Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" в ЗАО "Кореновский молочно-консервный комбинат"
ЗАО "Кореновский молочно-консервный комбинат"
Живи легко - пей молоко! В "Кореновском молочно-консервном комбинате" автоматизировали работу с бумажными документами
Компания Портал-Юг завершила внедрение «1С:Документооборот КОРП» в одной из крупнейших компаний по производству молочной продукции в ЮФО – ЗАО «Кореновский молочно-консервный комбинат». Благодаря новой системе сократилось время на совместную обработку документов, исключена возможность их утери. В среднем, сотрудники бухгалтерии и других отделов, работающих с документацией, тратили на поиск необходимых документов в архиве и их ручную обработку 1 час рабочего времени в день. В периоды отчетности — это время увеличивалось в несколько раз. Необходимо было ускорить эти процессы, разгрузить работу пользователей.
ЗАО «Кореновский молочно-консервный комбинат» является одним из крупнейших и старейших предприятий по производству молочной продукции в ЮФО. Компания выпускает известную марку «Коровка из Кореновки», а также марки «Густияр», «Руслада», «Советское». На текущий момент на предприятии работает около 1200 человек.
Ежедневно формируется огромное количество различного рода документации: поступления, реализации, документы по основным средствам и другие. У предприятия большой транспортный отдел, который не прерывает свою работу даже ночью, таким образом транспортные заявки формируются круглосуточно. За год оборот документов составляет сотни тысяч экземпляров. Это существенно усложняло учет, контроль и хранение документов. Кипы документов скапливались на столах у сотрудников, что не только мешает работе, но и усложняет поиск нужного экземпляра. В отчетные периоды на сбор необходимого списка документов для сдачи в контролирующие органы требовалось по несколько дней непрерывной рутинной работы. Ситуация осложнялась тем, что нужные документы хранились не только в кабинетах бухгалтерии, но и в архиве. Необходимо было тратить время на перемещение между кабинетами. С целью изменить сложившуюся ситуацию была поставлена задача автоматизировать бумажный документооборот на предприятии.
ЗАО «Кореновский молочно-консервный комбинат» для ведения учета уже использует «1С:Управление предприятием», ранее в качестве основной учетной системы использовался «1С:Молокозавод», поэтому для автоматизации документооборота также было выбрано решение системы «1С:Предприятие» – «1С:Документооборот 8 КОРП». В качестве компании-внедренца была выбрана Компания Портал-Юг, сотрудничество с которой уже велось ранее.
В процессе внедрения схема работы с входящими и исходящими документами была изменена на более оптимальную, подходящую для автоматизируемой системы. Решено было штрихкодировать все необходимые документы. Для автоматического потокового сканирования документов был разработан специальный алгоритм штрихкодирования. Когда подписанные экземпляры документов передаются в архив, они сканируются и прикрепляются к карточкам в информационной системе. Доработка типового механизма потокового сканирования и распознавания текста конфигурации «1С:Документооборот 8» позволила гибко, учитывая внутреннюю специфику предприятия, автоматизировать потоковое сканирование входящих документов, регистрацию входящих, исходящих документов. Таким образом, при возникновении необходимости просмотреть хранящийся в архиве документ или распечатать его, сотруднику не нужно идти в архив и искать нужный экземпляр в многочисленных стеллажах документов. Он лишь открывает в программе (в основной учетной системе) прикрепленные к документу файлы и просматривает/печатает нужную отсканированную копию. Кроме этого, использование программы «1С:Документооборот 8» позволило гибко настроить разграничение доступа пользователей к документам. С целью контроля поступления документов в архив было запущено в эксплуатацию повторное потоковое сканирование, которое позволяет определить, какие документы были утеряны и не поступили в архив.
В результате работы были выполнены в течение двух месяцев, автоматизировано 54 рабочих места.
Итоги проекта:
-
Создана единая для всех подразделений система обработки и хранения документации. Скан-копии первичных документов хранятся теперь в базе «1С:Документооборота». Любой сотрудник может, не выходя из окна основной учетной системы, просматривать документы, хранящиеся в базе 1С:Документооборота. Это существенно экономит рабочее время пользователей.
-
Систематизирована хранящаяся в базе данных информация. Документы и их скан-копии систематизируются в порядке, заданном пользователем. Это обеспечивает быстрый и удобный поиск документов.
-
Обеспечено надежное хранение информации. Благодаря настроенным правилам доступа, а также правилам работы с документами пользователь лишен возможности модифицировать, искажать, непреднамеренно воздействовать на информацию. Документы надежно защищены от несанкционированного доступа, исключена утеря оригиналов.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
ЗАО «Кореновский молочно-консервный комбинат» – одно из старейших и крупнейших, эффективно работающих предприятий перерабатывающей промышленности Краснодарского края. «Визитной карточкой» и гордостью комбината является вкуснейшее сгущенное молоко под торговой маркой «Коровка из Кореновки», которая в 2005 году получила звание «Бренд года». Производство располагается в г. Кореновске Краснодарского края.
Численность работников предприятия около 1200 человек.
Причинами для внедрения стали объемы движения документов, которые превышали сотни тысяч бумажных экземпляров за год. Это существенно усложняло учет, контроль и хранение документов. С целью изменить сложившуюся ситуацию была поставлена задача автоматизировать документооборот на предприятии.
В качестве компании – внедренца была выбрана «Компания Портал-Юг», так как сотрудничество с ней уже велось ранее.
Фирмой «1С» создана программа «1С:Документооборот КОРП (программная защита)», которая как нельзя лучше справляется с задачами по автоматизации документооборота. Но так как сотрудники предприятия уже долгое время работали в программе «1С:Молокозавод», было принято решение интегрировать работу двух программ и сделать ряд доработок в уже функционирующей программе.
В первую очередь весной 2014 года было проведено обследование предметной области, на основе полученных данных был составлен план работ по автоматизации документооборота на предприятии.
Для решения задач и удовлетворения потребностей заказчика были предложены и реализованы следующие работы.
По методической части:
- изменена схема работы с входящими и исходящими документами;
- разграничены права доступа пользователей в программе «1С:Документооборот 8».
По технологической части:
- были автоматизированы потоковое сканирование входящих документов, регистрация входящих, исходящих документов;
- доработка типового механизма потокового сканирования и распознавания текста конфигурации «1С:Документооборот 8»;
- повторное потоковое сканирование и контроль документов, поступивших в архив;
- была проведена интеграция с программой «1С:Молокозавод», благодаря которой пользователи, работающие в «1С:Молокозавод» получили возможность просматривать скан-копии документов, хранящихся в «1С:Документооборот 8».
В результате внедрения была полностью автоматизирована работа с документами (регистрация, сканирование, хранение). Были автоматизированы функции:
• Делопроизводство.
• Работа с файлами.
• Ведение архива.
• Формирование отчетности.
• Разграничение прав доступа.
• Использование потокового сканирования.
• Использование штрихкодирования.
Программный продукт «1С:Документооборот 8» введен в промышленную эксплуатацию. На текущий момент в программе «1С:Документооборот 8» работает 54 человека, что составляет 54 типовых рабочих места.
После внедрения всех подсистем было произведено обучение ИТ-специалистов ЗАО «КМКК», а также пользователей, которым предстояло непосредственно работать с внедренными подсистемами. Были написаны инструкции для администраторов и пользователей.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Директору
Компании Портал-Юг
Мостовому Е.В.
Отзыв о внедрении 1С:Предприятия 8
ЗАО "Кореновский молочно-консервный комбинат" занимается производством сгущенных молочных продуктов и молочных продуктов. В марте 2014 года был заключен договор на поставку программных продуктов с Компанией Портал-Юг. В апреле 2014 года был приобретен ПП «1С:Документооборот 8 КОРП (программная защита)».
В процессе работы была произведена установка программы «1С:Документооборот 8 КОРП (программная защита)», проведены квалифицированные консультации сотрудников. Своевременно проводится обновление программ.
Программный продукт «1С:Предприятие 8» введен в промышленную эксплуатацию 28.02.2015 г.
Оформлен платный договор 1С:ИТС.
В результате внедрения программного комплекса были полностью автоматизированы:
• Работа с документами;
• Работа с файлами;
• Потоковое сканирование и распознавание документов;
• Ведение архива документов.
На текущий момент в программе «1С:Документооборот 8 КОРП (программная защита)» работает 54 человека, что составляет 54 типовых рабочих места.
Несмотря на возникшие в процессе внедрения сложности, необходимо отметить достаточное удовлетворение от работы, проведенной специалистами Компании Портал-Юг. Мы уверены, что сотрудничество с Компанией Портал-Юг будет продолжено и в дальнейшем.
Отзыв клиента
