бесшовной интеграции «1С:Документооборот» с продуктом «1С:ERP»: синхронизация нормативно-справочной информации, миграция договоров;
-обучение ключевых пользователей системы;
-поддержки пользователей на этапе опытной эксплуатации.

Доработка системы по заявкам на адаптацию системы:
-автоподстановка которая вычисляет руководителя подчиняющегося генеральному директору из цепочки подчиненности отделов;
-доработана возможность отключения задач на ознакомление с результатами по каждому шагу комплексного процесса;
-разработано правило заполнения реквизита "Статус" в договоре ERP (статус в 1С:ERP должен соответствовать определенному состоянию в 1С:ДО);
-добавлена на форму договорных документов (Договор, Договор благотворительности, Дополнительное соглашение, Соглашение, Спецификация) новая кнопка «Получить номер» по нажатию которой присваивается номер документу без изменения статуса.

ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ:
Было реализовано индивидуальное обучение ключевых пользователей и групповое обучение для сотрудников организации. Разработаны инструкции по работе пользователей в системе 1С:Документооборот. Организована поддержка пользователей на этапе промышленной эксплуатации. При общении с пользователями и обучении сложностей не возникало.

ИТОГИ ПРОЕКТА:
В результате внедрения «1С:Документооборот», синхронизации и интеграции с «1С:ERP», в компании была автоматизирована работа с документами;
Уменьшено время согласования договорных документов;
Уменьшены эксплуатационные затраты, по причине внедрения единой платформы 1С;
Предоставление удобства пользователям за счет возможности создания документов в «1С:Документооборот» посредством бесшовной интеграции из интерфейса «1С:ERP»;
Работа с задачами пользователя, сформированными в «1С:Документооборот», из интерфейса «1С:ERP»;
Уменьшение трудозатрат на администрирование НСИ посредством интеграции справочников «1С:ERP» и «1С:Документооборот».

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей