Автоматизация процессов автотранспортного цеха в ОАО "Белебеевский молочный комбинат" на базе ПП "1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ"

Немножечко о нас

Нашу компанию Белебеевский молочный комбинат можно, без преувеличения, назвать флагманом сыродельной отрасли России. Мы выпускаем сыр высшего качества из лучшего башкирского молока и делаем это с 1932 года. Наша продукция (твердые сычужные сыры, в число которых входят такие сыры как Бельфор, Карамболь, а также более традиционные сыры, всего более 37 наименований) реализуется по всей России и СНГ, мы владеем широкой дистрибьюторской сетью в Центральном и Северо-западном регионе, в том числе Москве и Санкт-Петербурге, Сибири, Поволжье, Южном федеральном округе и на Урале (всего более чем в 250 крупных городах и населенных пунктах – см. рис.), осуществляем экспорт в Казахстан. Мощность производства комбината – более 1000 тонн сыра ежемесячно.

Важный элемент обеспечения бизнеса

При такой географии важнейшей частью обеспечения нашего бизнеса являются процессы доставки продукции до потребителей. Наш комбинат для этих целей имеет необходимый автопарк. Ранее диспетчеризация, подготовка разнарядок и учет велись в стандартных программах, таких как Excel и Word.

В связи с отсутствием функциональной возможности офисных программ выполнять сложные расчеты, связанные, например, с маршрутизацией, представлялось проблематичным, формировать на одну машину задание по разным маршрутам, т. е. по одной разнарядке одну машину нельзя было отправить по нескольким маршрутам в один день. Это снижало эффективность использования автопарка. Да и отслеживание, ведение учета, связанного с контролем за перемещением транспорта, используемых ресурсах, в офисных программах не сделаешь.

Задача IT-шникам

Расширение бизнеса, оптимизация процессов, диктуемые рынком, требовало использования современных средств информационного обеспечения. Перед нами стояла задача автоматизации процессов маршрутизации, контроля движения транспорта и учета трудозатрат водителей для расчета сдельной части заработной платы, а также оптимизация затрат на транспортное обеспечение. Эти задачи бизнес поставил перед нами, IT-шниками.

Ранее мы уже пользовались услугами сопровождения программ 1C – в части бухгалтерского учета, которые осуществляла компания ООО «Софт-портал проект». В целом нас вполне устраивало качество работ этой компании, поэтому с вышеуказанной задачей мы обратились к ним.

Как решить задачу и кто будет это делать

Специалисты компании Софт-портал прибыли к нам, и мы совместно приступили к изучению проблемы. Были проинтервьюированы ключевые лица транспортного обеспечения – диспетчеры, руководитель автопарка, табельщицы, расчетчики, начальник ПТО. Масштаб бедствия, включающий в т. ч. жалобы специалистов и подробное описание пожеланий, а также ключевые пункты регламента компании были тщательно задокументированы и систематизированы в форме отчета экспресс-обследования.

По результатам предварительной работы специалисты 1С, через некоторое время, подготовили и продемонстрировали на базе программы 1С:УАТ версии ПРОФ вариант решения наших задач. Понятно, что не все наши требования и «хотелки» были в том прототипе – специалисты 1С справедливо отметили, демонстрационная база позволит показать только ту часть наших требований, которые реализуются типовыми возможностями базовой программы. Все остальное, в т. ч. адаптация и настройка системы, обучение наших сотрудников и последующее внедрение, будут реализованы в процессе предстоящего проекта. Но даже та часть, которую мы увидели, и презентация схемы порядка реализации недостающих функций и их претворения в системе, показали, что стоящая перед нами задача выполнима.

Мы приняли решение и заключили договор с компанией «Софт-портал проект».

Как решали – каков результат?

Процесс автоматизации не простой и занял в общей сложности 4 месяца. Не буду приводить здесь все перипетии процесса внедрения, но укажу наиболее значимые моменты, связанные с адаптацией базовой программы.

Специалисты Софт-портал разработали и внедрили дополнительный функционал программы 1С:УАТ, который позволил учесть специфические требования молочного комбината:

• ежедневно делать выписку разнарядок, в зависимости от количества перевозимого молока из колхозов на завод – завязано на тоннаже молока;
• полноценно вести учет заработной платы водителей с учетом т/км, количества заборов молока с колхозов, ночных рейсов, тарифной сетки водителя, модели машины;
• вести расчет себестоимости одной поездки/маршрута.

Результат

После автоматизации процессов транспортного обеспечения на базе программы «1С:УАТ» бизнес компании получил:

• Возможность формирования оптимальных маршрутов поездок и формирования на их основе разнарядок и путевых листов. Теперь число маршрутов, которые приходятся на одну машину, не являются ограничением для отправки машины в течение дня по всем этим маршрутам.
• Простой и удобный способ расчета заработной платы водителей, данные для которого теперь система получает из учетных регистров, куда они (данные) попадают при ведении первичных документов. Расчет зарплаты теперь можно выполнять ежедневно по каждому путевому листу.
• Возможность для оптимизации затрат на основе анализа затрат ГСМ, данных о себестоимости одной поездки/маршрута.

Итоги

В завершении могу сказать, что нам удалось достичь почти всех целей, которые ставил перед нами бизнес компании. Нам удалось, не расширяя автопарк, увеличить охват молочных хозяйств и точек реализации за счет увеличившейся эффективности использования автопарка. Она по расчетам наших экономистов выросла на 50%! И при этом, и это не может не радовать, сами затраты на автохозяйство снизились на 20% за счет своевременных ТО, снижения невыходов машин в рейс, снижения расходов ГСМ (контроль расходов ГСМ по машинам позволил более рачительно его использовать), снижения необходимого запаса запчастей для ремонта автомашин. А зарплату наши водители теперь могут получать хоть каждую неделю, причем возможность детальной расшифровки источников начисления позволила оперативно решать спорные вопросы с начислением зарплаты, что не в последнюю очередь улучшило рабочий климат автохозяйства.

Надо сказать, еще, что в связи с высокой скоростью и точностью маршрутизации и подготовки документов на выезд (путевки, разнарядки) ушли в прошлое задержки рейсов и снижение качества сырья по этой причине, частые проблемы, которые ранее возникали из-за невозможности оперативно перепланировать маршруты в связи с форс-мажорными обстоятельствами (заболел водитель, заболел приемщик, заболели оба, вдруг сломался транспорт и т. пр.).