Наконец-то порядок! Автоматизация управленческого учета в ООО "Теплосервис комплект" на базе ПП "1С:Управление нашей фирмой"

О нас:

Торгово-монтажная компания ООО «Теплосервис комплект» занимается проектированием инженерных систем, подбором оборудования для энергосбережения, насосным оборудованием, проектированием и монтажом систем отопления, водоснабжения и канализации.

Для ведения учета мы всегда использовали программные продукты 1С. Но закупались они стихийно по мере необходимости. Не было единой системы, все программы работали разрозненно. В следствие этого данные в управленческом учете не совпадали с данными в бухгалтерском, бухгалтерии приходилось тратить много времени на то, чтобы сверять списки реализаций. Остатки не контролировались, из-за этого менеджеры могли отписать товар, которого нет в наличии. 

Именно с решения этих проблем и началась наша автоматизация. 

Начало работы:

Главный бухгалтер обратился к партнеру 1С - компании "Бухучет и управление". Мы озвучили наши проблемы. Для нас также была важна скорость реагирования по возникающим вопросам, чтобы программа была максимально гибкой в настройке и универсальной, чтобы можно было подключить контрольно-кассовую технику. На встрече со специалистами 1С было принято решение приобрести и внедрить программное решение "1С:Управление нашей фирмой". 

Сотрудники компании "Бухучет и управление" прописали шаги для удачного внедрения. Мы согласовали график и начали работу.

И первым пунктом работы было комплексное обследование предприятия. Несколько дней специалисты изучали нашу организацию, погружались в наши процессы. В ходе обследования были выявлен еще ряд проблем, которые можно решить благодаря автоматизации.

Выявленные проблемы:

• Большие затраты времени на выяснение поступила ли оплата от покупателя по заказу клиента. Для этого менеджерам приходилось каждый раз ходить в бухгалтерию.
• Большие затраты времени на формирование цен для конечного покупателя. Цена товара зависит от курса евро и наценка зависит от того, у какого поставщика мы закупаем. Все это приходилось считать вручную.
• Не было контроля договоров. Не ясно сколько заказов и на какую сумму сделано по конкретному договору контрагента.
• Логисты тратят много времени на составление заявок поставщикам, т.к. делают это в бумажном виде, используя сайт поставщика.
• Затраты времени на ввод документов по собственным организациям. Бухгалтеры вводят документы на отгрузку в одной базе, а потом документы поступления в другой.
• Коммерческий директор не может оперативно оценить реальную себестоимость каждого заказа, т.к. ждет отчетов о доп. расходах, об оплатах поставщикам и оплатах покупателей. И только собрав все воедино от разных подразделений, виден реальный результат. А это время.
• Тяжелый порог вхождения для новых сотрудников. Справочники давно "замусорены", множество дублей и только "старые" сотрудники знают какие данные использовать.
• И множество других мелких "хотелок" и недочетов... 

Как решали проблемы и что получили:

• Настроен двусторонний обмен между системами. Бухгалтер разносит оплаты по заказам и эти данные видны у менеджеров в отделе продаж. Отпала необходимость "ходить по оплатам"! Горит рядом с заказом зеленый индикатор - значит деньги поступили.
• Мы больше не считаем цены вручную! Курс евро грузится автоматически, цены считаются сами с учетом всех наших нюансов.
• Для контроля договоров дали доступ в базу данных для юриста. Настроены типовые шаблоны и теперь любой договор формируется прямо из базы, не надо набирать его в WORD’е. Есть удобная картотека договоров со сканами прямо в 1С. Плюс очень понравилась возможность проверить благонадежность контрагента еще до заключения с ним договора!
• Для логистов в программе введены прайс-листы поставщиков с их ценами, а т.к. цены у основных поставщиков в течении года почти не меняются - стало очень удобно формировать заявки.
• Между собственными организациями и постоянными партнерами настроен электронный документооборот. Документы в 1С падают сами не надо вводить бухгалтеру вручную!
• Благодаря системе подчиненных документов и статусов заказа можно увидеть реальную картинку. Вот заказ покупателя, вот что было в наличии, а вот что мы взяли у поставщика "под заказ" и все, связанные с этим расходы. Все в одном месте! Не нужно ждать никаких отчетов, достаточно просто открыть нужный заказ и посмотреть "свод". Сразу видна рентабельность.
• Навели порядок в справочниках, слили дубли, ограничили права пользователям по их зоне ответственности. Эта кропотливая работа велась много дней совместными усилиями, но результат стоит того!
  

Общее впечатление от внедрения:

Наконец-то порядок! Все документы четко структурированы, наглядно видно в какой стадии конкретный заказ. Бухгалтерия довольна - проще сдавать отчеты. Высвободили много свободного времени, освободив работников от рутины, и направили эти ресурсы на повышение качества работы! При том попутно сэкономили, отказавшись от услуг сторонних организаций. Все аналогичные сервисы входят в договор 1С!