Внедрение "1С:Управление нашей фирмой 8" в ООО "Экогород"

Компания "Экогород" осуществляет закупку макулатуры марок МС-5Б (гофрокартон) и МС-7Б (книги, журналы, офис), отходы пленок ПВД и стрейч, а также макулатуру других марок и отходы полимеров. Далее сырье поступает на переработку и потом - на реализацию.

Задачи

Важной задачей была автоматизация процесса контроля выполнения заявок на закупку сырья и сроков оплат по данным заявкам, учета переработки сырья и формирования себестоимости продукции.

Учет велся практически "ручным" методом, в таблицах Excel. На определенном этапе предприятие столкнулось с некорректным отражением прибыли и затрат, что привело к существенным кассовым разрывам. Нужен был инструмент, позволяющий отслеживать верные оперативные данные. Другой проблемой стало отсутствие контроля сроков оплат поставщикам и покупателям. Также из-за наличия широких временных рамок в получении финансовых показателей существовал дисбаланс в анализе процесса закупок сырья менеджерами и последующей прибыли, получаемой после реализации и переработки сырья.

Решение

В результате обращения в компанию "Спектр-Автоматика" ее специалисты порекомендовали в качестве решения "1С:Управление нашей фирмой". 

Автоматизация привела к существенным позитивным изменениям в бизнес-процессах предприятия, в частности, в процессе закупки. Менеджеры  по закупкам ООО "Экогород" ежедневно заказывают материалы у поставщиков. Для учета заявок на закупку сырья и отслеживания их выполнения сотрудники формируют документ "Заказ поставщику", при этом указывая планируемую дату поступления, а также планируемую дату оплаты. На основании Заказов поставщикам менеджеры, без необходимости повторного заполнения табличных частей документов, всего в пару кликов регистрируют факт поступления сырья и оплаты по заказам, создавая соответственно документы "Приходные накладные" и "Поступление в кассу", либо  "Поступление на счет". На основании этих данных появилась возможность оперативно формировать отчёты по поступлению и оплатам по заказам.

В интерфейсах рабочего места менеджеров были настроены отборы по состояниям отгрузки заказов "Без отгрузки" и "Отгружен частично", а также по планируемым датам отгрузки не менее чем на начало текущего дня, что позволило вывести список всех просроченных отгрузок по заказам поставщикам и дало возможность легко и наглядно отслеживать данный параметр, оперативно контролируя данную ситуацию.и, при необходимости, внося изменения в процесс.

Для мониторинга закупочных цен и отслеживания их динамики стали доступны варианты отчетов по анализу закупок. "1С:УНФ" позволила легко настроить вывод закупочных цен на сырье в разрезе месяцев и диаграммы, отражающие изменение этих цен в каждом месяце. Были созданы отчеты в разрезе закупаемого сырья по поставщикам с сортировкой по цене закупки, что позволило легко находить и регистрировать поставщиков с минимальной ценой закупки сырья.

Для учета закупочных цен поставщиков была настроена автоматическая регистрация данного параметра в разрезе договоров с контрагентами. В результате  закупочные цены автоматически отслеживаются программой по каждой приходной накладной, формируется история по ценам, появилась возможность в любой момент сформировать прайс-листы со стоимостью.

Отчет "График движения запасов", который наглядно отражает объём поступающего сырья по датам, позволил организовать планирование необходимого для доставки транспорта, организации мест хранения на складах, а также четко знать объем планируемых запасов сырья, которые можно будет передать в производство.

Кроме того, "1С:УНФ" дала возможность отслеживать эффективность менеджеров по закупкам формируя отчеты по объемам закупленного сырья в разрезе ответственных менеджеров. Были созданы автоматизированные виды начислений премиальной части заработной платы в зависимости от данного объема закупок.

Существенные изменения произошли и в производственном учете. Компания "Экогород" перерабатывает пленочные отходы ПВД и стрейч, а также производит технологическую гофротару. Для отражения факта производства продукции создается документ "Производство", который фиксирует выпуск готовой продукции и списание сырья. На основании данного документа бригадиры создают документы "Сдельный наряд", фиксирующие факт выполнения технологических операций сотрудниками компании необходимые для выпуска продукции.

Важной задачей было организовать автоматический учет перерабатываемого при производстве сырья и дополнительных затрат для корректного формирования себестоимости производимой продукции. Эта задача была решена указанием спецификаций для всех видов производимой продукции, что позволило при ее выпуске автоматически заполнять вкладку со списываемыми материалами в соответствии с заложенными нормативами на выпуск единицы продукции, тем самым значительно ускорив заполнение документа и уменьшив влияние человеческого фактора. Аналогично, в соответствии со спецификацией продукции, автоматически заполняется данными о выполненных технологических операциях документ "Сдельный наряд".

Таким образом, заранее заведенные в программе "1С:УНФ" спецификации позволили бригадирам быстро и с минимальными корректировками отражать фактические затраты на выпуск продукции, что позволяет формировать по ней корректную себестоимость.

Внедренная программа позволила организовать в конце месяца списание материалов, которые нельзя отнести на выпуск конкретной продукции, посредством документа "Перемещение запасов" (вид операции - списание на расходы) на конкретную статью затрат.

Таким образом, "1С:УНФ" позволила организовать учет всех необходимых затрат на производство продукции - КИП спрессованных, перекипованных и обработанных из исходного сырья.

Аналогично заказам поставщикам, менеджеры компании фиксируют заказы покупателей и, благодаря этому, также имеют возможность контролировать выполнение заявок покупателей, соблюдение сроков оплат по заявкам. Встроенный в документ "Заказ покупателя" отчет-анализ заказа позволил ответственным менеджерам прямо из документа контролировать обеспечение заказа к моменту отгрузки  ("на складе в свободном остатке", "в производстве" или "ещё не обеспечен"), а также состояние оплат по заказу. Отпала необходимость каждый раз отвлекать сотрудников бухгалтерии для выяснения поступления оплаты, а также бригадиров на производстве, выясняя произведена ли готовая продукция под данный заказ.

При отгрузке готовой продукции "1С:УНФ" автоматически, в зависимости от выбранного покупателя, подставляет в документ цену реализации (вид цен привязан к договорам), что значительно упростило данную процедуру и уменьшило число ошибок в первичных документах.

Итоги

После внедрения продукта и проведения индивидуального обучения был настроен соответствующий функционал программы: способы отражения расходов, проведена настройка работы со справочниками, осуществлен ввод начальных остатков из таблиц Excel в базу данных  - по запасам, по взаиморасчетам с контрагентами, по налогам и взаиморасчетам с сотрудниками. У предприятия появилась возможность формирования отчетов для анализа закупок, сравнения стоимости сырья у разных контрагентов и последующего построения прайс листов.

Были достигнуты главные цели внедрения ПО - корректное отражение закупок и расходов, автоматическое информирование о сроках проведения оплат. Появилась возможность формировать финансовый результат в разрезе статей затрат и по заказам.