Автоматизация договорной деятельности ЗАО "Аксель Шпрингер Раша" на базе продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ЗАО "Аксель Шпрингер Раша" основано в 2003 году и является российским подразделением немецкого издательского концерна Axel Springer SE (один из крупнейших в Германии и в Европе). Основным видом деятельности является издание журналов разных направлений на русском языке, которые ориентированы на интересы и предпочтения российского читателя (Forbes, GEO, Gala Биография, ОК!).

Поскольку подразделение привлекает к сотрудничеству авторов извне, то работы осуществляются согласно договорам. В год через менеджеров проходит около 45 тысяч различных документов, поступающих как от авторов, так и от представителей различных компаний, рекламного бизнеса.
Поэтому важным аспектом является систематизация, хранение оригиналов и электронных вариантов документов, и всех сопутствующих данных по корреспондентам, контрагентам с возможным откреплением и анализом данных.

Основная задача внедрения – автоматизировать учет договоров (договорной деятельности как таковой) в российском офисе компании в Москве. После консультаций и обсуждения возможностей программного обеспечения остановились на продукте "1С:Документооборот 8 КОРП", как наиболее удачном варианте единого места хранения информации, обработки документации, построения управления бизнес-процессом, так как он не требует серьезных доработок под каждого контрагента.

Для решения поставленной задачи и удовлетворения потребностей заказчика была проведена значительная работа по составлению опросника основных требований, где зафиксировали все упоминаемые проблемы, описание структуры данных.
После этого разработали регламент ведения нормативно-справочной информации, составили рекомендации по ведению НСИ, провели работы по проектированию прав доступа, разработали профиль доступа, исходя из занимаемых должностей сотрудников организации.

Клиенту были предоставлены: краткое описание автоматизируемых процессов, собраны требования клиента к доработке ПП, после чего предложены описание/варианты решения задач, а также озвучены риски и правила доработки типовой конфигурации "1С:Документооборот" или обновления, поскольку заказчик предполагает в дальнейшем обновлять продукт на новые версии.
Создан план обмена с их внутренней конфигурацией, которая не является продуктом линейки 1С.
Для обучения пользователей работе с системой были проведены презентации, консультации, прописаны базовые инструкции, а также проведено обучение, как вносить изменения непосредственно в настройки.
В результате проекта в ЗАО "Аксель Шпрингер Раша" автоматизирован учет договоров, система настроена в соответствии с опросником, заполнены НСИ, первичные базы, документация.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов