Внедрение ПП: "1С:Документооборот КОРП" в ООО "КГ "Южный""

Компания LeaderTeam ав­то­ма­ти­зи­ро­ва­ла де­я­тель­ность бэк-офи­са. В ка­чес­тве ин­стру­мен­та бы­ла вы­б­ра­на си­с­те­ма «1С:Документооборот 8 КОРП». Ос­нов­ной осо­бен­но­стью про­ек­та бы­ла пол­ная ав­то­ма­ти­за­ция про­цес­сов со­гла­со­ва­ния до­го­во­ров с кли­ен­та­ми и по­с­тав­щи­ка­ми, про­цес­сов по тен­дер­ным за­куп­кам, а так­же ав­то­ма­ти­за­ция про­цес­сов по су­деб­ным де­лам ком­па­нии. В ре­зуль­та­те уда­лось ми­ни­ми­зи­ро­вать ко­ли­чес­тво бу­ма­ж­но­го до­ку­мен­то­о­бо­ро­та и су­щес­твен­но умень­шить тру­до­за­т­ра­ты со­т­ру­д­ни­ков на фор­ми­ро­ва­ние уп­ра­в­лен­че­с­кой от­чёт­но­с­ти. Вре­мя со­г­ла­со­ва­ния до­ку­мен­тов со­к­ра­ти­лось в 2 ра­за, а вре­мя, за­тра­чи­ва­е­мое ру­ко­во­ди­те­ля­ми на по­с­та­нов­ку и кон­т­роль за­дач, умень­ши­лось в сре­д­нем с 2 ча­сов до 45 ми­нут в день.

Цели проекта:

• организация эффективного управления документопотоками на предприятии;
• организация централизованного хранения документов;
• минимизация бумажного документооборота;
• оптимизация трудозатрат сотрудников на формирование отчётности;
• повышение операционной производительности персонала;
• повышение прозрачности бизнес-процессов для принятия управленческих решений.

Для достижения поставленных целей необходимо было построить систему электронного документооборота, в которой должны быть автоматизированы следующие функциональные блоки: договорной блок, тендерный блок, корпоративный блок, судебно-претензионный блок, блок входящей/исходящей корреспонденции.

Компания LeaderTeam предоставляет широкий комплекс B2B-услуг высокого класса по направлениям:

• аутсорсинг мерчандайзинга (эксклюзивный мерчандайзинг, совмещённый мерчандайзинг, торговый аудит);
• аутсорсинг торговых команд (аутсорсинг для розничных сетей, торговых команд производителей, HoReCa);
• логистика и производство (аутсорсинг складских и логистический функций, аутсорсинг производственных функций и функций распределительных центров);
• независимая инвентаризация (инвентаризация ТМЦ, ОС, управленческая инвентаризация);
• услуги по обучению персонала (дистанционное обучение, разработка обучающих курсов и тренингов).

Одной из сложнейших задач явилось разделение прав доступа в системе между сотрудниками компании. Данную задачу удалось решить с помощью мощной настройки ролей, политик доступа и специальных разрешений.

До старта проекта в качестве корпоративной информационной системы в компании LeaderTeam использовали собственную разработку «Корпоративный портал». Эта система неоднократно дорабатывалась, но в какой-то момент ее функциональности стало не хватать, и она перестала выдерживать растущую нагрузку. Вследствие этого в компании возникли следующие проблемы:

• информацию приходилось хранить на бумажных носителях, что затрудняло её систематизацию, поиск и оперативный доступ к ней, огромное количество информации хранилось просто в головах сотрудников бэк-офиса;
• бизнес-процессы плохо поддерживались системой или не поддерживались вовсе;
• скорость выполнения операций в информационной системе начала существенно снижаться.

Продолжать дорабатывать текущую систему стало затруднительно и малоэффективно, вследствие чего руководство компании приняло решение о масштабном обновлении корпоративной информационной системы. Основным функциональным заказчиком проекта был юридический департамент, имевший до старта проекта ряд проблем:

• отсутствие централизованного хранения информации о согласовании договоров (кто, когда и почему согласовал или не согласовал договор);
• полное отсутствие автоматизации проведения тендеров (история по коммерческим предложениям, состав голосующих, информация о причинах выбора победителя и т. д.);
• разрозненное хранение информации по 100+ юр. лицам;
• ведение информации по судебным делам «на коленке», отсутствие централизованных напоминаний о датах судебных заседаний и истории по результатам заседаний.

В качестве основы новой корпоративной информационной системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». В ходе проекта продукт был доработан в соответствии с потребностями компании. Были доработаны следующие ключевые для данного проекта блоки типового решения:

• договорной блок;
• тендерный блок;
• корпоративный блок;
• судебно-претензионный блок;
• блок входящей/исходящей корреспонденции.

В результате внедрения система 1С:Документооборот стала не только системой электронного документооборота, но и мастер-системой НСИ для таких справочников, как Банковские счета, Банки, Контрагенты, Организации и внутренние документа вида Договор и проч.

Автоматизировано 170 рабочих мест.

Главной особенностью проекта является полная автоматизация процессов согласования договоров с клиентами и поставщиками, процессов по тендерным закупкам, а также процессов по судебным делам компании. А именно:

• Тендерный блок: согласование закупки → запуск тендера (проверка на вложение min 3 КП) → вложение сравнительной таблицы поставщиков → голосование → выбор победителя → оформление результатов тендера.
• Судебно-претензионный блок: заведение дела → добавление этапов дела (от 1 до 14 этапов) → напоминание о судебном заседании (в личном календаре в системе у каждого из сотрудников, участвующих в судебном заседании).
• Корпоративный блок: учет доверенностей, печатей, интеллектуальных прав, уставных документов, обособленных подразделений, акционеров компании по каждому из юр. лиц. Автоматическая смена статусов при истечении срока действия доверенностей, печатей, прав и т.д., в т.ч. напоминание о приближении истечения срока действия. Автоматический подсчет оставшейся доли среди действующих участников, формирование истории по участникам компании.
• Договорной блок: согласование договора → ожидание подписания оригинала договора → подписание оригинала договора.

• организаций;
• ролей;
• подразделений;
• направлений бизнеса.

Например, за каждой юридической службой закреплён определенный набор организаций, а за каждой организацией закреплен определенный юрист, при этом одна организация может относиться к нескольким направлениям бизнеса. Данную задачу удалось решить с помощью мощной настройки ролей, политик доступа и специальных разрешений.

Помимо этого, в ходе проекта корпоративный портал компании окончательно перестал справляться с нагрузкой, что привело к падению сервера. Готовые блоки на базе системы «1С:Документооборот 8 КОРП» пришлось передать в промышленную эксплуатацию еще до финального завершения проекта.

В результате создания корпоративной информационной системы удалось минимизировать количество бумажного документооборота, автоматизировать деятельность по нескольким основным бизнес-процессам компании и существенно уменьшить трудозатраты сотрудников на формирование управленческой отчётности. В результате компании LeaderTeam удалось:

• организовать оперативный доступ сотрудников к любой необходимой информации по договорам, заявкам и судебным делам компании;
• сократить время согласования документов в 2 раза (в среднем с 2 дней до 1 дня, в т. ч. за счёт механизма контроля);
• уменьшить время, затрачиваемое руководителями на постановку и контроль задач (в среднем с 2 часов в день до 45 минут);
• сократить время на подготовку отчетов (в среднем с 2-3 часов до 20 минут);
• централизовать хранение информации по различным юр. лицам и уменьшить влияние человеческого фактора;
• повысить прозрачность согласования и исполнения бизнес-процессов;
• разработать систему оценивания сотрудников на основании отчетов из системы.

На достигнутых результатах в компании LeaderTeam останавливаться не собираются. В ближайшее время планируется внедрение подсистем для HR-специалистов компании, а также подсистемы бюджетирования для дальнейшего развития автоматизации процессов согласования договоров с клиентами, поставщиками, а также тендерных закупок.