Внедрение системы "1С: Документооборот" в Ситуационном центре ООО "Оборонлогистика"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1. Целями проекта являются:
- Сокращение сроков и повышения прозрачности процесса согласования и подписания документов;
- Обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемых, подписываемых документов;
- Уменьшение времени и трудозатрат на поиск необходимых документов;
- Повышение эффективности мониторинга и контроля исполнения поручений, заданий и документов;
- Повышения исполнительской дисциплины;
- Стандартизация и оптимизация процессов документооборота Корпорации;
- Автоматизация процессов регистрации, согласования, исполнения и контроля поручений по всем видам документов (внутренние служебные записки, протоколы, приказы, распоряжения и т.д.);
- Повышение производительности труда;
- Повышения качества управления рабочими процессами.

2. Задача проекта:
Разработать решение на внедрение автоматизированной информационной системы электронного документооборота для Заказчика, которая позволит:
- автоматизировать делопроизводство и деловые процессы обработки документов;
- обеспечить информационное обслуживание основной производственной деятельности специалистов и руководства, поддержку принятия ими управленческих решений;
- обеспечить регистрацию и хранение электронных копий документов;
- повысить качество выполнения производственных заданий по обработке и исполнению документов, мониторингу и сквозному контролю исполнения любых типов документов;
- обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;
- обеспечить своевременную и гарантированную доставку документов в рамках информационного обмена на рабочие места исполнителей, ответственных за их обработку;
- предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;
- предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;
- предоставить механизм согласования, обеспечивающий актуальное и полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его прохождении маршрута;
- сократить временные затраты персонала Корпорации на неформальные коммуникации, поиск необходимых документов;
- обеспечить гарантированную сохранность и целостность документов и сопроводительной информации к ним;
- обеспечить в перспективе возможность интеграции с учетными системами Корпорации в части использования общих справочников, обмена данными для целей документарного обеспечения бизнес-процессов;
- снизить риски потери или искажения документов, несанкционированного доступа к информации;
- сократить потери времени на создание, согласование, поиск и получение необходимых документов;
- предоставить возможность работы с электронными копиями документов, тем самым сократить издержки на печать бумажных носителей;
- обеспечить хранение и использование документов;
- обеспечить работу над документами в единой многопользовательской системе;
- применять стандартизированные шаблоны основных видов документов;
- обеспечить безопасность и доступность сервиса документооборота.

3. Бизнес - единицы для подключения к СЭД:
ООО «Оборонлогистика» - г. Москва;
ООО «СК СЕВЕРО-ЗАПАД» - г. Санкт – Петербург, Ленинградская область;
ООО «СК ЮГ» - г. Москва;
ООО «СК Восток» - г. Владивосток, Приморский край;
ООО «ОБЛ-Сервис» - г. Москва
ООО «СК Арктика» - г. Москва.

4. Этапы проекта:
1. Заключение контракта. Заключение договора с облачным сервисом.
2. Предпроектное обследование. Описание концепции будущей Системы Заказчика, исходя из выявленных особенностей его бизнес-процессов.
3. Разработка «Положения о документообороте». Разработка и утверждение документа «Положение о документообороте» для использования его в повседневной работе Заказчика.
4. Настройка системы. Настройка самой системы 1С: Документооборот КОРП.
5. Обучение сотрудников. Написание и передача пользовательской документации Заказчику, проведение мастер-классов по работе в системе 1С: Документооборот КОРП.
6. Изменение типовой конфигурации (при необходимости). Доработка или расширение функционала созданной системы по пожеланию Заказчика, исправление возникающих ошибок.
7. Опытно-промышленная эксплуатация. Полномасштабное внедрение системы.
8. Первичное сопровождение решения. Безвозмездное сопровождение решения сроком, оговоренным сторонами.

5. Функциональная архитектура:
1. «Документы и файлы».
Функциональный блок «Документы и файлы» предназначен для упорядоченного хранения документации предприятия в электронном виде: связывает проект документа и скан-копии оригинала с возможностью отбора/поиска документов по необходимому реквизиту.
2. «Бизнес-процессы».
Функциональный блок «Бизнес-процессы» предприятия позволяет ставить задачи сотрудникам с сохранением истории работы и контролем сроков исполнения.
3. «Совместная работа».
Функциональный блок «Совместная работа» позволяет вести организацию мероприятий, календаря рабочего времени и организацию проектной работы.
4. Организация хранения информации.
Формирование и управление структурированным хранилищем.
5. Организация хранения электронных документов.
Организация хранения электронных документов по внешним источникам, по видам документов и типам данных.
6. Поиск информации и предоставление отчетности.
Поиск осуществляется с использованием единого механизма вне зависимости от среды пользователя и места хранения информации.
7. Ролевая модель.
Предусматривается двухкомпонентная ролевая модель. В первом разрезе пользователи подразделяются по уровням доступа к объектам системы (чтение/редактирование/добавление записей) и, как следствие, по сценариям работы в системе. Второй разрез определяет роли пользователей в части фактических должностных обязанностей, исполняемых ими в организации.
8. Штрихкодирование.
Предполагается возможность присваивания штрих-кодов любому виду документов.
9. Сканирование.
Предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
10. Механизм оповещений
Используется механизм оповещения пользователей, рассылающий уведомления посредством внутренней маршрутизации или через почтовый сервер.
11. Управление проектами.
Учет проектов, учет и контроль исполнения планов проектов, контроль затрат рабочего времени по проектам, привязка к проектам всех данных программы: документы, файлы, письма, мероприятия. Синхронизация проектов с решением на 1С по управлению логистикой.
12. Управление логистикой.
Автоматизация работы с документацией по логистической деятельности: бизнес-процессы и документальное оформление для следующих процессов/событий: транспортировка; хранение, размещение, отпуск, посредничество в логистической цепи.

6. Для выполнения поставленных целей:
- было проведено моделирование процессов предприятия;
- проанализированы действующие регламенты;
- разработано положение по документообороту;
- проведен комплекс работ по доработке типового решения и введения в эксплуатацию;
- проведено обучение пользователей и поддержка на начальных этапах эксплуатации.

7. Итоги проекта для бизнеса:
- Автоматизированы и ускорены такие процессы как: регистрация, согласование, исполнение и контроль поручений по всем видам документов (внутренние служебные записки, протоколы, приказы, распоряжения и т.д.);
- Обеспечен быстрый поиск необходимых документов и их сохранность;
- Повышена производительность труда, исполнительная дисциплина сотрудников.

Программа 1С: Документооборот КОРП введена в эксплуатацию в октябре 2017 года и в настоящий момент успешно используется на 55 рабочих местах.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика