Внедрение "1С:Управление торговлей 8" у дистрибьютора котельного оборудования Rinnai Балхай-Сервис

- Представьтесь, пожалуйста. Расскажите где и кем вы работаете? Скажите несколько слов о Вашей компании? Какая фирма-франчайзи 1С сопровождает вашу компанию?

- Меня зовут Анна! Я – главный бухгалтер компании «Балхай – сервис». Сотрудничество с компанией «Ассоциация независимых специалистов» (АНС) мы начали в апреле 2017 года. и продолжаем до сих пор. Вначале это был проект внедрения решения «1C:Управление торговлей», версия 11.4 для автоматизации наших бизнес-процессов. В настоящее время осуществляется информационно-технологическое сопровождение ИТ-систем нашей компании на платформе 1С.

- Расскажите подробнее в чем заключается бизнес вашей компании? Были ли уже автоматизированы какие-то участки?

- Наша компания является дистрибьютором газовых котлов “Rinnai” в России. Из-за рубежа идут поставки котлов, дымоходов, водонагревателей, газовых труб, комплектующих и запчастей.

Котлы разных марок, моделей, для каждой марки есть свой набор комплектующих, некоторые из которых имеют аналоги среди комплектующих других марок. Есть сеть наших дилеров по всей России, которые занимаются продажей, установкой, гарантийным и пост-гарантийным обслуживанием наших котлов. Кроме того, мы сами также продаем свое оборудование конечным потребителям. Разработана ценовая политика по дилерам и конечным потребителям, мы заинтересованы, чтобы она для конечных потребителей была единой. До внедрения мы вели учет торговых операций в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 ПРОФ, однако очень много информации велось и хранилось в Excel.

- Как Вы пришли к необходимости автоматизировать процессы в компании? Какую конкретную бизнес-задачу или проблему нужно было прежде всего решить? Каких целей хотели достичь?

- Раньше каждый менеджер хранил информацию о клиентах в Excel. Там же рассчитывали цены, формировали прайс-листы, индивидуальные скидки, учитывали серийные номера проданного оборудования. Контроль остатков товаров на складах осуществлялся ручным пересчетом товара. Мы понимали, что это неэффективно и является источником потенциальных ошибок. Хотелось, чтобы весь торговый учет велся в единой системе, информация не терялась и ее легко можно было бы отследить.

Основные цели, которые мы изначально ставили в проекте автоматизации, были:

• Вести учет серийных номеров проданных позиций в программе с возможностью получить оперативно информацию о данной серии по всей торговой цепочке, включая информацию о поставке, дилере, конечном потребителе, ценах, услугах, сервисном обслуживании.
• Снять нагрузку с бухгалтера по вводу справочной информации о товарных позициях и клиентах и документов реализации товара.
• Ускорить процессы инвентаризации товаров на складах, ценообразования, отпуска товаров, заказа товаров

- Как решили эти задачи с помощью автоматизации? Какое решение выбрали? Как реализовали это решение?

- Мы провели встречу с сотрудниками АНС, на которой просто рассказали о своих неудобствах и каких упрощений в наших процессах нам бы хотелось. Потом в процессе коммуникаций  уточнялись некоторые детали. Сотрудники АНС прислали нам перечень задач для начальной автоматизации, который обсуждался и согласовывался. Потом АНС прислали коммерческое предложение, в котором были учтены наши пожелания, определены этапы, примерные сроки, описаны предполагаемые конкретные результаты по каждому этапу, стоимость. Также сравнивались несколько решений применительно к нашим целям. В результате мы остановились на типовом решении «1С:Управление торговлей» 11.3 в силу того, что оно покрывает наши процессы, интегрируется с 1С:Бухгалтерией штатными средствами и хорошо зарекомендовало себя на рынке.

После заключения договора внедрения АНС подготовило и настроило решение, использовав необходимую справочную информацию из 1С:Бухгалтерии. Также были перенесены данные о торговых операциях. Внедрен учет серий оборудования (изделий).  Сформированы базовые цены из файлов Excel, предоставленных менеджерами, настроены уровни цен прайс-листа, у менеджеров стала доступна вся имеющаяся в системе информация по клиентам. Информация о товарных остатках ведется с учетом резервов в заказах покупателей. В документах реализации указываются серийные номера оборудования, при этом сбор информации о сериях и загрузка в документы отгрузки выполняется сотрудником склада при помощи терминала сбора данных (ТСД). Сделана синхронизация между базами 1С:Управление торговлей (УТ) и 1С:Бухгалтерия (БП), при которой данные о движениях товаров  выгружаются  из УТ в БП, а данные по оплате выгружаются из БП в УТ. Инвентаризация товаров на складе ведется при помощи ТСД.

- Каких конкретных результатов помогла достичь автоматизация?

- Автоматизация помогла нам прежде всего ускорить наши процессы. Мы получили удобный инструмент для анализа товародвижения, взаиморасчетов, ранжирования покупателей, эффективности торговых операций. Гораздо проще и быстрее стало проводить инвентаризацию, менять цены, вести и контролировать ценовую политику, контролировать оплату заказов перед отпуском товара. Можно оперативно получить информацию о конкретной серии по всей торговой цепочке, включая информацию о поставке, дилере или  конечном потребителе, ценах. И, как следствие, стали более реальными для автоматизации задачи смежных бизнес-процессов, например, взаимодействие с нашими дилерами, которые сейчас  находятся в процессе обсуждения.