Автоматизация электронного согласования договоров на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в компании "СИБИНТЕК-ЗВЕЗДА"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Компания "СИБИНТЕК-ЗВЕЗДА" основана в 2016 году и занимается разработкой, использованием информационных ресурсов, строительством/арендой жилых и нежилых сооружений, ремонтом и электромонтажными работами.

В связи с расширением, перед руководством встала задача оптимизации документооборота компании. Процедуру бумажного согласования в компании проходит большое количество договоров и дополнительных соглашений. Поэтому, для экономии времени, задачу согласования было решено автоматизировать.
После анализа предлагаемых на рынке решений, руководство остановило свой выбор на современном программном продукте "1С:Документооборот КОРП".
По рекомендации фирмы "1С" мы обратились в компанию "Аксиома-Софт", и ознакомившись с опытом и портфолио их специалистов, решили выбрать их в качестве партнеров для поставки и внедрения.

Было проведено обследование инфраструктуры, собеседования и анкетирования ключевых пользователей, анализ существующего состояния документооборота в компании, оказана методологическая помощь при составлении внутренних регламентов электронного документооборота.
В рамках внедрения автоматизированы следующие бизнес-процессы:
1. Работа с внутренними, входящими и исходящими документами. Настроены маршруты движения документов, и правила обработки документов по ролям. Документы хранятся в нужных установленных папках, их легко искать, обрабатывать, находить связанные документы, смотреть версии документов и т.д. Также, настроено разграничение прав доступа - теперь каждый сотрудник видит только те объекты и документы, которые ему нужны в работе.
2. Работа с задачами. Можно ставить задачи/поручения сотрудникам с определенными сроками, и следить за ходом их выполнения. Контролер следит за тем, чтобы задачи выполнялись в срок. Руководители с помощью отчетов могут анализировать исполнительскую дисциплину.
3. Процесс согласования и подписания договоров. С помощью настроенных шаблонов бизнес-процесса согласования по видам документов, данный процесс теперь идет гораздо удобнее и быстрее. Договоры могут заполняться по настроенным автозаполняемым шаблонам. Руководители могут согласовывать документы по электронной почте, даже не заходя в программу.

В результате внедрения были структурирована документация организации, все теперь хранится, согласовывается в электронном виде.
Время на подготовку и согласование договоров сократилось на 50%
Время на поиск нужной документации сократилось в несколько раз.

1С:Документооборот КОРП теперь является неотъемлемой частью Информационно-аналитической системы
В будущем планируется настроить бизнес-процесс по согласованию бюджетов, возможно с интеграцией с финансовой учетной системой.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе