Оптимизация процессов «Бюджетирования» с использованием «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2»

АО «Башкирская электросетевая компания» (АО «БЭСК») крупная региональная электросетевая компания России, занимающая доминирующее положение на рынке передачи электроэнергии на территории Республики Башкортостан и владеющая магистральными и распределительными электрическими сетями общей протяженностью более 87 тыс. км, 592 подстанции разной мощности, 22 000 трансформаторных пунктов.
АО «БЭСК» является управляющей компанией (УК) дочерних обществ (ДО) - ООО «Башкирские распределительные электрические сети» (в состав входит 12 Производственных Отделений), ООО «Башкирская сетевая компания», ООО «БЭСК Инжиниринг».
В настоящее время в группе компании АО «БЭСК» работает 7500 человек

Компания АО «БЭСК» планомерно осуществляет реализацию программы по усовершенствованию системы управления, одним из ключевых этапов которой является проект создания единой информационной системы на платформе «1С:Предприятие 8», обеспечивающей автоматизацию бизнес-процессов компании в едином информационном пространстве. В настоящее время в рамках этого проекта уже автоматизировано более 10’000 рабочих мест в 17-ти различных конфигурациях, тесно интегрированных между собой. Проект по оптимизации процессов Бюджетирования в единой информационной системе был определен как важный ключевой проект автоматизации.

Бюджетный процесс общества построен по принципу управления по центрам ответственности (ЦФО), которые далее объединяются в консолидированные центры финансовой ответственности (КЦФО) по функциональным направлениям. Финансовая структура соответствует организационной структуре, бюджетирование осуществляется по функциональному принципу методом от достигнутого, бюджетный классификатор включает в себя 180 статей по 5-ти направлениям деятельности. В компании применяется классическая система бюджетирования, в рамках которой формируются функциональные бюджеты, БДР, БДДС, прогнозный баланс. В бюджетном процессе участвует до 500 сотрудников.

Сам бюджетный процесс в компании сложный, многоуровневый. Для формирования бюджетов нижнего уровня «Натурально стоимостных бюджетов подразделений» используются отдельные функциональные модули единой информационной системы на платформе «1С:Предприятие 8» и программа Eхcel.
Для формирования бюджетов «Верхнего уровня» за счет последовательной консолидации 37 функциональных бюджетов ЦФО в функциональные бюджеты КЦФО, бюджеты Дочерних Обществ и в бюджет группы компаний была выбрана подсистема «Бюджетирование» программы «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» (1С:ERP), позволяющая автоматизировать все бюджеты в единой базе данных с возможностью интеграции данных из действующих модулей единой информационной системы АО «БЭСК» на платформе «1С:Предприятие 8».

Учитывая сложность и масштабность проекта по оптимизации процесса Бюджетирования для снижения трудоемкости было принято решение разработать Технический проект на автоматизацию «Бюджетов верхнего уровня». Работы по автоматизации процессов Бюджетирования в холдинге АО «БЭСК», включая разработку Технического проекта, проводились с марта 2015 г. по декабрь 2017 г. специалистами ООО «Софт-портал проект» совместно со специалистами АО «БЭСК».
С 21.12.2017 г. подсистема «Бюджетирование» программы «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» была переведена в промышленную эксплуатацию.

В рамках реализации проекта специалистами ООО «Софт-портал проект» проведены следующие работы:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизируемой системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Начальные настройки типового решения для начала ведения учета
• Техническая реализация специфических особенностей учета (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятие 8»:
-"1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией";
-"1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием" (1С:УПП);
-"БЭСК:Управление доступом пользователей";
-"БЭСК:Хранилище сканов";
-"1С:Консолидация"
• Настройка и запуск бизнес-процессов
• Разработка текстовых и видео инструкций для пользователей
• Индивидуальное и групповое обучение пользователей

В результате внедрения подсистемы «Бюджетирование» введен в эксплуатацию следующий функционал:
1) Автоматизированы процессы:
• Планирования функциональных бюджетов (ФБ) ЦФО, ФБ в консолидированных центрах финансовой ответственности (КЦФО), бюджетов ДО и бюджета группы компаний, включая процессы согласования и консолидации бюджетов каждого уровня;
• Проведения корректировок бюджета (БДР/БДДС);
• Формирования скорректированного бюджета ДО и Холдинга (БДР/БДДС);
• Формирования фактического бюджета ДО и Холдинга (БДР/БДДС) в формате РСБУ и с элементами МСФО;
• Формирования прогнозного бюджета ДО и Холдинга (БДР/БДДС);
• Сравнения различных версий бюджета с выведением абсолютных и относительных отклонений;
• Формирования планового и прогнозного балансов ДО;
• Формирования планового и прогнозного баланса Холдинга с элементами МСФО;
• Формирования планового и прогнозного отчета о движении денежных средств Холдинга с элементами МСФО.
2) Автоматизирована подготовка:
• Всех видов отчетности в формате БДР/БДДС для ЦФО/КЦФО/ДО/Холдинга связанных с планированием, корректировкой, исполнением, прогнозированием;
• Отчетов по созданию и использованию всех видов резервов (аварийный, свободный), а также отчета по использованию сверх бюджетных средств;
• Модели расчета лимитов для планирования в формате БДР с автоматическим распределением лимитов между КЦФО в разрезе ДО;
• Модели БДДС для расчета вариантов (плановых, прогнозных) с возможностью пересчета финансовой деятельности.
3) В рамках интеграции с другими системами «1С:Предприятие 8» :
• Проведена интеграция подсистемы «Бюджетирование» 1С:ERP с 1С:УПП в части:
- автоматического получения фактических данных из подсистемы «Бухгалтерия»,
- автоматической передачи лимитов скорректированного БДДС для формирования платежного календаря на предстоящий период в подсистеме «Казначейство»,
- ежедневного отражения в платежном календаре подсистемы «Казначейство» утвержденных в 1С:ERP корректировок по увеличению лимитов текущего периода;
• Автоматизирован механизм получения факта ВГО и элементов МСФО для формирования консолидированного БДР Холдинга из подсистемы «МСФО» системы «1С:Консолидация».
4) Разработаны методики и автоматизированы:
• Натурально-стоимостной функциональный бюджет по финансовой деятельности;
• Функциональный бюджет в части пересчета налога на прибыль и налога на добавленную стоимость.

В настоящее время подсистема эксплуатируется на 580 рабочих местах. Одновременно в подсистеме работает 195 пользователей.
Внедрение подсистемы «Бюджетирование» позволило получить следующие результаты:
• Предоставлена возможность доступа в режиме онлайн пользователям ДО и ПО к отчетной информации по функциональному принципу;
• Сократились сроки и трудоемкость подготовки консолидированной информации по холдингу АО «БЭСК», в том числе при планировании бюджетов в разных сценарных условиях;
• Автоматизированный контроль информации, предоставленной центрами финансовой ответственности при формировании БДР, БДДС позволил оперативно устранять ошибки и неточности при планировании;
• Автоматизация процессов согласования и утверждения документов при планировании и корректировке бюджетов позволила повысить оперативность и ответственность исполнителей;
• Получение в режиме реального времени план-фактного анализа исполнения ЦФО плановых показателей бюджетов, повысило контроль исполнения и позволило своевременно проводить корректировки бюджетов.

С компанией «Софт-портал проект» заключен договор информационно-технологического сопровождения, осуществляется консультирование по методологическим и техническим вопросам, выполняются доработки, направленные на расширение функционала.