Внедрение системы согласования и учета договоров в ПАО "Уралмашзавод"

ПАО «Уралмашзавод» – один из лидеров российского рынка оборудования для металлургии, горнодобывающей промышленности, промышленности строительных материалов и энергетики.
Развитая организационная структура и большой объем договоров и договорных документов давно привел к необходимости автоматизации процесса согласования, учета и контроля договоров. Было принято решение о переходе на современный отечественный «1С: Документооборот КОРП». Выбор программного продукта был обусловлен единством платформы (на предприятии в настоящее время уже используются программные продукты линейки «1С»), а также функциональностью программного продукта, позволяющей не только решать текущие задачи и заложить основу для будущего расширения использования системы.
В настоящее время в системе работает около 260 пользователей, используются сложные маршруты согласования, в которых участвует на разных этапах более 50 ключевых сотрудников и руководителей Уралмашзавода.
Единовременный переход всех пользователей, работающих с договорами и договорной документацией, стал непростой организационной задачей. Необходимо было единовременно проучить всех пользователей работе в новой системе, обеспечить их инструкциями и поддержкой специалистов. Здесь необходимо отметить совместную работу специалистов нашего Управления по информационным технологиямПАО «Уралмашзавод» и компании ЭРИКОС. Курс обучения для 2 первых групп ключевых пользователей был проведен специалистами компании ЭРИКОС. Обучение последующих групп взяли на себя специалисты Управления по информационным технологиям Уралмашзавода. При этом специалисты ЭРИКОС присутствовали на первых курсах и помогали разбираться со сложными вопросами, возникающими в ходе обучения. Это позволило оперативно решать вопросы доработок конфигурации (в том числе - прав доступа), методологические вопросы сложных согласований (формирования подзадач, передачи согласования другим пользователям и т.д.) Инструкции, подготовленные специалистами компании ЭРИКОС, помогали пользователям на первом этапе опытно-промышленной эксплуатации, а «горячая линия» специалистов УИТ Уралмашзавода быстро решала возникающие в ходе работы вопросы. С вопросами, требующими пояснений и доработок, наши специалисты обращались в ЭРИКОС. Такая совместная работа безусловно необходима для успешного запуска любого проекта! Наличие собственных специалистов обеспечивает оперативную реакцию на запросы пользователей, а поддержка специалистов компании - франчайзи «1С» позволяет решать возникающие методологические и технические вопросы.
Еще одним интересным моментом внедрения стало приведение сложных маршрутов согласования к фактически одному общему с использованием условий маршрутизации и ролевой адресацией. Это позволило избавить пользователей от выбора маршрута согласования и, соответственно, исключить ошибки при таком выборе. В «1С: Документооборот» маршруты по всем видам договоров сведены к двум аналогичным шаблонам, отличающимся только признаком срочности согласования. Запуск согласования без шаблона в системе запрещен. Таким образом, пользователь выбирает при согласовании только срочность согласования, и запускает один из двух маршрутов. При этом необходимость срочного согласования должна быть подтверждена соответствующими документами, прилагаемыми к согласуемому документу. Без этого приложения срочность согласования не считается обоснованной и может привести к отклонению согласования.
С шаблонами процессов связана одна из доработок, которую сделали специалисты компании ЭРИКОС в «1С:Документооборот»: согласно регламенту согласования договоров пользователи могут добавлять в маршрут согласования дополнительных пользователей, при этом согласующих из маршрута изменять/удалять они не имеют права. Это позволяет с одной стороны гибко использовать маршруты согласования, с другой – обеспечивает исполнение утвержденного на предприятии Регламента согласования договоров (обеспечивая перечень согласующих четко в соответствии с Регламентом). Еще один нюанс согласования – пользователи, уже давшие положительную визу по документу, получают информацию об отправке договора на повторное согласование, но не включаются автоматически в следующий цикл согласования. При необходимости автор процесса и согласующие могут это сделать по ходу согласования. При этом в полном итоговом Листе согласования учитываются визы ВСЕХ участников согласования (включая тех, кто участвовал в подпроцессах согласования).
В целом «1С:Документооборот» работает на Уралмашзаводе около полугода и успешно закрывает основные потребности в работе с договорами. Есть большие планы по развитию системы.

Общее число автоматизированных рабочих мест: 260
Дата начала промышленной эксплуатации: 01.08.2016