Автоматизация оперативного учета в ГП "Ярдормост" на базе "1С: Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

У ГП "Ярдормост" возникла необходимость автоматизации бизнес-процессов и, в частности, автоматизации полного цикла обработки документов. Перед компанией встала задача автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. В связи с этим, руководством ГП "Ярдормост" было принято решение о внедрении программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП", поскольку его функциональные возможности максимально соответствовали потребностям по автоматизации документооборота.
С целью внедрения этого программного продукта ГП "Ярдормост" обратились в компанию «Баланс», имеющую большой опыт в сфере автоматизации.
Помимо подбора и устновки программного продукта компания "Баланс" выполнила следующие работы по настройке и внедрению программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП":
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
В результате внедрения компания ГП "Ярдормост" получила эффективный механизм обработки документооборота, способствующий хранению документов, а также оперативному доступу к ним.
Система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Для автоматизации оперативного и управленческого учета и эффективного решения задач бизнеса компании ГП "Ярдормост" было принято решение использовать в работе ПП «1С: 1С: Документооборот 8 КОРП».
На выбор программного продукта главным образом повлияли следующие его возможности:
• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• учет обращений граждан;
• учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
• учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
• использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
• обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
• штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
• автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
• условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
• поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
• поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
• присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
• контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
• автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
• загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников;
После тщательного анализа качества оказываемых услуг фирмами, специализирующимися на автоматизации учета, нами принято решение опривлечении в качестве подрядчика для выполнения работ компании «Баланс», г.Ярославль.
Специалистами компании «Баланс» были проведены работы по автоматизации оперативного учета в необходимом для начала работы размере, регулярно оказываются услуги в рамках информационно-технологического сопровождения 1С.
В результате внедрения ПП «1С: Документооборот 8 КОРП» возросла управляемость предприятия, появилась возможность комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.
Работой специалистов компании «Баланс» довольны, можем отметить кроме высокого профессионализма, их внимательность и отзывчивость. Скорость реагирования и качество консультаций нас полностью устраивают, поэтому планируем дальнейшее сотрудничество с компанией «Баланс».
Система была введена в эксплуатацию 21.10.2016 года.
Компания «Баланс» зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющий в своем составе высококвалифицированных специалистов, выполняющих свои обязанности своевременно и с высоким качеством.