Автоматизация учета на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" в НеваЛаб

АО "НеваЛаб"
Санкт-Петербург, Ноябрь 2016

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 120

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 120

От канцелярии до претензий. Как справились с рутиной с помощью 1С:Документооборот в компании АО Невалаб

О нас:
Санкт-Петербургская компания «НеваЛаб» предлагает комплексные лабораторные решения, включающие проектирование, строительство и оснащение лабораторий промышленных предприятий. 

НеваЛаб видит свою миссию в продвижении на российский рынок современных средств измерений и испытательного оборудования для решения химико-аналитических, метрологических и экологических задач, стоящих перед предприятиями и организациями различных отраслей промышленности

Зачем нам 1С:
Наша компания уже автоматизирована на базе 1С. Это различные конфигурации для ведения учета.

Возникла задача по отказу от использования бумажных внутренних документов. Необходимо было предусмотреть механизмы для работы внутреннего аудитора.

Очень важной задачей являлось построение работы по обработке претензий и обращений клиентов компании.

Что выбрали:
Долго выбирать не пришлось, так как наш партнер по автоматизации, выслушав нашу боль, сразу предложил продукт 1С:Документооборот КОРП. Нас привлекла единая платформа с другими решениями, используемыми в компании, возможность использования имеющихся лицензий и знакомый интерфейс. 

Что делали:
Сразу обратились к «профессионалам», выбрали механизмы типового запуска 1С:Документооборот по кейсам. Такой подход нас полностью устроил, так как четко определен перечень работ и понятен будущий результат.

Как реализовывали план:
Для начала провели несколько встреч со специалистом, чтобы зафиксировать то, что для нас важно и что мы сможем автоматизировать без переработки системы. 

Все необходимые работы по описанию существующих схем реализации процедур обработки несоответствий, классификации входящих, исходящих и внутренних документов, участвующих в процессе работы с несоответствиями, обучению пользователей, подготовке инструкций и запуску в промышленную эксплуатацию были выполнены СофтБалансом.

Как было:  
Вот представьте себе - приходит претензия по качеству от клиента. Принимает эту претензию офис-менеджеры, далее передают ее в любом виде в отдел аудита и понеслось: претензия распечатывается, прикладывается опросник (бегунок, так называемый) и начинается бесконечная беготня по отделам в поисках ответственных лиц, дабы получить необходимые комментарии от каждого заинтересованного и заключительное резюме. И более того, одним "круговым обходом" данный процесс никогда не заканчивался - кого-то просто нет на месте, кто-то болеет и т.п. То есть процесс циклический и разбит на множество итераций. Это очень утомительно и долго, к тому же вся эта огромная папка была в бумажном виде. В общем решили, что пора задействовать автоматизацию.

Как стало: 
Поступает входящее обращение, претензия в бумажном виде, либо  по электронной почте. Секретарь вносит в 1С всю необходимую информацию, прикладывает обращение в электронном виде, ставит задачу на аудитора. Аудитор видит эту задачу-рассмотрение у себя на рабочем месте, создает задачи (в них есть типовые формы, которые необходимо заполнить) на  всех ответственных и заинтересованных лиц. Соответственно, в разы сократилось время контроля сроков исполнения всех задач, обсудить все проблемы и комментарии можно прямо в задачах. Никакой беготни по отделам и поиска ответсвенных сотрудников!

К чему пришли:
Все поставленные цели были достигнуты полностью и в срок. Причем не только по автоматизации, а и по построению процессов:

  • полностью проработан и автоматизирован механизм работы с инцидентами. Все претензии и рекламации клиентов обрабатываются в информационной системе
  • наведен порядок с хранением, согласованием и обработкой внутренних документов
  • обработка входящих и исходящих документов.   

Руководитель получает все необходимые отчеты по исполнительной дисциплине.

Все довольны, аудитор счастлива! 

Дальнейшее развитие данной системы взял на себя новый сотрудник компании, который периодически звонит в СофтБаланс за консультациями, если такие необходимы.

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Делопроизводство
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

Информация о компании:
Санкт-Петербургская компания «НеваЛаб» предлагает комплексные лабораторные решения, включающие проектирование, строительство и оснащение лабораторий промышленных предприятий

Исходная ситуация:

Компания уже автоматизирована на базе 1С. Это различные конфигурации для ведения учета.
Возникла задача по отказу от использования бумажных внутренних документов. Необходимо было предусмотреть механизмы для работы внутреннего аудитора.
Очень важной задачей являлось построение работы по обработке претензий и обращений клиентов компании.

Данному запросу от клиента удовлетворял функционал программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП

Решение:

В соответствии с задачами и видением реализации были выбраны механизмы типового запуска системы на основе заранее разработанных кампанией СофтБаланс кейсов с фиксированным набором работ и гарантированным результатом.
Для старта были выбраны кейсы:
• Автоматизация канцелярии (входяшие, исходящие, внутренние документы)
• Работа с претензиями
• Разграничение прав доступа.

По технологической части:

Состав работ, проведенных специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса: было проведено ознакомление с регламентными документами по документообороту заказчика; ; интервьюирование и анкетирование сотрудников; определение видов входящих и исходящих документов, определение шаблонов форм документов; ; определение маршрутов движения входящих и исходящих документов; подготовка отчета о предпроектном обследовании, включающего первичный аудит документооборота в части входящей и исходящей корреспонденции; ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды документов»); настройка шаблонов документов; настройка маршрутов движения документов; тестовое создание документов, проверка работоспособности модели; обучение сотрудников работе с входящими и исходящими документами; подготовка пошаговой инструкции по работе с корреспонденцией в программе.

Результаты проекта:

Были определены виды входящих и исходящих документов, настроены шаблоны этих документов, определены и настроены маршруты обработки входящих и исходящих документов, пользователи обучены работе с системой и остались довольными результатами.

- полностью проработан и автоматизирован механизм работы с инцидентами. Все претензии и рекламации клиентов обрабатываются в информационной системе.
- наведен порядок с хранением, согласованием и обработкой внутренних документов.
- обработка входящих и исходящих документов.

Состояние проекта:

Система передана в эксплуатацию. На текущий момент, компания СофтБаланс ведет внедрение системы 1С:ERP, после удачного внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП.

Параметры проекта:

Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников организации- 150
Число автоматизированных рабочих мест-120
Количество документов, обрабатываемых в год: несколько тысяч
Наличие территориально-распределенной СЭД: центральный офис
Обучение: проводилось обучение сотрудников на рабочих местах и в учебном центре в офисе компании СофтБаланс.
Осуществляется ли сопровождение- да

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика