Внедрение "1С:Управление торговлей 8" у дистрибьютора котельного оборудования Rinnai Балхай-Сервис

ООО "Балхай-Сервис"
Москва, Июль 2017

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 8

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 8

- Представьтесь, пожалуйста. Расскажите где и кем вы работаете? Скажите несколько слов о Вашей компании? Какая фирма-франчайзи 1С сопровождает вашу компанию?

- Меня зовут Анна! Я – главный бухгалтер компании «Балхай – сервис». Сотрудничество с компанией «Ассоциация независимых специалистов» (АНС) мы начали в апреле 2017 года. и продолжаем до сих пор. Вначале это был проект внедрения решения «1C:Управление торговлей», версия 11.4 для автоматизации наших бизнес-процессов. В настоящее время осуществляется информационно-технологическое сопровождение ИТ-систем нашей компании на платформе 1С.

- Расскажите подробнее в чем заключается бизнес вашей компании? Были ли уже автоматизированы какие-то участки?

- Наша компания является дистрибьютором газовых котлов “Rinnai” в России. Из-за рубежа идут поставки котлов, дымоходов, водонагревателей, газовых труб, комплектующих и запчастей.

Котлы разных марок, моделей, для каждой марки есть свой набор комплектующих, некоторые из которых имеют аналоги среди комплектующих других марок. Есть сеть наших дилеров по всей России, которые занимаются продажей, установкой, гарантийным и пост-гарантийным обслуживанием наших котлов. Кроме того, мы сами также продаем свое оборудование конечным потребителям. Разработана ценовая политика по дилерам и конечным потребителям, мы заинтересованы, чтобы она для конечных потребителей была единой. До внедрения мы вели учет торговых операций в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 ПРОФ, однако очень много информации велось и хранилось в Excel.

- Как Вы пришли к необходимости автоматизировать процессы в компании? Какую конкретную бизнес-задачу или проблему нужно было прежде всего решить? Каких целей хотели достичь?

- Раньше каждый менеджер хранил информацию о клиентах в Excel. Там же рассчитывали цены, формировали прайс-листы, индивидуальные скидки, учитывали серийные номера проданного оборудования. Контроль остатков товаров на складах осуществлялся ручным пересчетом товара. Мы понимали, что это неэффективно и является источником потенциальных ошибок. Хотелось, чтобы весь торговый учет велся в единой системе, информация не терялась и ее легко можно было бы отследить.

Основные цели, которые мы изначально ставили в проекте автоматизации, были:

  • Вести учет серийных номеров проданных позиций в программе с возможностью получить оперативно информацию о данной серии по всей торговой цепочке, включая информацию о поставке, дилере, конечном потребителе, ценах, услугах, сервисном обслуживании.
  • Снять нагрузку с бухгалтера по вводу справочной информации о товарных позициях и клиентах и документов реализации товара.
  • Ускорить процессы инвентаризации товаров на складах, ценообразования, отпуска товаров, заказа товаров

- Как решили эти задачи с помощью автоматизации? Какое решение выбрали? Как реализовали это решение?

- Мы провели встречу с сотрудниками АНС, на которой просто рассказали о своих неудобствах и каких упрощений в наших процессах нам бы хотелось. Потом в процессе коммуникаций  уточнялись некоторые детали. Сотрудники АНС прислали нам перечень задач для начальной автоматизации, который обсуждался и согласовывался. Потом АНС прислали коммерческое предложение, в котором были учтены наши пожелания, определены этапы, примерные сроки, описаны предполагаемые конкретные результаты по каждому этапу, стоимость. Также сравнивались несколько решений применительно к нашим целям. В результате мы остановились на типовом решении «1С:Управление торговлей» 11.3 в силу того, что оно покрывает наши процессы, интегрируется с 1С:Бухгалтерией штатными средствами и хорошо зарекомендовало себя на рынке.

После заключения договора внедрения АНС подготовило и настроило решение, использовав необходимую справочную информацию из 1С:Бухгалтерии. Также были перенесены данные о торговых операциях. Внедрен учет серий оборудования (изделий).  Сформированы базовые цены из файлов Excel, предоставленных менеджерами, настроены уровни цен прайс-листа, у менеджеров стала доступна вся имеющаяся в системе информация по клиентам. Информация о товарных остатках ведется с учетом резервов в заказах покупателей. В документах реализации указываются серийные номера оборудования, при этом сбор информации о сериях и загрузка в документы отгрузки выполняется сотрудником склада при помощи терминала сбора данных (ТСД). Сделана синхронизация между базами 1С:Управление торговлей (УТ) и 1С:Бухгалтерия (БП), при которой данные о движениях товаров  выгружаются  из УТ в БП, а данные по оплате выгружаются из БП в УТ. Инвентаризация товаров на складе ведется при помощи ТСД.

- Каких конкретных результатов помогла достичь автоматизация?

- Автоматизация помогла нам прежде всего ускорить наши процессы. Мы получили удобный инструмент для анализа товародвижения, взаиморасчетов, ранжирования покупателей, эффективности торговых операций. Гораздо проще и быстрее стало проводить инвентаризацию, менять цены, вести и контролировать ценовую политику, контролировать оплату заказов перед отпуском товара. Можно оперативно получить информацию о конкретной серии по всей торговой цепочке, включая информацию о поставке, дилере или  конечном потребителе, ценах. И, как следствие, стали более реальными для автоматизации задачи смежных бизнес-процессов, например, взаимодействие с нашими дилерами, которые сейчас  находятся в процессе обсуждения.

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Анализ продаж ABC/XYZ
  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Взаиморасчеты с поставщиками
  • Комплектация и разукомплектация ТМЦ
  • Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов
  • Оптовая торговля
  • Оформление заказов покупателей
  • Оформление заказов поставщикам
  • Подключение торгового оборудования
  • Резервирование ТМЦ
  • Розничная торговля
  • Управление денежными средствами (казначейство)
  • Управление складскими запасами
  • Управленческий учет
  • Учет прихода ТМЦ
  • Учет продаж ТМЦ
  • Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Изначально весь учет клиента велся в программе "1С:Бухгалтерия 8.3".
Однако для потребностей данного бизнеса это было неудобно и недостаточно.
Поэтому на первой встрече с клиентом обсуждались основные ньюансы данного бизнеса и сопутствующие сложности.
Было подготовлено коммерческое предложение с решением для автоматизации учета, в котором на основании встречи были сформулированы основные задачи клиента и возможности решения, определены этапы, сроки и примерная стоимость.
Частично использовали аналитику, остатки и имеющиеся торговые операции из "1С:Бухгалтерии 8".
Настроили учет серий оборудования.
Настроили цены.
Подключили к ОФД и настроили ККТ для работы в режиме фискального регистратора.
Настроили и отладили работу с документами 1С в основных бизнес - процессах, обучили персонал.
Настроили синхронизацию между базами "1С:Управление торговлей 8" и "1:Бухгалтерия 8".
Настроили процесс инвентаризации товаров через ТСД.
Основной результат для бизнеса в том, что клиент получил общее информационное пространство для взаимодействия своих сотрудников: важную информацию сотрудники видят по мере ее внесения в систему (что снизило просчеты в обслуживании клиентов), также стало возможным оперативно провести анализ, существенный при принятии решений в бизнесе.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика