Автоматизация оперативного учета на базе программного продукта "1С:Управление небольшой фирмой 8 " в компании ООО "БКК"

Балтийская кофейная компания

http://coffeeparadise.ru/

Меня зовут Юлия Владимировна, я финансовый директор в ООО «Балтийская кофейная компания». Наша компания производит натуральный свежеобжаренный кофе в Санкт-Петербурге под торговой маркой Coffee Paradise. Мы работаем кофейном рынке с 1999 года и специализируемся на различных стилях и степенях обжаривания кофейных зерен, используем самые лучшие мировые сорта Арабики. Качество нашего кофе подтверждено различными международными, межрегиональными дипломами и медалями. В нашей копилке уже больше 20 различных наград, среди которых «Лучший продукт», «Российское качество» и другие. В своей работе мы используем только первоклассное сырье и самое современное оборудование.

Перед нами стояло несколько важных задач по автоматизации бизнес-процессов компании, среди которых:

ü  автоматизация учета и планирования производства, с контролем загрузки производственных мощностей и учета сдельной заработной платы по нашим внутренним схемам мотивации, которые зависят, в том числе и от глобальных целей компании, целей каждого подразделения и целей конкретного сотрудника;

ü  автоматизация работы сотрудников отдела продаж, с учетом требований, особенностей взаимодействия и договорных условий с сетевыми магазинами (например, такими как АШАН, SPAR, т.д.). У всех клиентов разные требования, в том числе и к унифицированным печатным формам ТОРГ12 и ТТН, не говоря уже про необходимые внутренние сопроводительные документы при отгрузке, которые у каждой сети свои. Автоматизация почтовых рассылок, задач, напоминаний и событий, направленных на улучшение взаимодействия с постоянными клиентам компании и более эффективной организации работы менеджера по продажам;

ü  автоматизация ввода и сбора всех данных, расчетных показателей для формирования управленческого учета, с созданием необходимых вариантов отчетов, к которым привыкли за продолжительную работу учредители компании;

• Загружены из Excel данные по производственному учету компании: цеха, помещения, участки (станки), спецификации, готовая продукция;
• Разработана система планирования производства, согласно регламенту, утвержденному внутри нашей организации. Учтены особенности использования того или иного сырья при производстве, которые зависят от конкретного оборудования. Созданы отчеты по наглядному отображению загрузки производственных мощностей, которые позволяют эффективно контролировать нагруженность того или иного оборудования в реальном времени;
• В систему был введен учет работы сотрудников производства по бригадам с использованием индивидуальных графиков работы и дополнительных начислений/удержаний (исходя из схем мотивации с поправкой на цели компании, цели подразделения и цели сотрудника), что позволило получить исходные данные для автоматического начисления сдельной заработной платы. Были разработаны отчеты, позволяющие наглядно расшифровывать суммовые показатели при возникновении вопросов со стороны сотрудников во время получения заработной платы;
• Во все стадии производственного учета, начиная от заказа на производство и заканчивая документами выпуска готовой продукции и каждого передела (полуфабриката) были внесены улучшения, связанные с заполнением данных, аналитики, назначения производства, использования упаковки, интерактивных сводных таблиц, благодаря которым значительно уменьшились ошибки, связанные с невнимательностью пользователей при оформлении документов;
• В подсистему формирования первичных печатных документов (ТОРГ12, ТТН), были добавлены новые разнообразные формы в зависимости от требований договорных условий. В какие-то печатные формы необходимо было внести дополнительную информацию (как в шапку, так и в подвал), в какие-то наоборот некоторые данные стандартной ТОРГ12 необходимо было скрыть/изменить. Также были добавлены новые печатные формы сопроводительных документов согласно условиям каждого клиента (например, дополнительная справка по партии упаковок кофе с расшифровкой по ароматизаторам);
• Т.к. готовая продукция продается в штуках упаковок, а производится в килограммах с последующей фасовкой, нам было важно видеть во всех отчетах системы, связанных с товародвижением и продажами одновременно числовые значения и в штуках и в килограммах (в зависимости от упаковок). Именно данную доработку отчетов нам и выполнили;
• Разработана система по автоматическому созданию почтовых рассылок (работающая  по расписанию), связанных с нашими маркетинговыми акциями, а также с событиями, не связанными с продажами (например, поздравление с днем рождения/новым годом ключевых сотрудников компании клиента);
• Создана подсистема учета задач для менеджеров отдела продаж. Каждый сотрудник может назначить себе или другому (при должных правах) задачу на исполнение. Представители руководящих должностей (например, коммерческий или финансовый директор) также могут ставить задачи, которые требуют выполнения от исполнителей с большим приоритетом. Была разработана подсистема учета и фиксации событий (звонки, письма) при работе менеджера в офисе. Возможность установки напоминаний (под клиента, договор, под накладную), также была создана и используется в основном для некоторых ключевых поставок клиентам. Были созданы отчеты по просроченным задачам и эффективности работы менеджеров отдела продаж по разным критериям;
• Разработан отчет, формирующий данные сводного управленческого учета, собирающий весь объем информации за выбранный период по всем контурам работы предприятия, начиная от поступления сырья, производственного блока, распределения накладных и прочих расходов на себестоимость и заканчивая отгрузкой готовых изделий и расходов, понесенных при продаже.

1. Благодаря системе планирования производства максимально эффективно используется производственное оборудование на участках. Нет недозагруженных и наоборот перегруженных линий. Каждая бригада знает, что необходимо производить и когда переходить на другую линию. Когда подходит момент расчета зарплаты, все данные уже к этому моменту учтены в системе и достаточно нажать на одну кнопку для получения результатов. И ни у кого не возникает вопросов после получения расшифровки данных;
2. Благодаря доработкам-помощникам, работа во всех контурах учета в информационной базе становиться более быстрой. Это касается и производственного блока и отдела продаж. Новые сотрудники максимально оперативно понимают как надо работать в системе;
3. Благодаря добавлению новых печатных форм документов (ТОРГ12, ТТН), обусловленных требованиями по договорам, больше не приходится сохранять типовую печатную форму и править ее в Excel перед печатью. Процедура формирования отгрузочных и сопроводительных документов ускорилась в разы;
4. Благодаря одновременному просмотру данных по продажам и движению готовой продукции и в килограммах и в упаковках, быстрее анализируется информация, и легче принимаются управленческие решения. Теперь сравнивать реальные цифры с плановыми показателями очень легко и наглядно;
5. Благодаря внедрению системы учета задач, событий, напоминаний при работе с клиентами, наши менеджеры стали показывать гораздо более высокие результаты. Продажи выросли. Ни одна потребность клиентов теперь не остается необработанной. Покупатели все чаще отмечают улучшение оперативности и прозрачности во взаимодействии с нашей компанией, т.к. все действия фиксируются в базе и доступны 24/7 любому ответственному сотруднику. А анализируя просроченные и выполненные задачи, их общее количество по видам и сложности, нам легче принимать решение по размеру премиальной части менеджеров;
6. Благодаря управленческому отчету, который содержит, как табличные данные, так и графический данные – диаграммы и графики, позволяющие наглядно проанализировать результаты деятельности предприятия в целом за месяц, квартал, полугодие, год, подготовка отчета учредителям свелась к нажатию одной кнопки и скользящей проверке результатов. Ни один аспект деятельности предприятия не остается не учтенным. В любой момент можно наглядно обнаружить как положительную динамику роста показателей, так и вовремя среагировать, в случае если по каким-то данным происходит спад. Все собранные данные позволяют в режиме реального времени принять решение на корректировку курса развития компании в целом.