Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в ОАО "Мурманская областная электросетевая компания"

Отзыв клиента

ОАО "Мурманская областная электросетевая компания"
Мурманск, Апрель 2015

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 100

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 100

Компания является одной из самых крупных территориальных сетевых организаций Мурманской области. Основные виды деятельности компании: оказание услуг по передаче электрической энергии; технологическое присоединение потребителей к электрическим сетям на территории Мурманской области. 

Предпосылки внедрения:

  • Сложность контроля состояния процессов по проведению технологического присоединения. Потребность обусловлена наличием установленных законодательством сроков на реализацию проектов по технологическому присоединению (6 месяцев)
  • Значительное количество таких проектов (в год ≈ 900)
  • Отсутствует возможность у руководителей проектов компании быстро получать информацию о выполненных задачах, о просроченных задачах, ответственных за выполнение каждой конкретной задачи
  • Временные затраты на выяснение того, на каком этапе находится тот или иной проект, по какой причине и из-за кого задачи не были выполнены в срок.

Цель проекта: соблюдение законодательства по проведению технологического присоединения путем осуществления контроля состояния процессов на всех этапах.

Задачи поставленные перед ООО "Центр консалтинговых проектов":

Необходимо разработать инструмент, позволяющий проводить оперативный контроль процесса исполнения проекта по проведению технологического присоединениям, на каждом из его этапов:

  • унификация плана проекта с выделением ответственных по каждой задаче;
  • учет состояния выполнения задач, своевременное обнаружение задач с истекающим сроком действия;
  • внесение в базу всех документов и файлов, которые относятся к проекту и наличие которых является обязательным.

Автоматизирован процесс управления проектами по проведению технологического присоединения на базе ПП «1С:Документооборот КОРП». 

ПП «1С:Документооборот КОРП» – система, позволяющая организовать проектный учет, обеспечить контроль исполнения проектов, оптимизировать бизнес-процессы на каждом из этапов проекта.

Выполненные работы:

1. Обследование бизнес-процессов.

Краткое описание предметной области:

  • Проект по технологическому присоединению состоит из 4 крупных этапов:
  • Оформление пакета документов по ТП
  • Подготовка проекта и оценка финансового результата
  • Подготовка и сопровождение договора подряда
  • Завершение процедуры ТП
Каждый из этапов включает в себя перечень задач, которые характеризуются:
  • наличием  регламентированного срока исполнения
  • наличием ответственного исполнителя
  • результатом выполнения является новый файл и/или документ.
В процессе задействованы сотрудники почти всех подразделений компании.

2. Сбор и анализ требований.

Требования Заказчика:

  • Необходимо разработать инструмент контроля, который не даст исполнителю возможность закрыть поставленную ему задачу без создания в системе необходимого файла/документа.
  • Система должна содержать инструмент контроля в рамках каждого проекта для следующих пользователей:
    • куратор (автор) проекта
    • непосредственный руководитель куратора проекта
    • заместитель ГД по техническим вопросам
    • заместитель ГД по направлениям деятельности, в зависимости от этапа
    • руководители служб, отделов занятых в реализации проекта
    • заместители ГД по направлениям.
  • Разработка план-графика внедрения
  • Моделирование: формирование шаблона проекта, настройка шаблонов бизнес-процессов, настройка отчетов для анализа выполнения задач в рамках бизнес-процессов 
  • Демонстрация модели проектной группе Заказчика
  • Разработка инструкции по ведению проектного учета в программе «1С:Документооборот»
  • Перенос настроек на рабочую базу
  • Запуск в эксплуатацию на примере нескольких реальных проектов
  • Консультации по возникающим вопросам.

По итогам проекта:

  • Оптимизирован процесс сопровождения и контроля в рамках технологического присоединения потребителей, осуществляемых предприятием, что позволяет отслеживать процесс на всех существующих этапах и минимизировать риски получения штрафа за неисполнение в сроки.
  • Все документы и файлы, которые относятся к проектам, размещены в СЭД. В результате значительно сократились сроки поиска, согласования и обработки документов, сформирован единый и удобный архив документов.
  • Все участники проектов по проведению технологического присоединения (около 50 сотрудников различных подразделений) работают в системе. Тем самым всегда осведомлены об актуальных задачах и сроках их выполнения.

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Работа с обращениями граждан
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ОАО «МОЭСК» поставило перед собой задачу создания и использования единой информационной системы для:
• Создания единой информационной базы с территориальными подразделениями;
• Создания электронного архива документов;
• Осуществления контроля исполнительской дисциплины и получение оперативной информации в виде отчетов;
• Сокращение времени на обработку документа (с момента создания или поступления до момента передачи в архив);
Автоматизация всех процессов документооборота должна была соответствовать действующей «Инструкции по делопроизводству» предприятия.
Так же для клиента было важно подобрать решение на базе платформы 1С для удобства его сопровождения и интеграции с другими уже имеющимися на предприятиями продуктами 1С.
Для решения поставленной клиентом задачи был выбран ПП "1С:Документооборот КОРП", т.к. он соответствует основным требованиям заказчика и обладает необходимым функционалом.

В результате внедрения программного продукта "1С:Документооборот КОРП" автоматизированы процессы электронного документооборота.
Достигнутые результаты:
1. Повышена эффективность делопроизводства на предприятии;
2. Автоматизированы процессы регистрации, ознакомления, исполнения входящей корреспонденции;
3. Автоматизированы процессы подготовки, согласования, регистрации исходящей корреспонденции;
4. Автоматизированы процессы подготовки, согласования, регистрации, исполнения внутреннего документооборота;
5. Создана удобная структура папок для хранения электронных документов;
6. Реализованы быстрый и удобный поиск входящих, исходящих, внутренних документов
7. Автоматизированы процессы учета и контроля исполнения поручений.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Специалистами ООО "Центр консалтинговых проектов" совместно со специалистами ОАО "МОЭСК" выполнено внедрение автоматизированной системы документооборота на базе ПП "1С:Документооборот КОРП" в ОАО "Мурманская областная электросетевая компания".
В ходе проекта внедрения специалистами Центра консалтинговых проектов были выполнены следующие работы по автоматизации системы:
- Произведено предпроектное обследование бизнес-процессов документооборота компании "Мурманская областная электросетевая компания" и всех ее структурных подразделений;
- Выработаны рекомендации по бизнес-процессам "как будет" для внедрения электронного документооборота;
- Оказаны консультации по вопросам регистрации входящей/исходящей корреспонденции, а также внутренней документации;
- Оказаны консультации по организации, распределению и хранению информации по отдельным проектам.
Система запущена в эксплуатацию с "01" апреля 2015 года.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:
- Соответствие потребностям организации 5
- Удобство работы с программой 5
- Оцените качество работы партнера "1С" 5
Рекомендовали бы коллегам использовать решение на платформе "1С:Предприятие" для автоматизации деятельности: Да
В настоящее время система находится в промышленной эксплуатации, сопровождение производится специалистами ОАО "Мурманская областная электросетевая компания". Количество рабочих мест - 100.
ОАО "Мурманская областная электросетевая компания" выражает благодарность специалистам компании ООО "Центр консалтинговых проектов" за качественно проделанную работу.