внедрение ПП "1С:Управление небольшой фирмой 8" у ИП Духовского Александра Владимировича

Как окупить автоматизацию за 2 месяца?

Исполнитель: ООО «Бизнес решение» (Первый БИТ-Сочи), куратор проекта - Пак Ольга Аркадьевна, ведущий менеджер.

Вид деятельности: оптово-розничная торговля канцелярией, расходные материалы, книги, офисная мебель.

О компании

Компания "ПИШИ-ЧИТАЙ" работает на рынке товаров и услуг в г. Сочи, уже более 10 лет и считается одной из динамично развивающихся фирм в своей отрасли, по данным аналитического центра Межрегионального финансово-экономического союза (МФЭС). Основной деятельностью компании являются оптово-розничная торговля товарами для офиса на территории Большого Сочи и Краснодарского края.

 Компания «Пиши-Читай» предлагает:

• Канцелярские товары

• Бытовую химию

• Офисную мебель (сборка, доставка).

• Оргтехнику для офиса и расходные материалы

• Изготовление печатей и штампов.

• Художественную и учебную литературу

• В магазинах оказывают компьютерные услуги и услуга «ксерокс».

Преимущества компании «Пиши-читай»:

• Индивидуальный подход к каждому клиенту.

• Регулярный мониторинг цен, чтобы предлагать лучшие цены на весь ассортимент.

• Ассортимент товара более 10000 наименований, постоянный и широкий перечень новинок от лучших производителей канцелярских товаров.

• Активно развивают направление "Детское творчество". На сегодняшний ассортимент товаров для детей, направленных на развитие воображения, моторики, мыслительных процессов составляет около 200 позиций.

• Регулярное проведение акций и специальных предложений.

• Оперативное выполнение заказов.

• Интернет-магазин, где можно, не выходя из офиса, посмотреть товар и сделать заказ.

Сайт www.pishi-chitay.su - информационно-насыщенный, удобный в пользовании для всех клиентов, наглядный.

Об учете:

У клиента есть головной офис, в котором идут оптово-розничные продажи. Ранее вели учет в 1С:Торговля и склад 7.7 (ТИС), работают три пользователя, 2 менеджера и директор. Также есть 2 неавтоматизированных розничных магазина, где стоит автономная касса без ЭКЛЗ. Весь учет ведется только в головном офисе. Большая часть заказов в офис приходит с сайта клиента. Данный сайт организован на платформе поставщика с актуальными ценами. Оптовые клиенты в личных кабинетах размещают заказы, далее эти заказы приходят на почту менеджерам и менеджеры выставляют счета.  В головной офис приходят также физ. лица, которые покупают в розницу за наличный расчет. Товары заказываются у разных поставщиков, но есть несколько основных. Основная сложность в сфере торговли канцелярией – это большой ассортимент товаров. Так как ключевое преимущество клиента «Пиши-читай» - это лучшие цены, то много времени менеджера (который совмещает в себе 2 должности: менеджер по продажам и менеджер по закупкам) уходило на анализ и изменение цен в базе, а также на внесение приходных накладных. Бухгалтерию клиента ведет аутсорсинговая компания, т.е. первичные документы клиент забивал в ТИС 7.7, далее тоже самое делал бухгалтер на аутсорсе, т.е. была двойная работа.

Цель автоматизации

Главной целью директора, при выявлении потребности, было увеличить скорость работы менеджера, чтобы не нанимать еще одного менеджера на работу с документами по складу и закупкам. Так как это увеличило бы его обязательные ежемесячные расходы, в среднем, на сумму в 25 000 руб.

Второй целью было снизить расходы на обслуживание бухгалтерии, так как стоимость сопровождения в аутсорсинговой компании сильно зависит от количества ручных операций.

Третья цель была уложиться при этом в небольшой бюджет от 50 до 100 000 руб.

Решение

Исходя из этих задач, клиенту было предложено 2 варианта решения УТ ПРОФ и УНФ ПРОФ. Была проведена демонстрация этих двух решений и по итогу обсуждения остановились на УНФ ПРОФ (1С:Управление небольшой фирмой 8 Комплект на 5 пользователей). Данный вариант поставки был выгоден не только по цене, но и по своим функциональным возможностям. Ключевым аргументом в принятии решения было то, что УНФ имело все основные возможности УТ ПРОФ, которые были необходимы клиенту:

• продажи оптовые и розничные, работа с заказами и возможность отслеживать заказы по статусам;
• прайсы клиентов и поставщиков, скидочные системы, возможность делать рассылки через  e-mail и  SMS;
• информативные карточки клиентов, с возможностью смотреть историю по взаимодействиям и продажам (вся информация буквально в одной карточке клиента);
• возможность настраивать списки документов, так как им хочется, делать различные отборы и подсвечивать разными цветами по выбранным условиям;
• отправка счетов и любых печатных документов прямо из базы 1С по почте, через встроенный почтовый сервис;
• простая и удобная настройка факсимиле на счетах в типовом функционале и вывод логотипа компании, что позволяет экономить время на распечатывании, подписании и сканировании счетов;
• возможность выводить логотип в прайсе и акцентировать внимание на новых товарах, без доработок программы;
• возможность в дальнейшем интегрировать с сайтом, для автоматической загрузки заказов в 1С;
• анализ цен в отчетах и в самой карточке номенклатуры, а также оперативные данные  по остаткам из подбора номенклатуры и т.д.

Все эти функции очень понравились клиенту, но самое главное, при всех функциональных возможностях, УНФ был для клиента более удобным и простым решением  в плане использования и настройки, в отличие от УТ ПРОФ. Процессы продаж у клиента несложные и все основные задачи закрывались типовым функционалом УНФ.

Клиенту были настроены все перечисленные возможности, проведено обучение пользователей работе с программой и сделаны небольшие доработки. Особое внимание мы уделили следующим функциям:

• Показали, как пользоваться встроенной обработкой по загрузке прайсов поставщиков, так  как был определенный формат загрузки данных из Excel и настроили готовый шаблон для загрузки.
• Доработали загрузку данных из файлов формата Excel в документ Приходная накладная по образцам, так как формат документов и набор данных не позволял это сделать стандартной обработкой. Также доработали автоматическое создание номенклатуры, если такой ранее не было в базе при загрузке накладной. Это значительно снизило человеческий фактор (так как ранее были дубли) и время на внесение данных.
• Доработали обмен между УНФ и Бухгалтерией, все продажи теперь выгружаются в бухгалтерию одной позицией.
• Доработали печатную форму коммерческого предложения из заказа с факсимиле и логотипом.

Результаты

По итогу внедрения мы сократили время менеджера на внесение поступления товаров и загрузку цен. Сейчас на внесение поступлений от поставщиков и добавление прайсов уходит не более 5 минут, ранее это занимало от 2 часов до 1 дня. Это позволило руководителю не нанимать еще одного менеджера, так как с текущими объемами они теперь справляются тем же составом. Сейчас руководитель задумывается о расширении, увеличении объемов, запуске централизованного склада и автоматизации розничных точек.

Что касается бухгалтерии на аутсорсе, то теперь стоимость обслуживания у них гораздо меньше.

И не менее приятное для клиента, это то, что услуги по внедрению не превысили выделенный бюджет в 50 000 руб. Таким образом, мы закрыли все основные задачи и за 2 месяца окупили внедрение клиенту, сэкономив на найме еще одного менеджера и стоимости ведения их бухгалтерии аутсорсинговой компанией