Автоматизация деятельности компании "Ай Ди Эс менеджмент" на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Группа компаний Ай Ди Эс (IDS Group)– ведущая российская нефтесервисная группа, оснащенная современным оборудованием и оказывающая комплексные услуги компаниям нефтедобывающего сектора.

Для автоматизации процесса согласования Договоров и входящей и исходящей корреспонденции было принято решение о внедрении "1С:Документооборота" на предприятии. В качестве партнера по внедрению была выбрана компания "Лаэрта", поскольку с данным партнером уже был положительный опыт сотрудничества по внедрению "1С:Предприятия 8".

В процессе внедрения было:
- проведено обследование,
- разработаны и адаптированы формы внутренних документов,
- настроены процессы, учитывающие жизненный цикл по выбранным видам документов,
- настроено автоматическое заполнение печатных форм документов,
- разработана документация для пользователей и администратора по автоматизированным процессам,
- разработаны и подключены в систему электронные инструкции к каждому шаблону документа,
- настроена система прав,
- исправлены системные ошибки,
- проведено очное обучение сотрудников компании,
- осуществлена поддержка в опытно-промышленной эксплуатации в объеме 229 чел/часов.

Так же был доработан типовой функционал системы:

- «Автоподстановки»
- форма внутреннего документа (добавлена табличная часть)
- форма исходящего документа (добавлена табличная часть)
- форма шаблона процесса (проверка дублирования запуска однотипных процессов)
- условия маршрутизации (добавлена возможность выбирать Роли исполнителей)
- карточка «Ход согласования» (отображение всех действующих Виз согласования по предмету процесса)
- разработана функция «Зарегистрировать и распечатать»
- исправлено зацикливание работы почтового робота
- добавлен функционал предупреждения о записи объекта при добавлении файла в карточках внутренних, входящих и исходящих документов
- изменен функционал перенаправления задач - изменен функционал запуска процесса
- исправлена ошибка отображения даты выполнения задач соисполнителей
- изменен функционал запуска процесса
- исправлена ошибка отображения даты выполнения задач соисполнителей

В ходе внедрения столкнулись со следующими проблемами:

1.Система не предусматривала наличие номера не присвоенного системой.
Решение: Были добавлены реквизиты фактический номер и дата для договора. Настроено автоматическое заполнение реквизитов при регистрации, в случае, если номер договора отсутствует.

2.При получении входящего письма на адрес Системной учетной записи произошло зацикливание.
Решение: Исправлено зацикливание работы почтового робота.

3.При добавлении файла к карточки документа система автоматически записывала документ.
Решение: Добавлен функционал предупреждения о записи объекта при добавлении файла в карточках внутренних, входящих и исходящих документов.

4.Система позволяла перенаправлять задачу бесконечное число раз от пользователя к пользователю, в том числе просроченных.
Решение: Настроена блокировка перенаправления задач пользователю, если этот пользователь уже являлся исполнителем по задаче, а также если срок задачи просрочен

5.Система позволяла отправлять заведомо просроченные задачи.
Решение: Установлена блокировка запуска процесса, если срок задачи меньше серверного времени

В результате внедрения "1С:Документооборот КОРП" у Заказчика сократилось время согласования договоров, ликвидирована возможность подписания несогласованных договоров, упростился контроль бумажного документооборота. Так же было организовано единое хранилище документов группы компаний с разграничением доступа.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Отзыв клиента

ОТЗЫВ
по автоматизации компании ООО «Ай Ди Эс менеджмент» на базе
«1С:Докментооборот 8 КОРП»

Группа компаний Ай Ди Эс (IDS Group) – ведущая российская нефтесервисная группа, оснащенная современным оборудованием и оказывающая комплексные услуги компаниям нефтедобывающего сектора. Нашими клиентами являются ведущие российские компании – Роснефть, Газпромнефть, Славнефть, Лукойл, Томскнефть и другие.
Для автоматизации процесса согласования Договоров и входящей и исходящей корреспонденции было принято решение о внедрении на предприятии "1С:Документооборота". В качестве партнера по внедрению была выбрана компания "ЛАЭРТА", поскольку с данным партнером уже был положительный опыт сотрудничества по внедрению "1С:Предприятия 8".

В процессе внедрения было:

• проведено обследование,
• разработаны и адаптированы формы внутренних документов,
• настроены процессы, учитывающие жизненный цикл по выбранным видам документов,
• настроено автоматическое заполнение печатных форм документов,
• разработана документация для пользователей и администратора по процессам,
• разработаны и подключены в систему инструкции к каждому шаблону документа,
• настроена система прав,
• исправлены системные ошибки,
• проведено очное обучение сотрудников компании,
• осуществлена поддержка в опытно-промышленной эксплуатации в объеме 229 чел/часов.

Так же был доработан типовой функционал системы:

• «Автоподстановки»
• форма внутреннего документа (добавлена табличная часть)
• форма исходящего документа (добавлена табличная часть)
• форма шаблона процесса (проверка дублирования запуска однотипных процессов)
• условия маршрутизации (добавлена возможность выбирать Роли исполнителей)
• карточка «Ход согласования» (отображение всех действующих Виз согласования по предмету процесса)
• разработана функция «Зарегистрировать и распечатать»
• исправлено зацикливание работы почтового робота
• добавлен функционал предупреждения о записи объекта при
• добавлении файла в карточках внутренних, входящих и исходящих документов
• изменен функционал перенаправления задач – изменен функционал запуска процесса
• исправлена ошибка отображения даты выполнения задач соисполнителей
• изменен функционал запуска процесса
• исправлена ошибка отображения даты выполнения задач соисполнителей

В результате внедрения "1С:Документооборот КОРП" было автоматизировано 200 рабочих мест.
В декабре 2016 года системы была принята в промышленную эксплуатацию.

Благодаря данному решению было организовано единое хранилище документов группы компаний с разграничением доступа, сократилось время согласования документов, ликвидирована
возможность подписания несогласованных Договоров, упростился контроль бумажного документооборота.

Оценивая по 5-балльной шкале, ставим следующие оценки:
Соответствие программы потребностям организации – 3
Удобство работы с программой – 3
Качество работы специалистов «Лаэрта-Сервис» - 4,5

Мы рекомендуем использование данное решение для автоматизации деятельности и компанию «ЛАЭРТА» в качестве партнера по внедрению. За время нашего сотрудничества «ЛАЭРТА» проявила себя как надежный и ответственный партнер в области оптимизации бизнеса на базе решений «1С». Выражаем благодарность их специалистам за профессиональный подход и своевременность в решении сложных задач.