Отраслевые
и специализированные
решения
1С:Предприятие

РУП "БелЭз"

Беларусь, г Минск, Май 2015
Вариант работы
Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест
20
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 20

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Работа с обращениями граждан
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Основным видом деятельности государственного предприятия по эксплуатации зданий «БелЭЗ» является управление недвижимым имуществом – комплексное техническое обслуживание и эксплуатация зданий и объектов. Постоянно растущий объем входящей и исходящей корреспонденции, заключаемых договоров с заказчиками и подрядчиками, внутренних приказов и распоряжений потребовал внедрения системы электронного документооборота.

Целью разработки и внедрения системы электронного документооборота является формирование инструмента для повышения контроля исполнительской дисциплины в подразделениях по обработке входящих/исходящих документов, приказов и распоряжений, назначенных и исполненных поручений в РУП «БелЭЗ»; формирование инструмента для повышения контроля исполнительской дисциплины при согласовании и заключении хозяйственных договоров организации; обеспечение возможности хранения и быстрого поиска электронных версий договоров; сокращение трудозатрат, ошибок пользователей при вводе информации о подразделениях, контрагентах, договорах в информационные системы.

В результате проведения конкурса на закупку была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси".

В рамках проекта были выполнены следующие работы:
1) Этап 1: Разработка концептуального проекта:
- Анкетирование и интервьюирование ключевых пользователей системы;
- Описание автоматизируемых процессов организации в графической нотации;
- Сопоставление процессов (требований к процессам) и характеристик (функциональных возможностей) системы;
- Определение походов к автоматизации процессов с использованием функциональных возможностей системы.
В результате выполнения первого этапа разработан результирующий документ «Концепция автоматизации документооборота».

2) Этап 2: Разработка положения о документообороте:
- Детализация процессов, созданных в рамках этапа 1, до уровня элементарных операций, выполняемых пользователем в системе;
- Разработка регламентов выполнения операций в системе.
В результате выполнения второго этапа разработан результирующий документ «Положение о порядке использования (регламенты выполнения процессов пользователями) программного обеспечения «1С:Документооборот 8. КОРП для Беларуси».

3) Этап 3: Ввод системы в эксплуатацию
- Развертывание системы на сервере и рабочих местах пользователей;
- Заполнение и перегрузка необходимых начальных данных;
- Интеграция с существующими системами;
- Подготовка пользователей по согласованной программе;
- Разработка руководств пользователей.
В результате выполнения этапа система и пользователи готовы к проведению опытной эксплуатации, разработаны документы «Руководство пользователя» и «Руководство администратора».

4) Этап 4: Опытная эксплуатация
- Выполнение пользователями реальных процессов в системе;
- «Обкатка» разработанных регламентов в реальных процессах и реальных данных, доработка регламентов при необходимости;
- Принятие решения о начале постоянной эксплуатации

В результате выполнения работ система передана в промышленную эксплуатацию на 20 основных рабочих местах. Запланировано дальнейшее увеличение количества пользователей в каждом из подразделений предприятия. Запланировано подключение системы к системе СМДО (система межведомственного документооборота).

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика