Наконец-то порядок! Автоматизация управленческого учета в ООО "Теплосервис комплект" на базе ПП "1С:Управление нашей фирмой"

ООО "Теплосервис комплект"
Чита, Февраль 2018

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 14

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 10

О нас:

Торгово-монтажная компания ООО «Теплосервис комплект» занимается проектированием инженерных систем, подбором оборудования для энергосбережения, насосным оборудованием, проектированием и монтажом систем отопления, водоснабжения и канализации.

Для ведения учета мы всегда использовали программные продукты 1С. Но закупались они стихийно по мере необходимости. Не было единой системы, все программы работали разрозненно. В следствие этого данные в управленческом учете не совпадали с данными в бухгалтерском, бухгалтерии приходилось тратить много времени на то, чтобы сверять списки реализаций. Остатки не контролировались, из-за этого менеджеры могли отписать товар, которого нет в наличии. 

Именно с решения этих проблем и началась наша автоматизация. 

Начало работы:

Главный бухгалтер обратился к партнеру 1С - компании "Бухучет и управление". Мы озвучили наши проблемы. Для нас также была важна скорость реагирования по возникающим вопросам, чтобы программа была максимально гибкой в настройке и универсальной, чтобы можно было подключить контрольно-кассовую технику. На встрече со специалистами 1С было принято решение приобрести и внедрить программное решение "1С:Управление нашей фирмой". 

Сотрудники компании "Бухучет и управление" прописали шаги для удачного внедрения. Мы согласовали график и начали работу.

И первым пунктом работы было комплексное обследование предприятия. Несколько дней специалисты изучали нашу организацию, погружались в наши процессы. В ходе обследования были выявлен еще ряд проблем, которые можно решить благодаря автоматизации.

Выявленные проблемы:

  • Большие затраты времени на выяснение поступила ли оплата от покупателя по заказу клиента. Для этого менеджерам приходилось каждый раз ходить в бухгалтерию.
  • Большие затраты времени на формирование цен для конечного покупателя. Цена товара зависит от курса евро и наценка зависит от того, у какого поставщика мы закупаем. Все это приходилось считать вручную.
  • Не было контроля договоров. Не ясно сколько заказов и на какую сумму сделано по конкретному договору контрагента.
  • Логисты тратят много времени на составление заявок поставщикам, т.к. делают это в бумажном виде, используя сайт поставщика.
  • Затраты времени на ввод документов по собственным организациям. Бухгалтеры вводят документы на отгрузку в одной базе, а потом документы поступления в другой.
  • Коммерческий директор не может оперативно оценить реальную себестоимость каждого заказа, т.к. ждет отчетов о доп. расходах, об оплатах поставщикам и оплатах покупателей. И только собрав все воедино от разных подразделений, виден реальный результат. А это время.
  • Тяжелый порог вхождения для новых сотрудников. Справочники давно "замусорены", множество дублей и только "старые" сотрудники знают какие данные использовать.
  • И множество других мелких "хотелок" и недочетов... 

Как решали проблемы и что получили:

  • Настроен двусторонний обмен между системами. Бухгалтер разносит оплаты по заказам и эти данные видны у менеджеров в отделе продаж. Отпала необходимость "ходить по оплатам"! Горит рядом с заказом зеленый индикатор - значит деньги поступили.
  • Мы больше не считаем цены вручную! Курс евро грузится автоматически, цены считаются сами с учетом всех наших нюансов.
  • Для контроля договоров дали доступ в базу данных для юриста. Настроены типовые шаблоны и теперь любой договор формируется прямо из базы, не надо набирать его в WORD’е. Есть удобная картотека договоров со сканами прямо в 1С. Плюс очень понравилась возможность проверить благонадежность контрагента еще до заключения с ним договора!
  • Для логистов в программе введены прайс-листы поставщиков с их ценами, а т.к. цены у основных поставщиков в течении года почти не меняются - стало очень удобно формировать заявки.
  • Между собственными организациями и постоянными партнерами настроен электронный документооборот. Документы в 1С падают сами не надо вводить бухгалтеру вручную!
  • Благодаря системе подчиненных документов и статусов заказа можно увидеть реальную картинку. Вот заказ покупателя, вот что было в наличии, а вот что мы взяли у поставщика "под заказ" и все, связанные с этим расходы. Все в одном месте! Не нужно ждать никаких отчетов, достаточно просто открыть нужный заказ и посмотреть "свод". Сразу видна рентабельность.
  • Навели порядок в справочниках, слили дубли, ограничили права пользователям по их зоне ответственности. Эта кропотливая работа велась много дней совместными усилиями, но результат стоит того!

Общее впечатление от внедрения:

Наконец-то порядок! Все документы четко структурированы, наглядно видно в какой стадии конкретный заказ. Бухгалтерия довольна - проще сдавать отчеты. Высвободили много свободного времени, освободив работников от рутины, и направили эти ресурсы на повышение качества работы! При том попутно сэкономили, отказавшись от услуг сторонних организаций. Все аналогичные сервисы входят в договор 1С!

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Банк и касса
  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Комплектация и разукомплектация ТМЦ
  • Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
  • Налоговый учет
  • Оптовая торговля
  • Основные средства
  • Оформление заказов покупателей
  • Оформление заказов поставщикам
  • Планирование закупок
  • Планирование продаж
  • Производственные операции
  • Расчет зарплаты и кадровый учет
  • Расчет нормативной себестоимости заказов
  • Расчет фактической себестоимости
  • Расчеты с контрагентами
  • Регламентированная отчетность
  • Резервирование ТМЦ
  • Товарно-материальные ценности
  • Торговые операции
  • Управление отношениями с клиентами (CRM)
  • Управление складскими запасами
  • Управленческий учет
  • Учет договоров
  • Финансовый анализ
  • Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика