Автоматизация финансового учета на базе "WA: Финансист" в АО "ОТЛК"

Проект создания финансовой системы и электронного документооборота для Евразийского железнодорожного альянса «ОТЛК»

Евразийский железнодорожный альянс «Объединенная транспортно-логистическая компания» (ОТЛК) был образован в 2014 году железнодорожными администрациями Российской Федерации, Республики Беларусь и Республики Казахстан для оптимизации перевозок по железнодорожному транзитному коридору Китай-Юго-Восточная Азия-Европа. Компания осуществляет перевозки грузов в составе регулярных контейнерных поездов по территориям стран ЕАЭС.

В 2016 году руководство компании ОТЛК в связи с быстрым ростом числа финансовых операций и транзакций по ним, и как следствие – с осложнением контроля и анализа данных процессов, приняло решение о выведении блока финансового учета из основной системы автоматизации. Была поставлена задача создания дополнительной финансовой системы, обладающей высокой производительностью и полноценным функционалом в части бюджетирования и казначейства.

Для автоматизации процессов финансового учета (БДДС, Казначейство) был выбран продукт «WA:Финансист», а партнером по проекту стала компания-разработчик WiseAdvice. После предпроектного обследования, в виду особенностей делопроизводства заказчика, экспертами со стороны Департамента автоматизации WiseAdvice руководству ОТЛК поступило предложение автоматизировать не только финансовый учет, но и договорной учет, и делопроизводство.

Дело в том, что деятельность ОТЛК направлена на транснациональный рынок, и в связи с этим компания предъявляет повышенные требования к организации документооборота и делопроизводства, а также контролю документов сопутствующих договорной работе. При этом процедура согласования договоров имеет очень сложную структуру.

Для решения этой задачи был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», поскольку он позволяет не только автоматизировать процессы согласования договоров и делопроизводства, но и учесть любые нюансы сложнейших схем согласования.

Проект

Специалисты WiseAdvice выполнили установку программ «1С:Документооборот 8 КОРП» и «WA: Финансист». Реализован двусторонний механизм обмена (через план обмена) между системой финансового учета из «WA: Финансист» в «1С:Документооборот» - справочники «Пользователи», «Контрагенты»; из «1С:Документооборот» в «WA: Финансист» согласованные договоры в справочник «Договоры контрагентов». Для обеих систем реализованы механизмы интеграции с основной учетной системой заказчика.

На основании внутренних регламентирующих документов компании ОТЛК проведен анализ, оптимизация и последующая настройка механизмов согласования документов в созданной системе. Совместно с заказчиком разработана матрица разграничения прав доступа и произведена настройка прав в системе. В рамках проекта был доработан блок обработки входящей корреспонденции и регламент подготовки и согласования договоров с внешними контрагентами. В функциональной части были автоматизированы:

• 1С:Документооборот 8 КОРП
• Блок делопроизводства;
• Процесс согласования договоров;
• Управление поручениями.
• В дополнение к решению были приобретены 100 пользовательских лицензий.
• WA: Финансист:
• Бюджетирование;
• Казначейство;
• Контракт-менеджмент.

В дополнение к решению были приобретены 50 пользовательских лицензий.

Результаты внедрения системы

• Единый реестр всех входящих документов со всеми приложениями позволяет централизованно отслеживать полноту и правильность пакетов документов, сопровождающих все бизнес-процессы в компании. Значительно сокращены трудозатраты на поиск и сверку документов. Исключены потери документов. Заказчик отметил повышение скорости подготовки сопровождающих документов по контрактам.
• Единая информационная система обеспечивает процессы согласования договоров с контрагентами с последующей интеграцией данных по договорам в систему финансового учета, что позволяет четко придерживаться финансового плана и контролировать выплаты по договорным обязательствам. Удалось полностью отказаться от использования электронных таблиц и их ручного заполнения.
• Использование единых правил и процедур согласование договоров, реализация процессов «безбумажного документооборота» в части согласования договоров позволила в несколько раз ускорить процесс обработки и подготовки документов.

После обучения пользователей система сдана в промышленную эксплуатацию и передана на информационно-технологическое сопровождение. На сегодняшний день простая и эффективная система документооборота с контрагентами и клиентами стала одним из ключевых преимуществ компании ОТЛК.