Создание единой корпоративной системы ЭДО на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в ПАО "Татнефть"

Отзыв клиента

ПАО "Татнефть"
Респ Татарстан, Альметьевский р-н, г Альметьевск, Май 2016

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 2500

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Для создания системы электронного документооборота были выбраны решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Клиент ЭДО», которые объединили в одну систему «ЭДО-Татнефть» и интегрировали с учётными системами предприятия. Основной учетной системой является система на платформе SAP ERP. Организация передачи электронных документов в ЭДО организована через веб-сервисы, по которым также происходит передача нормативно-справочной информации и статусы электронных документов. Определение маршрутов согласования происходит автоматически, исходя из договора (с внешними контрагентами через сервис «1С-Такском») или соглашения (между подразделениями). Для адресной доставки электронных документов до конкретного получателя реализованы дополнительные поля, которые содержат сведения об адресации места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним.
Внутренние разработанные форматы электронных документов также проходят процесс согласования и подписания электронных документов (ЭЦП) и распределяются по подразделениям через «1С:Документооборот 8 КОРП», но организация обмена электронных документов через оператора не происходит.
Таким образом система «1С:Документооборот 8 КОРП» на предприятии используется как для обмена неструктурированными документами внутри компании, так и структурированными первичными учетными документами между подразделениями и с внешними контрагентами.

За 8,5 месяцев новая система ЭДО была развернута на 2500 рабочих местах. Подключен сервис 1С-ЭДО.
На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением "Татнефтеснаб" и одним из основных партнеров ПАО "Татнефть" – компанией "ТМС-групп", входящей в нефтесервисный холдинг "ТАГРАС-Холдинг".
На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с Управлением "Татнефтеснаб" были подключены все 73 предприятия "ТАГРАС-холдинга". В годовом исчислении документооборот ПАО "Татнефть" с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании.
На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании – между Управлением "Татнефтеснаб" и 22 структурными подразделениями ПАО "Татнефть".

Ключевые результаты внедрения системы электронного документооборота:
1. Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Система ЭДО интегрирована с учетными системами компании. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает его в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного вида документов процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту.

2. Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия. В соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и 93 ст. НК РФ в компании разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материалов на сторону и их перемещения между собственными подразделениями – формат М-15 с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Использование этого документа позволило значительно сократить объем внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на подготовку и предоставление документов налоговым органам.

3. Ускорилось согласование документов. В системе настроено более 400 типовых цепочек для согласования каждого вида документов в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании. В согласовании участвуют около 2500 пользователей, в т.ч. более 200 сотрудников, имеющих право цифровой подписи.

4. Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя. Для этой цели в формы электронных документов добавлены 15 дополнительных полей, которые содержат сведения об адресе места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если это сторонняя организация) или получатель (если это структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему Управления "Татнефтеснаб" заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов и заполняет дополнительные поля. Обработанный в системе электронный документ автоматически направляется адресату по указанным в этих полях реквизитам. Это исключило необходимость вручную определять на какой склад и в какое подразделение должен быть направлен документ. Каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия – как при отправке, так и при получении.

5. Упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов. Сегодня в "Татнефти" ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора. Контрагент, в соответствии с условиями договора, обязан при формировании документа использовать коды справочника номенклатуры "Татнефти". Система при получении документа автоматически проверяет номера кодов на соответствие справочнику, а также контролирует наличие данных, необходимых для запуска документа по цепочке согласования с ответственными лицами. Это уменьшило количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов. В дальнейшем планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов в системе ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв о проекте
по организации электронного документооборота первичных
учетных документов на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»

ПАО «Татнефть» – одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса Компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. Татнефть также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.
Специалистами компании «1С-Рарус Казань» было проведено внедрение проекта по организации электронного документооборота первичных учетных документов на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Проект был успешно запущен в установленные сроки и в пределах установленного бюджета за 8,5 месяцев. По результатам реализации проекта была создана единая информационная система по формированию, согласованию, подписанию, обработки и хранения электронных первичных учетных документов. Было автоматизировано более 2500 рабочих мест в 22 структурных подразделениях. В ходе проекта были разработаны внутренние форматы электронных документов
М-15 (накладная на отпуск материалов) и Н-А7 (акт выполненных работ). Значительно уменьшился бумажный документооборот первичных учетных документов, как между структурными подразделениями, так и с контрагентами. По итогам международного конкурса «1С:Проект года» данный проект одержал победу в номинации «Лучший проект в предметной области «Документооборот ECM».
Центр обслуживания бизнеса ПАО «Татнефть» выражает благодарность компании «1С-Рарус Казань» за проделанную успешную работу. Специалисты компании «1С-Рарус Казань» продемонстрировали высокий профессионализм и качественную работу. По итогам проекта успешно были достигнуты поставленные цели и задачи проекта.