ЗАО "Новации и бизнес в энергетике" повышает эффективность управления с помощью 1С:Документооборота
ЗАО "Новации и бизнес в энергетике"
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Делопроизводство
- Планирование содержания и сроков проекта
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Описание
В силу роста объемов деятельности перед руководством ЗАО «НБЭ» встала задача повышения эффективности управления деятельностью, увеличения производительности сотрудников и снижения количества ошибок, вызванных «человеческим фактором». Для безошибочного и эффективного выполнения основных процессов организации (участие в более чем 400 конкурсов ежегодно, выполнение сложных заказов, требующих комплектации на многих заводах, необходимость контроля оплат заказчиков и оплаты поставщикам, жёсткие временны́е рамки выполнения заказов, сложная логистика и пр.), а также упорядочения работы с внутренним документооборотом было принято решение внедрить систему электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП» в интеграции с «1С:EPR», тем самым создав сквозную систему управления основными процессами организации.
При выборе партнера руководствовались следующими критериями: наличие опыта внедрения системы 1С:Документоборот, сертифицированных специалистов, положительные отзывы о компании и рекомендации. Выбор был сделан в пользу компании ООО «АРТ САТЕРРА». Специалистами ООО «АРТ САТЕРРА» были выполнены следующие работы:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе,
• Настройка бесшовной интеграции с системой «1С:ERP»,
• Базовые настройки типового решения,
• Адаптация структуры папок внутренних документов, видов документов,
• Настроены права доступа к документам, проектам, файлам, мероприятиям,
• Настройка бизнес-процесса по обработке исходящих документов,
• Настройка бизнес-процессов по разработке конкурсной документации,
• Настройка правил интеграции,
• Настройка автозаполняемых шаблонов для 6 видов договоров,
• Добавлены и оптимизированы автоподстановки,
• Написаны на встроенном языке условия маршрутизации,
• Написаны на встроенном языке бизнес-события,
• Проведены консультации сотрудников заказчика, записаны обучающие видео,
• Осуществлена опытная эксплуатация системы.
В рамках созданной системы было автоматизировано 60 рабочих мест, и 27 апреля 2018 года система была принята в промышленную эксплуатацию.
В результате проекта организовано единое хранилище документов копании ЗАО «НБЭ» с разграничением доступа, обеспечивающее мгновенный доступ ко всем документам, необходимым сотрудникам в ходе выполнения процессов. Сократилось время согласования документов, ликвидирована возможность подписания несогласованных договоров, упростился контроль бумажного документооборота. В системе оптимизирован и автоматизирован один из важнейших процессов компании – подготовка и участие в конкурсах. В рамках оптимизации процесс был разделён на две независимые части: подготовка сутевой части заявки и подготовка формального пакета документов. Это разделение позволило сконцентрироваться на подготовке высококачественных заявок по сути запроса заказчиков, а вспомогательные задачи сбора формальных документов теперь выполняются отдельными ответственными сотрудниками, без отвлечения высококвалифицированного персонала на рутинную задачу. Система позволяет контролировать сроки подготовки и подачи документов на торговые площадки, что практически исключило ошибки, связанные с нарушением сроков подготовки. С помощью настроенной бесшовной интеграции удалось упростить работу специалистов, за счет отсутствия необходимости в дублировании действий и документов в двух системах. Необходимость подготовки конкурсной заявки фиксируется в системе 1С:ERP, затем процесс продолжается в 1С:Документооборот КОРП, где выполняется подготовка заявки на конкурс, от оценки экономики конкурса до подачи заявки на торговую площадку. После подведения итогов конкурса результаты автоматически передаются в систему 1С:ERP, где, в случае выигрыша, производится основная работа в рамках конкурса: размещение заказов, логистика, оплата поставщикам и от заказчиков. В системе также реализована работа с входящими и исходящими документами по проектам и контрактам, что существенно упростило подготовку ответов (ввиду доступности всей ранее совершенной переписки по предмету), а также улучшило контроль сроков ответов в переписке.
Помимо улучшения основных процессов, 1С:Документооборот КОРП позволил существенно повысить исполнительскую дисциплину. В рамках системы теперь ведутся все мероприятия, что позволяет сотрудникам эффективно к ним готовиться, а руководству – контролировать выполнение протокольных поручений. Организационно-распорядительная, а также кадровая работа (согласование отпусков, заявки на поиск и наем новых сотрудников) также ведётся в 1С:Документооборот КОРП. Все вышеперечисленные возможности системы позволили бизнесу концентрироваться на решении главных задач, высвободив время руководителей и ответственных работников, и снизив число ошибок.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
ОТЗЫВ
ЗАО «НБЭ» занимается комплексными поставками энергетического оборудования, материалов и услуг для строительства, реконструкции и ремонта объектов энергетики, оказывает инжиниринговые услуги и сопровождение строительства.
В силу роста объемов деятельности перед руководством ЗАО «НБЭ» встала задача повышения эффективности управления деятельностью, увеличения производительности сотрудников и снижения количества ошибок, вызванных «человеческим фактором». Для безошибочного и эффективного выполнения основных процессов организации (участие в более чем 400 конкурсов ежегодно, выполнение сложных заказов, требующих комплектации на многих заводах, необходимость контроля оплат заказчиков и оплаты поставщикам, жёсткие временны́е рамки выполнения заказов, сложная логистика и пр.), а также упорядочения работы с внутренним документооборотом было принято решение внедрить систему электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП» в интеграции с «1С:EPR», тем самым создав сквозную систему управления основными процессами организации.
При выборе партнера руководствовались следующими критериями: наличие опыта внедрения системы 1С:Документоборот, сертифицированных специалистов, положительные отзывы о компании и рекомендации. Выбор был сделан в пользу компании ООО «АРТ САТЕРРА». Специалистами ООО «АРТ САТЕРРА» были выполнены следующие работы:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе,
• Настройка бесшовной интеграции с системой «1С:ERP»,
• Базовые настройки типового решения,
• Адаптация структуры папок внутренних документов, видов документов,
• Настроены права доступа к документам, проектам, файлам, мероприятиям,
• Настройка бизнес-процесса по обработке исходящих документов,
• Настройка бизнес-процессов по разработке конкурсной документации,
• Настройка правил интеграции,
• Настройка автозаполняемых шаблонов для 6 видов договоров,
• Добавлены и оптимизированы автоподстановки,
• Написаны на встроенном языке условия маршрутизации,
• Написаны на встроенном языке бизнес-события,
• Проведены консультации сотрудников заказчика, записаны обучающие видео,
• Осуществлена опытная эксплуатация системы.
В рамках созданной системы было автоматизировано 60 рабочих мест, и 27 апреля 2018 года система была принята в промышленную эксплуатацию.
В результате проекта организовано единое хранилище документов копании ЗАО «НБЭ» с разграничением доступа, обеспечивающее мгновенный доступ ко всем документам, необходимым сотрудникам в ходе выполнения процессов. Сократилось время согласования документов, ликвидирована возможность подписания несогласованных договоров, упростился контроль бумажного документооборота. В системе оптимизирован и автоматизирован один из важнейших процессов компании – подготовка и участие в конкурсах. В рамках оптимизации процесс был разделён на две независимые части: подготовка сутевой части заявки и подготовка формального пакета документов. Это разделение позволило сконцентрироваться на подготовке высококачественных заявок по сути запроса заказчиков, а вспомогательные задачи сбора формальных документов теперь выполняются отдельными ответственными сотрудниками, без отвлечения высококвалифицированного персонала на рутинную задачу. Система позволяет контролировать сроки подготовки и подачи документов на торговые площадки, что практически исключило ошибки, связанные с нарушением сроков подготовки. С помощью настроенной бесшовной интеграции удалось упростить работу специалистов, за счет отсутствия необходимости в дублировании действий и документов в двух системах. Необходимость подготовки конкурсной заявки фиксируется в системе 1С:ERP, затем процесс продолжается в 1С:Документооборот КОРП, где выполняется подготовка заявки на конкурс, от оценки экономики конкурса до подачи заявки на торговую площадку. После подведения итогов конкурса результаты автоматически передаются в систему 1С:ERP, где, в случае выигрыша, производится основная работа в рамках конкурса: размещение заказов, логистика, оплата поставщикам и от заказчиков. В системе также реализована работа с входящими и исходящими документами по проектам и контрактам, что существенно упростило подготовку ответов (ввиду доступности всей ранее совершенной переписки по предмету), а также улучшило контроль сроков ответов в переписке.
Помимо улучшения основных процессов, 1С:Документооборот КОРП позволил существенно повысить исполнительскую дисциплину. В рамках системы теперь ведутся все мероприятия, что позволяет сотрудникам эффективно к ним готовиться, а руководству – контролировать выполнение протокольных поручений. Организационно-распорядительная, а также кадровая работа (согласование отпусков, заявки на поиск и наем новых сотрудников) также ведётся в 1С:Документооборот КОРП. Все вышеперечисленные возможности системы позволили бизнесу концентрироваться на решении главных задач, высвободив время руководителей и ответственных работников, и снизив число ошибок.
Наша оценка реализованного проекта (по пятибалльной шкале):
• Соответствие потребностям организации: 5;
• Удобство работы с программой: 5;
• Оценка качества работы ООО «АРТ саТерра»: 5.
• Рекомендуем коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности.
Благодарим компанию «АРТ саТерра» за успешно реализованный проект и рассчитываем на дальнейшее плодотворное сотрудничество. Отзыв разрешается публиковать и использовать в маркетинговых целях.
Генеральный директор К.А.Руденко
Отзыв клиента
