Автоматизация деятельности на базе ПП "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в ООО "УК ЭНЕРГОГЕНСТРОЙ"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Группа компаний «ЭнергоГенСтрой» автоматизировала договорной учет с решением «1С:Документооборот»

Группа компаний «ЭнергоГенСтрой» выполняет проектно-изыскательские, строительно-монтажные работы, работы по инженерным сетям и энергоснабжению промышленных и жилых зданий и сооружений, эксплуатацией новых и реконструируемых объектов.

ООО «ЭнергоГенСтрой» занимает свою нишу в области электромонтажных работ, за время существования компании налажены устойчивые связи с крупными заказчиками, такими как ДСК-1, МСМ-5, МФС-6, СУ-155, ГК Светосервис, НПО Космос, ИНГЕОКОМ, МосинжСтрой, Москапстрой, Мосметрострой, Главмосстрой, ГУП МОССВЕТ, Термосервис. Разнообразие постоянных заказчиков обеспечивает стабильность компании. Работы компания выполняет качественно и своевременно, о чём свидетельствуют благодарности заказчиков.

На строительном рынке компания существует с 2005 года и постоянно развивает новые виды деятельности, в 2007 году это было создание проектной мастерской ООО «ЭНЕРГОСВЯЗЬПРОЕКТ», которое на данный момент осуществляет не только проекты, связанные с энергоснабжением, но и развивает новые направления такие, например как дендрология.

Как упоминалось выше, на базе ООО «ЭнергоГенСтрой» была создана структура, которая успешно развивает новое направление - устройство внешних сетей глубокого заложения, а именно, канализации, тепло- и водоснабжения.

Компании, входящие в группу компаний «ЭнергоГенСтрой» имеют свидетельства СРО на производство общестроительных работ, а также работ по устройству наружных инженерных сетей и коммуникаций, сертификат соответствия международным стандартам серии ISO 9001:2008, лицензию управления ФСБ на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну.



Компания «ЭнергоГенСтрой» осуществляет подготовку документации по комплексам проектных работ:

· разработка технико-экономических обоснований;

· разработка обоснований инвестиций в строительство;

· оценка воздействия на окружающую природную среду (в том числе организация и проведение общественных слушаний);

· подготовка исходных данных для проектирования;

В связи с большим объёмом бумажной и электронной документации мы поняли, что наша компания нуждается во внедрении системы электронного документооборота. Ежегодно процедуру бумажного согласования в компании проходит несколько тысяч договоров, спецификаций, смет и дополнительных соглашений. Нами были выделены следующие ключевые проблемы:

До реализации проекта учет договоров велся в таблицах EXCEL, согласование проектов договоров производилось посредством электронной почты, а их хранение в бумажном архиве. Заведение информации происходило вручную и не исключалась возможность некорректного заведения данных из-за человеческого фактора (дополнительное соглашение или смету согласовали, но во время регистрации не отметили данные или ввели неверные из-за того что отвлеклись). Соответственно, одну и ту же работу приходилось делать по два, а тот и по три раза. Поэтому требовалось замена существующей системы согласования и хранения договоров и документов на более современное программное обеспечение с последующей интеграцией с "1С:Бухгалтерия 8".
Для решения наших проблем мы обратились в Центральный офис компании «Первый БИТ» с которым сотрудничали по поддержке программ 1С. Специалисты подобрали оптимальное решение в виде программного обеспечения «1С:Документооборот 8».

В рамках проекта внедрения СЭД на базе «1С:Документооборот ПРОФ» специалистами компании Первый БИТ были выполнены следующие работы:

· Сформированы виды входящих, исходящих и внутренних документов, нумераторы регистрационных номеров, структура адресации процессов, организационная структура компании и роли пользователей.

· Разработана форма договора, динамически меняющая состав реквизитов в зависимости от выбранного типа и категории согласуемого договора.

· Разработаны маршруты согласования договоров, условия формирования состава согласующих.

· Сформированы шаблоны договоров, печатные формы шаблонов.

· Выполнена бесшовная интеграция с 1С:Бухгалтерия 8.

· Проведено обучение проектного департамента и отдела НИОКР работе с входящей и исходящей документацией, работе с внутренними документами и задачами.

· Проведено обучение администраторов созданию профилей доступа, ограничения доступа для документов, настройке прав пользователей и администрированию документооборота.

Сейчас в программе работают 15 сотрудников, а срок внедрения составил менее одного месяца.

На данный момент мы можем выделить следующие ключевые результаты внедрения СЭД для нашей организации:

«В результате внедрения мы получили единую систему согласования и хранения документов, которая позволила нам сократить время на подготовку и согласование договоров и других документов на 70%», – рассказал Генеральный Директор ООО «ЭнергоГенСтрой» Бородин Илья Александрович.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика