Настройка и внедрение прикладного решения «ФИНАНСИСТ: Комплексная поставка» в части подсистемы «ФИНАНСИСТ. Бюджетирование» в ООО "Сеть семейных медицинских центров"

Сеть медицинских центров под брендом «Клиника Семейная» автоматизирует процессы бюджетирования и казначейства с помощью комплексного пакета «WA:Финансист»

Сеть Семейных Медицинских Центров (ООО «ССМЦ») более 20 лет назад открыла первую клинику в Москве. На сегодняшний день «Клиника Семейная» – это сеть многопрофильных медицинских учреждений в столице и регионах РФ. Помимо предоставления всего спектра поликлинических услуг, сеть специализируется на диагностических исследованиях, используя не только современную лабораторную и инструментальную базу, но и внедряя новейшие методы диагностики, разработанные российскими учеными.

Ежемесячно в УК сети поступают, формируются, обрабатываются и согласовываются более двух тысяч различных первичных финансовых документов и договоров. Своевременное согласование и утверждение этих документов напрямую влияет на функционирование подразделений, их закупки, возможность оказывать пациентам услуги, одобрение кредитов и пр.

Руководство компании поставило задачу полностью отказаться от ведения учета в электронных таблицах и согласования в почте. Для этого потребовалось наладить четкую коммуникацию между подразделениями, участвующими в согласовании, ускорить исполнение поручений, автоматизировать договорной учет и заявочную политику.

Цели автоматизации в части финансового учета:

• Возможность регистрации бюджета движения денежных средств;
• Формирование бюджета доходов и расходов по корпоративным стандартам сети;
• Повышение контроля в части заявочной политики посредством автоматизации процесса согласования заявок на поступление и расход денежных средств;
• Составление и ведение платежного календаря.

Цели автоматизации в части построения системы документооборота:

• Наладить оперативный обмен информацией между всеми структурными подразделениями, участвующими в согласовании. Автоматизировать договорной учет и делопроизводство, усилить контроль исполнения поручений.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП» и следующие подсистемы «WA: Финансист»:

• Управление денежными средствами
• Бюджетирование
• Контракт-менеджмент
• Управленческий учет/МСФО

Результаты внедрения

В рамках настройки и внедрения прикладного решения «WA:Финансист. Комплексная поставка»:

В части подсистемы «Бюджетирование» для сети семейных медицинских центров была создана эффективная система управления всеми казначейскими процессами, в частности, движением денежных средств и бюджетированием. Автоматизирован весь процесс управления заявками на расход ДС, договорами и платежами. Специалисты финансового департамента полностью отказались от ведения заявочных процессов в электронных таблицах. Благодаря исключению «ручных» сверок значительно сократилось время обработки данных.

В связи с требованиями заказчика были произведены доработки таких модулей, как механизм контроля получения оригиналов первичных документов и рабочее место согласующего заявки на оплату. Потери документов значительно уменьшились. Любое согласование финансовых заявок и договоров теперь легко подтвердить, обратившись к электронной версии документа. При этом оригиналы хранятся в архиве и не теряются.

За счет автоматизации был минимизирован риск кассовых разрывов, повышена рациональность использования денежных средств. Внедрена единая методика управления денежными средствами по всей компании, осуществляется эффективный контроль расходов подразделений компании.

В рамках настройки и внедрения прикладного решения «1С:Документооборот»:

Автоматизирована работа с договорами. Большая часть из них теперь формируется по стандартным шаблонам, что избавляет сотрудников от лишней рутины. Оптимизирован процесс согласования документов. Согласование электронных копий договоров может выполняться как параллельно, так и по заранее прописанным в системе маршрутам. При этом в обоих случаях согласующие лица получают мгновенный доступ к скан-копиям оригинала договора и всей сопроводительной документации. Время согласования договоров значительно сократилось.

Реализован автоматический перенос данных о договорах в систему финансового учета «WA:Финансист». В итоге сбор данных для получения управленческой отчетности и соответствующей аналитики ускорился в несколько раз.

Создан единый реестр входящих документов со всеми приложениями. Организована единая для всех подразделений система хранения документов. Сотрудники работают с электронными копиями документов, что в разы ускорило работу. Объем бумажного документооборота сократился.