Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в Совет депутатов городского округа Мытищи Московской области.

Совет депутатов городского округа Мытищи Московской области
Московская обл, Мытищинский р-н, г Мытищи, Декабрь 2015

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 1

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 1

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Работа с обращениями граждан
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Совет депутатов городского округа Мытищи является органом местного самоуправления. В ходе его работы появилась необходимость внедрения продукта «1С: Документооборот ПРОФ» для ведения учета корреспонденции в электронном виде.

Исходная ситуация:

Целью установки 1С: Документооборот ПРОФ является ведение электронной информационной базы документов, автоматизация и ускорение процесса делопроизводства - регистрация, исполнение документов, их быстрый поиск, а также ведение архива.
Для достижения данной цели необходимо было удовлетворить следующие требования компании-клиента:
• Учитывать входящие, исходящие документы, а также внутреннюю организационно-распорядительную документацию.
• Контролировать сроки исполнения документов, вести отчетность и статистику по исполнительной дисциплине.
• Сократить затраты по времени на обработку, отбор и поиск необходимых документов из электронной базы данных и суммарное время обработки документов.
• Получать различную аналитику, необходимость которой появляется в процессе работы, за счет набора отчетов.
• Осуществлять полнотекстовый поиск данных, (при этом не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов).
• Возможность добавлять файлы в информационную базу путем сканирования или подкрепления уже существующих файлов. Также обеспечить возможность подкрепления файлов к карточкам документов.
• Осуществлять печать всех необходимых бланков для поддержки бумажного документооборота.
• Обеспечить централизованное безопасное хранение документов.
• Работать с документами от их создания до исполнения.

Учет документов должен вестись в разрезе видов документов. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, должны соответствовать действующим стандартам и нормам, таким, как:
• ГОСТ Р 6.30-2003,
• ГОСТ Р 51141-98,
• Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
• Требования Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ),
• Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

Работа клиента тесно связана с администрацией городского округа Мытищи, где используется 1С: «Документооборот государственного учреждения 8». Имеется опыт работы в подобной программе, но по функционалу клиенту подошел продукт «1С Документооборот ПРОФ» , т. к. он в полной мере соответствует требованиям компании-клиента.

Решение
Анализ всех вышеперечисленных требований показал, что в качестве предпочтительной платформы для работы системы электронного документооборота (СЭД) Совету депутатов городского округа Мытищи следует использовать платформу «1С:Предприятие» 8.3.
Для работы был выбран файловый режим работы с хранением информационной базы на рабочем месте секретаря.

В целях обеспечения защиты информации СЭД Совета депутатов городского округа Мытищи отвечает следующим требованиям:
• система обеспечивает идентификацию и аутентификацию пользователей
• для каждого пользователя назначен пароль и могут быть настроены права доступа к данным на уровне ролей
• действия пользователя по добавлению, изменению, удалению информации регистрируются в журнале системы
• для каждой роли можно установить права на совершение действий с системой (получение информации, изменение информации, распечатка данных)

Для оптимизации работы с различными видами документов было внесено 4 уникальных нумератора.
Защита данных будет осуществляться путем регулярного копирования базы данных на внешний носитель сотрудниками, обслуживающими вычислительную технику клиента.
Защита от ошибочных действий пользователя обеспечивается интерфейсом разрабатываемой системы, а также ограничением прав пользователей (для администрирования базы выделен специальный пользователь). Вводимые пользователями данные подвергаются предварительной проверке с сообщениями пользователю об обнаруженных ошибках и принимаются системой только после исправления ошибки. Для снижения количества ошибок пользователю предоставляется возможность выбора данных из ограниченных списков значений.
В состав документации на СЭД Совета депутатов городского округа Мытищи входят:
• руководство администратора по установке и эксплуатации;
• руководство пользователя;

Результат внедрения:

На данном этапе автоматизации Совета депутатов городского округа Мытищи на базе «1С: Документооборот ПРОФ» было принято решение установить базу на рабочее место секретаря. Все документы вводятся в систему, курируются и исполняются в системе одним сотрудником.
По требованию заказчика были добавлены новые варианты стандартных отчетов «1С Документооборот ПРОФ».
Требования заказчика удовлетворены.

Система передана в промышленную эксплуатацию.
В перспективе увеличение количества рабочих мест с переносом информационной базы на сервер для повышения автоматизации процесса отработки документов. Все компьютеры клиента объединены в локальную сеть. Таким образом появится возможность использовать механизм процессов и отрабатывать документы полностью в электронном виде, понижая необходимость вывода информации на бумажный носитель. Также повысится уровень насыщенности информации о ходе исполнения поручений, и понизится риск утери важной информации.


Вариант работы системы: файловый;
Тип организации: Государственная
Количество сотрудников: 12;
Число автоматизированных рабочих мест: 1;
Наличие территориально распределенной СЭД: нет
На рабочем месте было проведено обучение.
Осуществляется сопровождение.

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика